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erp系統(tǒng)功能配置
為什么要使用ERP
隨著企業(yè)銷售規(guī)模的擴大、業(yè)務(wù)的飛速發(fā)展,部分企業(yè)建立起覆蓋全國乃至全世界的由銷售分公司、地區(qū)總經(jīng)銷商、各級代理商或?qū)Yu店構(gòu)成的多級分銷網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)競爭,市場為先,企業(yè)分銷網(wǎng)絡(luò)已成為企業(yè)重要資源及核心競爭要素之一。
隨著數(shù)字化時代的到來,企業(yè)面臨來自各個環(huán)節(jié)的競爭,企業(yè)的反應(yīng)速度是決勝的關(guān)鍵因素,作為企業(yè)的經(jīng)營者如何合理地計劃、管理、協(xié)調(diào)和控制分銷資源已成為企業(yè)面臨的一個無法回避的棘手問題。由于企業(yè)分銷系統(tǒng)分布廣泛,地域跨度大,且日益龐大,在企業(yè)日常運作中,必須很好地解決以下管理問題,才能更好地利用分銷系統(tǒng)決勝于市場:
☆如何及時了解企業(yè)各分支機構(gòu)的銷售情況和庫存量?
☆如何及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部存在的積壓和斷貨情況并及時協(xié)調(diào)?
☆ 如何及時了解企業(yè)各個品種規(guī)格產(chǎn)品在各地區(qū)銷售走勢和比重情況,為企業(yè)制定下一步的銷售策略和銷售計劃提供及時準(zhǔn)確的依據(jù)?
☆ 如何及時了解各級代理商、經(jīng)銷商的應(yīng)收賬款?
☆ 進一步加快了企業(yè)的響應(yīng)速度,有助于提高客戶的滿意度與忠誠度。
☆ 如何加強系統(tǒng)內(nèi)各單位費用控制,以進一步降低系統(tǒng)運行成本?
☆ 如何進一步發(fā)掘企業(yè)潛力,擴大企業(yè)市場份額?
☆ 如何快速收集競爭對手情況?
ERP整體操作步驟
為了讓您可以盡快地熟悉ERP軟件的使用方法及操作流程,使您能夠有一個比較全局的認(rèn)識,特簡單歸納如下,希望能幫助你更好地理解ERP系統(tǒng)。
建立賬套→基本信息錄入→期初建賬→啟用賬套→系統(tǒng)設(shè)置→單據(jù)錄入→報表查詢→月結(jié)→年結(jié)→決策支持
使用ERP系統(tǒng)的第一步是進行初始化信息的收集、整理及統(tǒng)計工作。首先應(yīng)對公司信息、往來單位信息、倉庫信息、商品信息、職員信息以及會計科目等基本信息進行整理;其次是對庫存商品、固定資產(chǎn)、現(xiàn)金銀行、應(yīng)收應(yīng)付、待攤費用等項目的期初金額進行統(tǒng)計。
信息收集好后即可按照上述的軟件操作流程使用,只要清楚了這一條主線,系統(tǒng)運用起來就會得心應(yīng)手。下面對每一流程的先后順序進行簡要說明,具體操作方法各位可以請參考各功能模塊的詳細(xì)內(nèi)容。 ?
第一步、錄入基本信息
建立正確的基本信息是進行系統(tǒng)操作的第一步,基本信息在整個系統(tǒng)操作過程中是作為公共信息使用的,在基本信息中加入了商品、往來單位等信息后,業(yè)務(wù)操作過程如銷售、進貨時只需選擇某商品或往來單位就可以了,不用再重復(fù)錄入,因此信息輸入要準(zhǔn)確、詳細(xì)。此處只對重要部分進行說明:
商品信息:記錄商品的全名、編號、規(guī)格等信息,建議此處商品應(yīng)進行分類。
往來單位:記錄業(yè)務(wù)往來的單位和個人,建議按業(yè)務(wù)發(fā)生性質(zhì)或頻繁程度分類。
內(nèi)部職員:記錄公司職員的姓名和聯(lián)系方式,建議按部門進行分類。
銀行賬戶:記錄開戶銀行。
存貨倉庫:記錄公司倉庫及門店倉庫的名稱、編號及類型。
費用類型:按公司具體情況增加各種費用項目,增加會計科目。
其他收入:按公司具體情況增加銷售收入外的收入項目,增加會計科目。
第二步、期初建賬
基本信息錄入完成后,即可進行第二步,建立期初。所謂期初就是指您開始使用本系統(tǒng)來管賬時庫存有多少商品、客戶欠您多少錢、有多少現(xiàn)金等。期初數(shù)據(jù)作為整個系統(tǒng)的起始數(shù)據(jù)影響著資產(chǎn)負(fù)債表及開賬后數(shù)據(jù)的正確性,必須準(zhǔn)確錄入。
進入主菜單后點擊[系統(tǒng)維護]/[期初建賬]進行期初值的錄入工作。應(yīng)收應(yīng)付、現(xiàn)金銀行、固定資產(chǎn)和待攤費用等期初數(shù)據(jù)均可按實際金額錄入。庫存商品的期初值,以成本核算方法的不同而不同,當(dāng)使用移動加權(quán)平均法、先進先出法和后進先出法時只需錄入商品的期初成本均價和數(shù)量即可;當(dāng)使用手工指定法時必須按批次錄入商品的成本單價、數(shù)量、有效期和批次號。
(注意:期初時錄入的商品成本價是不含稅價格。有期初的商品,基本信息中庫存商品,啟用賬套后換算比率不能修改。成本算法必須在系統(tǒng)配置里先行選擇確定。) ?
