條條道路通羅馬 總分公司模式解網(wǎng)上審批系統(tǒng)難題

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       條條道路通羅馬。在網(wǎng)上審批系統(tǒng)系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中，如果某條路走不通，選擇換一個(gè)角度再看看，或許就會(huì)有意外的收獲?？偡止緲I(yè)務(wù)解決方案，就是其中的一個(gè)代表。在這篇文章中，筆者就以實(shí)際案例為背景，談?wù)勅绾瓮ㄟ^(guò)總分公司這個(gè)作業(yè)方案來(lái)解決系統(tǒng)使用過(guò)程中的難題。

　　案例一：同一個(gè)供應(yīng)商不同采購(gòu)員負(fù)責(zé)

　　業(yè)務(wù)背景介紹：

　　這是一家從事五金工具生產(chǎn)的企業(yè)，其主要的客戶是各大超市與專賣(mài)店。對(duì)于這家企業(yè)，其有一個(gè)特點(diǎn)，即采購(gòu)金額特別大。其實(shí)供應(yīng)商并不是很多。為此就遇到一個(gè)難題：不同的采購(gòu)員有時(shí)候會(huì)向同一個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。如現(xiàn)在這家供應(yīng)商同時(shí)生產(chǎn)螺絲刀和鉗子。企業(yè)在給業(yè)務(wù)員分配采購(gòu)任務(wù)時(shí)，分別有采購(gòu)員甲和采購(gòu)員乙來(lái)分別采購(gòu)螺絲刀和鉗子。在網(wǎng)上審批系統(tǒng)系統(tǒng)中，根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃轉(zhuǎn)換采購(gòu)訂單時(shí)，會(huì)根據(jù)供應(yīng)商基本信息中的定義自動(dòng)生成采購(gòu)訂單。在這個(gè)作業(yè)中，還會(huì)自動(dòng)帶出采購(gòu)員。但是通常情況下，一個(gè)供應(yīng)商只能夠關(guān)聯(lián)一個(gè)采購(gòu)員。而現(xiàn)在這家供應(yīng)商又有兩個(gè)采購(gòu)員來(lái)負(fù)責(zé)。遇到這種需求，該如何處理呢？

　　有些實(shí)施顧問(wèn)會(huì)想到，可以取不同的名字。即再虛設(shè)一個(gè)供應(yīng)商的名字。這么做雖然可以解決采購(gòu)員與供應(yīng)商之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，但是又會(huì)出現(xiàn)新的問(wèn)題。如在生成應(yīng)付帳款或者在采購(gòu)金額統(tǒng)計(jì)時(shí)，就會(huì)出錯(cuò)。需要手工的再進(jìn)行應(yīng)付帳款的合并等作業(yè)。這無(wú)疑會(huì)增加不比要的工作量。

　　解決方案：

　　其實(shí)遇到這種情況，完全可以通過(guò)總分公司的方案來(lái)解決。如現(xiàn)在可以將這家供應(yīng)商設(shè)置為一個(gè)總公司，然后下面虛設(shè)兩家分公司，分別對(duì)應(yīng)不同的采購(gòu)員與原材料信息。在系統(tǒng)基本設(shè)置中，可以設(shè)置這兩家分公司向總公司付款。如此的話，一切問(wèn)題都解決了。

　　在生成采購(gòu)訂單時(shí)，系統(tǒng)會(huì)帶出在原材料基本信息出定義的供應(yīng)商，采購(gòu)員也是這個(gè)供應(yīng)商所對(duì)應(yīng)的采購(gòu)員。這也就是說(shuō)，生成后的采購(gòu)訂單，用戶不用再手工調(diào)整采購(gòu)員的信息。系統(tǒng)自動(dòng)帶出來(lái)的就是正確的信息。

　　在應(yīng)付帳款作業(yè)中，由于系統(tǒng)設(shè)置的是向總公司付款，為此應(yīng)付帳款憑證上，就會(huì)將這兩個(gè)不同采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行自動(dòng)合并到一家供應(yīng)商的應(yīng)付帳款中。也就是說(shuō)，應(yīng)付帳款上的供應(yīng)商信息，顯示的是總公司的信息，而不是分公司的。

