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網(wǎng)上審批系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程重組如何避免無病呻吟?
業(yè)務(wù)流程重組無疑是網(wǎng)上審批系統(tǒng)項目中的一個重頭戲。不過可惜的是,不少企業(yè)在這個環(huán)節(jié)中容易走極端路線。要么就是太過于相信自己的管理流程,要么就是完全依賴于系統(tǒng)的標準流程。筆者認為,走極端路線只會將網(wǎng)上審批系統(tǒng)系統(tǒng)引向失敗的深淵。在進行業(yè)務(wù)流程重組過程中,應(yīng)該采取措施有效的避免無病呻吟的現(xiàn)象。簡單的說,就是如果企業(yè)現(xiàn)在使用的流程是合理的,那么就應(yīng)該有所堅持。具體的說,可以從如下幾個方面出發(fā)。
一、“有病”、“無病”該如何判斷?
要做到不無病呻吟,首先需要確認的是,哪些流程是“有病”的,哪些流程則是“無病”的。說實話,要對此做出合理的判斷,確實有一定的難度。筆者這里就介紹一個簡單的方法,以供大家參考。
在網(wǎng)上審批系統(tǒng)項目推進過程中,項目管理員手中一般會有兩份流程文檔,分別為企業(yè)現(xiàn)在使用的流程說明書和系統(tǒng)的標準作業(yè)流程?,F(xiàn)在項目管理員所要做的就是將這兩份流程進行對比,找出有差異的地方。然后跟相關(guān)用戶開會討論,為什么會存在這個差異?;蛘哒f,這個差異對企業(yè)的管理是否有存在的價值。通過這個討論,可以幫助用戶發(fā)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)有流程存在的漏洞。然后再根據(jù)企業(yè)現(xiàn)在的實際情況,來判斷這個漏洞是否會給企業(yè)帶來不必要的損失。如果會的話,那么企業(yè)所使用的操作流程就是“病態(tài)”的,需要重新設(shè)計或者就按標準流程來操作。如果不會造成損失,那么就是杞人憂天,不需要“無病呻吟”。
筆者以采購訂單收貨數(shù)量控制為例。在標準流程中,一般要求物料收貨的數(shù)量不能夠超過采購訂單中的數(shù)量。而企業(yè)現(xiàn)在的管理模式則允許超收情況的存在。那么如何評論哪個流程是合理的呢?此時項目管理員不能夠偏聽偏信。而應(yīng)該仔細分析這兩個流程的差異。經(jīng)過分析可以發(fā)現(xiàn),兩個流程的主要區(qū)別在于收貨數(shù)量是否可以大于采購數(shù)量的控制上。企業(yè)現(xiàn)有的流程是允許的或者說沒有這方面的控制。而標準操作流程則是不允許的。此時項目管理員就需要跟相關(guān)用戶進行協(xié)商,根據(jù)實際情況來判斷。如企業(yè)可能跟供應(yīng)商有協(xié)議,采取供應(yīng)商庫存的管理方式。即不按采購訂單或者收貨數(shù)量來付款,而是根據(jù)企業(yè)實際使用的數(shù)量來進行結(jié)賬。在這種情況下,無疑企業(yè)現(xiàn)在的操作流程更加的合適。
可見,某個流程是否“有病”,項目管理員說了不算,實施顧問說了也不算。主要還是要根據(jù)企業(yè)的實際情況來進行判斷。對實際操作流程與標準流程進行對比,可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)有流程的不足之處。然后再對這個不足之處進行評估。有時候雖然流程有不足,但是并不一定會給企業(yè)造成損失。對于這一點,項目管理員要有充分的認識。
二、無病呻吟不如采取預(yù)防措施
如果經(jīng)過上面的評估,發(fā)現(xiàn)企業(yè)實際操作流程與系統(tǒng)標準流程有差入,并根據(jù)企業(yè)的實際情況評估發(fā)現(xiàn)這個差入不會給企業(yè)造成損失。此時就可以認為企業(yè)現(xiàn)在操作的流程是合理的,不需要進行更改。此時項目管理員該做些什么事呢?筆者認為,還需要注意如下內(nèi)容。