第三步、啟用賬套
基本信息和期初建賬的錄入完成后,必須啟用賬套才能進行業(yè)務(wù)單據(jù)的錄入,啟用賬套是一項非常重要的操作,啟用賬套后所有的期初數(shù)據(jù)都無法修改,但您還能增加或修改基本信息。點擊[系統(tǒng)維護]/[超級用戶]/[啟用賬套]完成該功能操作。
(注意:基本信息中已有庫存的商品、有期初的商品,在啟用賬套后換算比率不能修改,成本核算方式也不能修改,并且啟用賬套的時間是不能修改的!) ?
第四步、系統(tǒng)設(shè)置
在完成基本信息和期初建賬后,我們還必須適應(yīng)企業(yè)的管理需要,對應(yīng)用軟件進行有關(guān)系統(tǒng)設(shè)置,以讓軟件的應(yīng)用能夠滿足我們管理控制的需要。通過系統(tǒng)設(shè)置,能夠進行成本算法、單據(jù)業(yè)務(wù)控制設(shè)置;
通過權(quán)限與口令,能夠設(shè)置每一個操作員能夠操作哪些業(yè)務(wù),查看哪些報表字段,以保證各部門各操作員在自己的管轄權(quán)力范圍內(nèi)進行工作,并只能看自己該看的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。 ?
第五步、業(yè)務(wù)錄入
ERP系統(tǒng)提供了多種業(yè)務(wù)單據(jù),用于處理日常的進、銷、存、收付款以及費用報銷等業(yè)務(wù),并將這些業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的變化自動進行賬務(wù)處理。案例中所例舉的業(yè)務(wù)只是基本業(yè)務(wù),其他業(yè)務(wù)單據(jù)的處理方式詳見功能模塊。根據(jù)案例發(fā)生的情況現(xiàn)進行業(yè)務(wù)處理:
1. 第一筆業(yè)務(wù):2014/03/22從南昌川奇保健品有限公司采購鐵鋅鈣片1000瓶,每瓶10元。發(fā)生商品采購,錄入采購入庫單,單據(jù)過賬后即會發(fā)生庫存及相應(yīng)會計科目的變化。
2. 第二筆業(yè)務(wù)2014/03/24銷售鐵鋅鈣片800瓶,每瓶30元,錄入銷售出庫單一張.
單據(jù)過賬后,庫存及相應(yīng)會計科目發(fā)生變化,根據(jù)期初值以及2014/03/22發(fā)生相關(guān)采購及銷售情況后,現(xiàn)庫存管理中的庫存狀況:
假設(shè)在該案例中期初庫存鐵鋅鈣片200盒,成本價10元/盒;3月22日采購入庫1000盒,進價10元,庫存增加。當(dāng)天銷售800盒,庫存減少。
發(fā)生業(yè)務(wù)后不但庫存會變化,相關(guān)會計科目如:應(yīng)收、應(yīng)付賬款或銀行存款等都會自動增減,同時資產(chǎn)負(fù)債表和經(jīng)營情況表也會變化,此時也可進入決策支持模塊進行各排行榜查詢以及相關(guān)統(tǒng)計與分析。(注意:ERP系統(tǒng)可謂是環(huán)環(huán)相扣,所以請務(wù)必要保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性!)
第六步、報表查詢
經(jīng)過一段時間的業(yè)務(wù)后,各級管理者,都希望查詢有關(guān)業(yè)務(wù)報表,包括采購報表、銷售報表、應(yīng)收應(yīng)付報表、財務(wù)利潤報表等。
通過報表中心能夠比較全面地查詢有關(guān)統(tǒng)計結(jié)果,掌握企業(yè)的經(jīng)營狀態(tài)。
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