企業(yè)網(wǎng)上審批系統(tǒng)選型需慎重

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       當(dāng)今，企業(yè)信息化大行其道，為了增強(qiáng)自身的競(jìng)爭(zhēng)力，占國(guó)內(nèi)企業(yè)絕大多數(shù)的中小企業(yè)也想展開(kāi)企業(yè)管理信息化建設(shè)。當(dāng)大多數(shù)企業(yè)擁有了最基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)管理軟件之后，繼續(xù)選擇上何種信息系統(tǒng)成了他們最大的難題。不是說(shuō)沒(méi)有選擇，而是可選擇的實(shí)在太多了，網(wǎng)上審批系統(tǒng)、SCM、網(wǎng)上審批系統(tǒng)等一系列產(chǎn)品，那個(gè)說(shuō)它的好，這個(gè)說(shuō)我的行，讓人不知道怎么選。實(shí)際上，中小企業(yè)選型很簡(jiǎn)單。只要企業(yè)在務(wù)實(shí)的基礎(chǔ)上，分析自己的行業(yè)特點(diǎn)，找到核心競(jìng)爭(zhēng)力，按自身特色提出需求，最適合這個(gè)需求的，就是最合適自己的產(chǎn)品。

　　要搞信息化，很多企業(yè)首先會(huì)想到網(wǎng)上審批系統(tǒng)，那么究竟應(yīng)該如何選擇網(wǎng)上審批系統(tǒng)呢？

　　市面上的網(wǎng)上審批系統(tǒng)很多，特別是選國(guó)內(nèi)軟件還是國(guó)外軟件讓很多人感到困惑，這要從中西方管理與文化發(fā)展史的層面解析。中國(guó)管理哲學(xué)適合做戰(zhàn)略和宏觀規(guī)劃，西方經(jīng)濟(jì)學(xué)則適合執(zhí)行和微觀分析。網(wǎng)上審批系統(tǒng)起源于西方，國(guó)外網(wǎng)上審批系統(tǒng)廠家在產(chǎn)品技術(shù)研究和行業(yè)經(jīng)驗(yàn)沉淀上走在前面，國(guó)內(nèi)網(wǎng)上審批系統(tǒng)廠家則在研究、跟進(jìn)國(guó)外軟件的基礎(chǔ)上，根據(jù)國(guó)情加以創(chuàng)新。每個(gè)網(wǎng)上審批系統(tǒng)廠家的背景和市場(chǎng)定位不同，都有自己擅長(zhǎng)的行業(yè)和領(lǐng)域。根據(jù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律，未來(lái)的網(wǎng)上審批系統(tǒng)行業(yè)通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)一定會(huì)不斷整合，僅存幾個(gè)大的行業(yè)寡頭。

　　企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和自身的業(yè)務(wù)需求決定了選擇什么樣的網(wǎng)上審批系統(tǒng)。比如，出口型企業(yè)或有意開(kāi)拓國(guó)際市場(chǎng)的企業(yè)，可能選擇國(guó)外軟件更合適一些。每個(gè)網(wǎng)上審批系統(tǒng)廠家的背景和市場(chǎng)定位不同，都有自己擅長(zhǎng)的行業(yè)和領(lǐng)域，這些企業(yè)的行業(yè)特點(diǎn)及業(yè)務(wù)匹配度是圈定目標(biāo)供應(yīng)商首先需要考量的。

　　很多企業(yè)往往把選網(wǎng)上審批系統(tǒng)當(dāng)作采購(gòu)行為，而不是把它當(dāng)項(xiàng)目來(lái)推動(dòng)。既然是項(xiàng)目，就要考慮范圍、進(jìn)度、成本三重約束，還要先做好總體規(guī)劃，否則如頭痛醫(yī)頭，今天買(mǎi)個(gè)褲子，明天買(mǎi)個(gè)上衣，結(jié)果不搭配不說(shuō)，總體算下來(lái)花錢(qián)也不少?；谝陨锨闆r，企業(yè)在全盤(pán)規(guī)劃信息系統(tǒng)時(shí)，最省力的辦法是選擇一家實(shí)力強(qiáng)、技術(shù)開(kāi)放、產(chǎn)品線完整，能夠提供一攬子方案和服務(wù)的廠商。

　　企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)需求的不斷變化，供應(yīng)商是否有可持續(xù)的發(fā)展能力？ 未來(lái)的網(wǎng)上審批系統(tǒng)行業(yè)通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)一定會(huì)不斷整合，供應(yīng)商被收購(gòu)或兼并，以及戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移的概率有多大？他的平臺(tái)和系統(tǒng)如何去適應(yīng)這種變化？選擇網(wǎng)上審批系統(tǒng)廠家就是選擇長(zhǎng)期的合作伙伴，這就要求企業(yè)必須關(guān)注未來(lái)的不確定性，做好風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、分析和應(yīng)對(duì)，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率和影響。隨著企業(yè)的發(fā)展，做的產(chǎn)品不一樣，供貨對(duì)象不一樣，只要是同類(lèi)行業(yè)，執(zhí)行層面都是一樣的，無(wú)外乎訂單生產(chǎn)MTO、訂單裝配ATO、庫(kù)存生產(chǎn)MTS、訂單設(shè)計(jì)ETO、訂單配置CTO等幾種模式，系統(tǒng)都是支持的。企業(yè)發(fā)展到集團(tuán)化后，子公司不管多遠(yuǎn)，就當(dāng)作在隔壁，服務(wù)器集中管理數(shù)據(jù)。有了統(tǒng)一的管理平臺(tái)，下面是不同產(chǎn)品類(lèi)型的業(yè)務(wù)板塊，上面架設(shè)集團(tuán)財(cái)務(wù)，剩下的只是流程固化后不斷優(yōu)化的問(wèn)題。