　　案例二：外貿(mào)型企業(yè)中以進(jìn)出口公司作為中間人

　　業(yè)務(wù)背景介紹：

　　國(guó)家加入了WTO之后，外貿(mào)型的生產(chǎn)企業(yè)越來(lái)越多。他們?yōu)榱烁鞣N原因（如避稅或者管理的需要），往往會(huì)獨(dú)立的設(shè)置一家外貿(mào)公司。所有出口的業(yè)務(wù)都是有這家外貿(mào)公司來(lái)完成的。但是外貿(mào)企業(yè)與生產(chǎn)企業(yè)其實(shí)就是一家人。或者說(shuō)，從管理實(shí)質(zhì)上來(lái)講，這個(gè)外貿(mào)企業(yè)只是生產(chǎn)企業(yè)下面的一個(gè)部門(mén)。但是從業(yè)務(wù)本質(zhì)上來(lái)看，這家外貿(mào)企業(yè)才是生產(chǎn)企業(yè)的客戶。生產(chǎn)企業(yè)從外貿(mào)企業(yè)接單，然后將貨物賣(mài)給外貿(mào)企業(yè)，并向外貿(mào)企業(yè)開(kāi)具發(fā)票并向其收貨款。但是實(shí)際上，問(wèn)題并沒(méi)有這么簡(jiǎn)單。因?yàn)樽鳛樯a(chǎn)企業(yè)來(lái)說(shuō)，其需要統(tǒng)計(jì)各個(gè)客戶（不是外貿(mào)企業(yè)）的訂單金額、出貨金額等等。也就是說(shuō)，其相關(guān)的統(tǒng)計(jì)，是站在最終客戶的角度，而不是外貿(mào)企業(yè)的角度。所以在網(wǎng)上審批系統(tǒng)系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中，并不能夠簡(jiǎn)單的將外貿(mào)企業(yè)作為一個(gè)客戶來(lái)對(duì)待。

　　解決方案：

　　如果企業(yè)遇到這種業(yè)務(wù)，那么筆者建議企業(yè)采用總分公司的方案來(lái)解決。其實(shí)解決問(wèn)題的思路也比較簡(jiǎn)單明了。即在生產(chǎn)企業(yè)，可以將這家外貿(mào)公司當(dāng)作企業(yè)的客戶，不過(guò)是將其設(shè)置為總公司。然后將這些真實(shí)的客戶設(shè)置為這家總公司的分公司。在銷(xiāo)售訂單中，采取的是分公司的信息。不過(guò)再后續(xù)的應(yīng)收帳款中，可以設(shè)置多級(jí)科目。將總公司設(shè)置為一級(jí)科目，然后將各個(gè)客戶設(shè)置為明細(xì)客戶。如此的話，就可以解決這個(gè)業(yè)務(wù)所遇到的相關(guān)問(wèn)題。

　　在統(tǒng)計(jì)銷(xiāo)售訂單金額時(shí)，從分公司的角度來(lái)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。此時(shí)得到的結(jié)果就是終端客戶所下單或者出貨的金額。而在應(yīng)收帳款中，其實(shí)際面對(duì)的是外貿(mào)企業(yè)（客戶先將貨款打到外貿(mào)企業(yè)的帳上，然后再將其轉(zhuǎn)到生產(chǎn)企業(yè)的帳上）。通過(guò)總公司付款業(yè)務(wù)，應(yīng)收帳款上顯示的付款方也是外貿(mào)企業(yè)。這就與財(cái)務(wù)核算的需求一致。同時(shí)由于應(yīng)收帳款憑證上也有具體客戶的信息，在追蹤時(shí)也可以追蹤到終端客戶。

　　案例三：向A公司采購(gòu)，卻向B公司付款

　　業(yè)務(wù)背景介紹：

　　在國(guó)內(nèi)，對(duì)于采購(gòu)的環(huán)節(jié)控制的其實(shí)還不是很?chē)?yán)格。在實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì)遇到向A公司采購(gòu)，卻向B公司付款的業(yè)務(wù)。如現(xiàn)在某家公司，采購(gòu)訂單上顯示的是A公司的名字，但是對(duì)放開(kāi)過(guò)來(lái)的發(fā)票卻是B公司的，而且也是向B公司付款。從法律法規(guī)上來(lái)講，這是擦邊球。其實(shí)這A、B兩家公司可能都是一個(gè)老板?？赡苁茿公司這個(gè)月的銷(xiāo)項(xiàng)稅額太多了，沒(méi)有這么多的進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣。為此就將這筆業(yè)務(wù)以B公司的名義來(lái)做，將發(fā)票臺(tái)頭開(kāi)了B公司。