一是為了安全起見,需要將這個可能存在的安全隱患記錄下來。因為企業(yè)現(xiàn)在可能不會存在這種情況。但是也許在幾年之后就會出現(xiàn)一些情況,給企業(yè)造成漏洞。像上面這個案例。也許幾年之后,某些供應(yīng)商會變得比較強勢,要求企業(yè)必須按收貨的數(shù)量結(jié)賬。此時顯然就需要采取標準流程。如果在前期評估時,能夠?qū)⑦@些內(nèi)容記錄清楚。那么在以后遇到這種情況時,就不需要在重新評估或者學(xué)習(xí)。直接拿來設(shè)置即可。
二是需要將相關(guān)的情況向用戶進行說明。上面筆者談到過,實施顧問或者項目管理員都無法判斷這個流程是否合理。只有一線的用戶才能夠了解具體情況,才能夠判斷流程是否合乎規(guī)范。為此如果企業(yè)堅持使用企業(yè)現(xiàn)有的操作流程,而放棄標準流程,那么項目管理員應(yīng)該將其中的利害關(guān)系跟相關(guān)用戶說清楚。特別是要強調(diào),如果堅持使用企業(yè)的現(xiàn)有的流程可能會造成的安全隱患,或者必須要滿足的條件。如此的話,如果后續(xù)情況發(fā)生改變的話,則他們也可以進行判斷,是否需要對現(xiàn)有的流程進行調(diào)整。
三是對于標準流程如何操作,項目管理員也應(yīng)該心中有數(shù)。實施顧問在企業(yè)上線之后,就會拍拍屁股走人了。后續(xù)如果企業(yè)要使用標準流程來操作,則需要項目管理員自己來摸索。他們不會再提供免費的服務(wù)。為了以防萬一,如果企業(yè)不走標準流程,那么項目管理員至少應(yīng)該知道,如果是要按標準操作的話,系統(tǒng)中應(yīng)該如何設(shè)置、相關(guān)操作有如何變化。等到以后情況真的發(fā)生改變時,可以自己來進行系統(tǒng)的設(shè)置和員工的培訓(xùn)。而不需要支付額外的費用,從而節(jié)省企業(yè)的項目成本。
三、無病的流程也需要進行強化
人即使沒有得乙肝,也許要打疫苗來進行強化。其實在網(wǎng)上審批系統(tǒng)系統(tǒng)中也是這個道理。即使企業(yè)現(xiàn)在的使用的流程是合理的,是符合企業(yè)的實際情況的,項目管理員也需要進行不斷的強化。具體的說,可以按如下的方式來操作。
一是要定期查看系統(tǒng)是否按照流程來操作。雖然說上了網(wǎng)上審批系統(tǒng)系統(tǒng),企業(yè)仍然按照原先的流程來辦事。但是這并不能夠說明所有的用戶都在按照這個流程辦事情。有可能原先規(guī)定的流程就與企業(yè)用戶的操作不一致,或者新員工的加入不熟悉企業(yè)的操作流程等原因,都有可能是的流程的規(guī)定與實際的操作不符的情況。為此項目管理員仍然需要定期的抽查用戶的操作,是否與流程規(guī)定的相一致。做到說寫做一致,這是保障網(wǎng)上審批系統(tǒng)項目成功的必要條件之一。
二是要對流程進行培訓(xùn)。筆者一般會建議企業(yè),每一年至少對企業(yè)的老員工進行一次流程方面的培訓(xùn)。對于新員工,則在上崗之前就需要進行培訓(xùn)。而且培訓(xùn)之后需要進行考核,以確認用戶確實掌握了這個流程。通過流程的考核,不僅可以培養(yǎng)用戶流程的理念,而且還可以借此熟悉網(wǎng)上審批系統(tǒng)系統(tǒng)的操作思路。
三是雖然不需要無病呻吟,但是對于合理的流程也許要進行優(yōu)化。如隨著網(wǎng)上審批系統(tǒng)系統(tǒng)應(yīng)用的深入,有些工作其實可以交給系統(tǒng)來操作,從而簡化原先手工作業(yè)的流程。如對于采購訂單的審核,以前采購經(jīng)理需要確認采購訂單的價格是否符合規(guī)定。如果在網(wǎng)上審批系統(tǒng)系統(tǒng)中設(shè)置了比較嚴格的價格審批程序(如規(guī)定采購員在下采購訂單時最多只能夠在標準價格上上浮10%),此時就可以將價格的審批交由系統(tǒng)來把關(guān)。采購經(jīng)理可以關(guān)注其他更加重要的內(nèi)容。在這種情況下,如果仍然沿用以前手工的流程(依次確認采購價格是否超過10%的限制),未嘗不可。但是顯然沒有多大的必要。此時雖然原先的流程是合理的,但是仍然可以對這個流程進行優(yōu)化,以減少采購訂單審核的工作量,提高工作效率。
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