　　不可否認(rèn)，有些供應(yīng)商在對(duì)待二次開(kāi)發(fā)的問(wèn)題上，把客戶(hù)當(dāng)作白老鼠做實(shí)驗(yàn)。其實(shí)，只要需求提清楚了，也出得起錢(qián)，技術(shù)都不是問(wèn)題，但你等得起嗎？選型要比較產(chǎn)品，看產(chǎn)品功能與企業(yè)業(yè)務(wù)的匹配度怎樣，但比較下來(lái)你會(huì)漸漸感悟到，軟件可以比，但其實(shí)又沒(méi)法比。

　　圈定目標(biāo)網(wǎng)上審批系統(tǒng)供應(yīng)商后，執(zhí)行過(guò)程一般都要經(jīng)過(guò)需求調(diào)研、產(chǎn)品演示、典型客戶(hù)參觀、服務(wù)介紹等幾個(gè)環(huán)節(jié)，層層篩選出最終供應(yīng)商。在這之前，企業(yè)要將業(yè)務(wù)需求、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)界定清楚，并以書(shū)面形式寫(xiě)入范圍說(shuō)明書(shū)。網(wǎng)上審批系統(tǒng)的實(shí)施主體和使用對(duì)象是業(yè)務(wù)部門(mén)，所以，選型團(tuán)隊(duì)要抽調(diào)各業(yè)務(wù)部門(mén)骨干，并在項(xiàng)目章程中得到正式授權(quán)。

　　很多企業(yè)在沒(méi)有了解產(chǎn)品之前，不知道如何提煉需求，因?yàn)槠髽I(yè)中既懂業(yè)務(wù)又懂網(wǎng)上審批系統(tǒng)的人少之又少。需求可以提很多，要多少就能提多少，也可以提很少，只把企業(yè)最關(guān)注的、最重要的需求列出來(lái)。選型要認(rèn)真，但不要較真。根據(jù)二八原則，只要把握核心需求即可。筆者見(jiàn)過(guò)有的企業(yè)吹毛求疵，糾纏于細(xì)枝末節(jié)，把簡(jiǎn)單問(wèn)題復(fù)雜化，越選越復(fù)雜，最后無(wú)所適從，哪個(gè)都不滿(mǎn)意，致使選型久拖不決，貽誤了發(fā)展的大好時(shí)機(jī)。

　　另外，隨著選型團(tuán)隊(duì)認(rèn)識(shí)的逐步加深，需求范圍以及評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)難免會(huì)有一定變化。項(xiàng)目經(jīng)理在監(jiān)控項(xiàng)目上要明白，變更無(wú)法避免，再小的變更請(qǐng)求都要以書(shū)面形式提交，并且走完整的變更控制流程。

　　產(chǎn)品演示時(shí)，各家供應(yīng)商輪番上場(chǎng)，企業(yè)看得眼花繚亂。筆者咨詢(xún)過(guò)一家制造型企業(yè)，由于選型人員的基礎(chǔ)不一樣，關(guān)注點(diǎn)不同，花的功夫也可能不同，對(duì)各家系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)不能達(dá)成統(tǒng)一。該企業(yè)決策者日常事務(wù)纏身，又無(wú)暇實(shí)際參與其中，不了解實(shí)際情況，結(jié)果每次開(kāi)會(huì)是七嘴八舌、議而不決，最后企業(yè)決策者決定干脆推倒重來(lái)，讓各家供應(yīng)商重新調(diào)研和演示，選型人員和供應(yīng)商都叫苦不迭。

　　為了不做無(wú)用功，筆者建議供應(yīng)商和該企業(yè)達(dá)成一致，產(chǎn)品演示前將主要需求框好列成表格并請(qǐng)企業(yè)決策者簽字，只演示需求列表要求的內(nèi)容，而且演示時(shí)決策者要在場(chǎng)，不在場(chǎng)寧肯不做，滿(mǎn)足哪條需求當(dāng)場(chǎng)就在表格相應(yīng)欄后打勾，從而較好地規(guī)避了選型中的混亂和隨意。

　　其實(shí)，選網(wǎng)上審批系統(tǒng)夠用就好，要用系統(tǒng)的觀點(diǎn)看問(wèn)題，有的產(chǎn)品可能單點(diǎn)上不是最好的，但總體上卻是合適的。產(chǎn)品功能覆蓋企業(yè)的需求面有多大，能否較好地滿(mǎn)足核心需求，這才是選型團(tuán)隊(duì)在產(chǎn)品演示中重點(diǎn)關(guān)注的，而沒(méi)有必要苛求面面俱到。該企業(yè)決策者質(zhì)問(wèn)選型人員，產(chǎn)品看了一遍又一遍為什么還區(qū)分不出優(yōu)劣高低，為什么對(duì)系統(tǒng)還是一知半解？其實(shí)，網(wǎng)上審批系統(tǒng)可以比，但又沒(méi)法比。買(mǎi)網(wǎng)上審批系統(tǒng)不同于買(mǎi)手機(jī)，手機(jī)功能都有參數(shù)，拍照像素是多少，鈴聲大小是多少，比較起來(lái)一清二楚。網(wǎng)上審批系統(tǒng)是軟件，體現(xiàn)的是管理思想，沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，只有表現(xiàn)不同，關(guān)鍵看企業(yè)關(guān)注什么。怎樣才算對(duì)網(wǎng)上審批系統(tǒng)系統(tǒng)真正了解，相信即使是專(zhuān)業(yè)人士也不好回答，否則一個(gè)顧問(wèn)什么都懂，就沒(méi)必要分生產(chǎn)顧問(wèn)和財(cái)務(wù)顧問(wèn)。