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ERP系統(tǒng)模擬運行與正式上線前關(guān)鍵步驟
生產(chǎn)任務(wù)，而倉庫則負責物料的收發(fā)管理。整個模擬過程嚴格遵循預(yù)先規(guī)劃好的流程順序進行。
在明確模擬規(guī)則后，顧問要求工程部門公開其制定的編碼規(guī)則，以便全體成員了解。隨后，各崗位員工按照既定流程順序輪流操作電腦，錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，完成整個模擬過程。
模擬運行的主要目的有二：
1. 促進跨部門溝通：通過模擬，可以清晰地展現(xiàn)各部門之間的協(xié)作節(jié)點，促使各部門在關(guān)鍵環(huán)節(jié)中主動溝通，確保流程順暢。例如，通過控制計劃員的權(quán)限，使生產(chǎn)部門只能通過系統(tǒng)查看生產(chǎn)任務(wù)，從而迫使業(yè)務(wù)文員及時錄入訂單信息，否則計劃員將無法安排生產(chǎn)。這種“強制溝通”機制對于提升民營企業(yè)的協(xié)作效率尤為重要。
2. 驗證流程規(guī)劃：模擬運行為檢驗前期流程規(guī)劃的完善性提供了寶貴機會。在演練過程中，員工能夠及時發(fā)現(xiàn)并指出不適合或遺漏的流程環(huán)節(jié)，從而提前修正，避免正式運行時出現(xiàn)混亂。
通常，根據(jù)企業(yè)的具體情況，模擬運行進行1至2次即可。在此期間，顧問需重點優(yōu)化系統(tǒng)單據(jù)的打印格式，確保常用報表的完整性，并初步設(shè)定系統(tǒng)權(quán)限，特別是對單價、金額等敏感數(shù)據(jù)的訪問控制。模擬運行通過后，即可確定正式運行的起始日期。正式運行時，員工需將實際數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，并嚴格遵守既定的流程規(guī)范進行操作。
在項目實施進入倒計時的一周里，其重要性不言而喻。顧問團隊需緊密跟進，確保每個環(huán)節(jié)暢通無阻。一旦發(fā)現(xiàn)溝通障礙導致的停滯，立即與項目負責人協(xié)同排查;面對員工操作難題，即刻提供一對一指導。此階段，嚴格執(zhí)行系統(tǒng)流程作業(yè)至關(guān)重要，嚴禁以手工操作作為權(quán)宜之計。
每日工作收尾時，利用短暫的十分鐘召開簡短會議，旨在匯總當日運行難題，重申操作規(guī)范。此類總結(jié)會議，預(yù)計進行兩次便能初見成效。
經(jīng)過一周的密集運行，團隊成員將逐步適應(yīng)并內(nèi)化新的業(yè)務(wù)流程體系，這一轉(zhuǎn)變過程雖具挑戰(zhàn)性，但實為必要之“磨礪”。
值得注意的是，關(guān)于ERP系統(tǒng)正式上線前的盤點工作，雖未直接提及，但依據(jù)標準作業(yè)流程，盤點是不可或缺的一環(huán)。盤點范圍廣泛，包括但不限于：
- 倉庫期初庫存的全面核查與系統(tǒng)錄入。
- 未完成生產(chǎn)工單的分割處理，確保物料領(lǐng)用與退庫的準確性。
- 未結(jié)銷售訂單的補錄，以保障訂單管理的完整性。
- 已發(fā)貨未開票記錄的錄入，確?？蛻魬?yīng)收賬款的準確性。
- 未完成采購訂單的錄入，以及采購入庫但未開發(fā)票的記錄補充。
- 客戶與供應(yīng)商的期初應(yīng)收、應(yīng)付款項的詳細盤點與系統(tǒng)錄入。
- 涉及委外加工業(yè)務(wù)的，同樣需對未完結(jié)部分進行拆分處理。
面對大規(guī)?；蚋邩I(yè)務(wù)量的企業(yè)，全面停產(chǎn)盤點雖具挑戰(zhàn)，但分階段實施、優(yōu)先確保流程順暢的策略更為實際。民營企業(yè)尤應(yīng)重視流程管理，初期數(shù)據(jù)精度可逐步優(yōu)化。系統(tǒng)正式上線一周后，顧問需協(xié)助項目負責人細化權(quán)限設(shè)置，并通過系統(tǒng)公告明確權(quán)限變更事宜，鼓勵用戶及時反饋權(quán)限問題。
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