　　解決方案：

　　如果從標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程來(lái)說(shuō)，這個(gè)需求是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。因?yàn)樵谏蓱?yīng)付帳款時(shí)，要求采購(gòu)訂單、入庫(kù)單、發(fā)票等原始單據(jù)一致。而現(xiàn)在采購(gòu)訂單與發(fā)票明顯是不一致的。在以前，如果遇到這種情況的話，可能需要通過(guò)意外作業(yè)的形式化來(lái)處理。即將原先的這一筆應(yīng)付帳款指定結(jié)束掉，然后再手工開(kāi)一筆應(yīng)付帳款。顯然，這就使得采購(gòu)訂單與應(yīng)收帳款之間脫離了關(guān)系，不利于后續(xù)的查詢與追蹤。

　　其實(shí)遇到這種需求時(shí)，通過(guò)總分公司這個(gè)作業(yè)來(lái)解決，也是相當(dāng)簡(jiǎn)單的一個(gè)事情。原理很簡(jiǎn)單，將A公司設(shè)置為總公司，將B公司設(shè)置為分公司。然后在付款時(shí)，讓用戶根據(jù)實(shí)際情況選擇，是向A公司付款還是向B公司付款。不過(guò)這里需要注意的是，企業(yè)如果這么操作具有一定的法律風(fēng)險(xiǎn)。這還要看企業(yè)的當(dāng)?shù)氐亩悇?wù)部門(mén)控制的嚴(yán)不嚴(yán)。畢竟這是在鉆法律的控制。如果法律控制的比較嚴(yán)格，那么還需要對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行調(diào)整，更改采購(gòu)訂單的供應(yīng)商。不過(guò)由于在這個(gè)階段，往往收貨作業(yè)已經(jīng)發(fā)生。此時(shí)如果需要更改采購(gòu)訂單，就需要花費(fèi)比較大的工作量。如需要先做退貨處理。然后在更改供應(yīng)商、再收貨，再生成應(yīng)付帳款。此時(shí)就可以做到采購(gòu)訂單、發(fā)票、收貨單與應(yīng)付帳款等單據(jù)一致。

　　另外筆者在提一句，在實(shí)際工作中遇到這種需求還有另外一種解決方案。一種是通過(guò)委托收款業(yè)務(wù)來(lái)解決。這跟現(xiàn)在淘寶網(wǎng)上購(gòu)物委托收款相似。讓A供應(yīng)商出一個(gè)書(shū)面的證明，將這筆款付款B公司。這是手工操作的思路。如果在網(wǎng)上審批系統(tǒng)系統(tǒng)中，則需要通過(guò)應(yīng)付帳款轉(zhuǎn)移來(lái)解決。即先利用A公司的采購(gòu)單與入庫(kù)記錄生成應(yīng)付帳款憑證。然后再通過(guò)應(yīng)付帳款轉(zhuǎn)移作業(yè)，將這筆應(yīng)付帳款轉(zhuǎn)移到B公司帳戶下。

　　具體采用什么樣的措施，主要還是要看企業(yè)的實(shí)際情況。如果這種業(yè)務(wù)發(fā)生的比較頻繁，筆者認(rèn)為通過(guò)總分公司的解決方案來(lái)實(shí)現(xiàn)比較合適。如果這個(gè)業(yè)務(wù)發(fā)生的比較少，一年難得遇到幾次，則可以通過(guò)應(yīng)付帳款的轉(zhuǎn)移作業(yè)來(lái)實(shí)現(xiàn)。畢竟應(yīng)付帳款轉(zhuǎn)移，需要多一個(gè)步驟。如果業(yè)務(wù)量多的話，會(huì)降低工作效率。而采用總分公司的話，只是對(duì)一個(gè)選擇的動(dòng)作，其工作量相對(duì)來(lái)說(shuō)，并不會(huì)增加很多。