解析企業(yè)網(wǎng)上審批系統(tǒng)成功實(shí)施之后的“戰(zhàn)斗”

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       曾經(jīng)有人說過，網(wǎng)上審批系統(tǒng)是個持續(xù)改善的過程。這句話的意思是：成功上線網(wǎng)上審批系統(tǒng)后，并不等于就是為企業(yè)“網(wǎng)上審批系統(tǒng)”劃上了句號。其實(shí)，網(wǎng)上審批系統(tǒng)成功上線只是一個分號，可以讓你暫時休息一下；休息完后，起來還是要繼續(xù)戰(zhàn)斗的。

　　第一、在后續(xù)階段要關(guān)注的內(nèi)容

　　筆者認(rèn)為，在后續(xù)階段主要要關(guān)注以下內(nèi)容。

　　1、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性問題

　　保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確是企業(yè)信息化成功的關(guān)鍵。企業(yè)網(wǎng)上審批系統(tǒng)上線后，很多情況會導(dǎo)致基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確。如思想上的麻痹，上線時，有專門人員負(fù)責(zé)核對數(shù)據(jù)，而不重視員工的自我檢查，到上線后，人員的調(diào)整，一般就沒有專職人員對數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，就容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)輸入錯誤；如人員的調(diào)動，對新員工培訓(xùn)不足，導(dǎo)致信息輸入錯誤；如金額、數(shù)量等數(shù)據(jù)，由于誤差的累積，從小到大，導(dǎo)致錯誤。

　　所以，在企業(yè)后續(xù)改善時，要不定時的抽查數(shù)據(jù)，核查數(shù)據(jù)。

　　2、流程的鞏固

　　萬事萬物都有慣性，人也不例外。新的流程對員工來說，還是個新的事物，員工還沒有養(yǎng)成習(xí)慣。所以，要防止員工“死灰復(fù)燃”，“舊病復(fù)發(fā)”。

　　3、新進(jìn)人員的培訓(xùn)

　　隨著企業(yè)的發(fā)展，人員的流動是非常正常的事情。每年，企業(yè)會從市場上召一大批新人進(jìn)來，又會有一大批舊人離去。如何讓新人能夠非常快的進(jìn)入角色，熟悉網(wǎng)上審批系統(tǒng)的理念和操作，是一個大問題。

　　第二、在后續(xù)階段，可以采取的一些策略

　　針對以上這些問題，筆者認(rèn)為企業(yè)可以采取一些手段，來鞏固上階段的成功。

　　首先，要深入培訓(xùn)。這里的培訓(xùn)分為兩部分，一是新員工的培訓(xùn)，二是老員工的培訓(xùn)。

　　企業(yè)在引入新員工時，要把網(wǎng)上審批系統(tǒng)列為必備的職業(yè)培訓(xùn)，不僅要培訓(xùn)網(wǎng)上審批系統(tǒng)的基本理念，還要培訓(xùn)具體的操作方法。在這里，筆者建議，企業(yè)在剛開始上線時，最好把實(shí)施顧問的培訓(xùn)當(dāng)場錄下來，作為以后對新員工的培訓(xùn)資料。因?yàn)閷?shí)施顧問講課經(jīng)驗(yàn)豐富，比在企業(yè)里找臨時老師講課效果要好。

　　對老員工主要是要培養(yǎng)他們網(wǎng)上審批系統(tǒng)的管理方法和先進(jìn)的管理模式。因?yàn)橄到y(tǒng)剛上線時，時間比較緊張，對理論的內(nèi)容，講的不是很透徹。所以，對老員工每年都要定期的進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們對網(wǎng)上審批系統(tǒng)的認(rèn)識程度，能讓他們以身作則，帶動新員工，讓網(wǎng)上審批系統(tǒng)發(fā)揮更大的效果。

　　然后，采取“上崗證”制度，進(jìn)一步完善網(wǎng)上審批系統(tǒng)的操作規(guī)范

　　把網(wǎng)上審批系統(tǒng)的操作當(dāng)作一個像“起重機(jī)”一樣的特殊崗位來操作，必須經(jīng)過培訓(xùn)和考試合格后，才能進(jìn)行網(wǎng)上審批系統(tǒng)操作。這樣做，主要是為了保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及流程的穩(wěn)定。

　　取得“合格證”后，網(wǎng)上審批系統(tǒng)管理員才賦予員工網(wǎng)上審批系統(tǒng)操作的權(quán)限。“上崗證”考試要分崗位，分模塊，否則，考試涉及內(nèi)容太廣，不容易實(shí)際操作。如以采購模塊為例，至少要包括編碼原則、采購單的下發(fā)、催貨系統(tǒng)的運(yùn)作、庫存的查詢等等。

　　還有，對關(guān)鍵員工要“看牢”。隨著網(wǎng)上審批系統(tǒng)的普及，有著網(wǎng)上審批系統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)的員工，特別是主管級的員工，已越來越受企業(yè)的歡迎。若這些人才的流失，企業(yè)要對新人重新進(jìn)行培訓(xùn)，會花費(fèi)不少的時間和精力。所以，企業(yè)要想方設(shè)法留住這些人才，特別是企業(yè)剛剛上線后的一段時間內(nèi)，防止員工“學(xué)成畢業(yè)后”離去。這時，企業(yè)在網(wǎng)上審批系統(tǒng)上線培訓(xùn)時，最好能跟部門經(jīng)理簽定協(xié)議，延長合同期限，進(jìn)行約束；同時，根據(jù)其業(yè)績，適當(dāng)提高其待遇。

　　最后，要留有“儲備人才”

　　有時候，員工的流動的是不可避免的，“天要下雨，娘要嫁人”，企業(yè)沒法控制。所以，企業(yè)要注意，存儲一些“儲備人才”。

　　企業(yè)可以對老員工進(jìn)行多崗位培訓(xùn)，如對采購員進(jìn)行“倉庫模塊”的培訓(xùn)，讓他們拿多張“上崗證”，當(dāng)人才流失時，能夠最快的補(bǔ)缺其空位。

　　第三、樹立正確的觀念

　　1、不要追求時髦，隨意擴(kuò)大功能模塊。有些企業(yè)看前期的實(shí)施效果比較好，網(wǎng)上審批系統(tǒng)剛上線不久，就要上客戶關(guān)系管理，上電子商務(wù)。員工對網(wǎng)上審批系統(tǒng)還沒有全部消化，就讓他們?nèi)チ私?、學(xué)習(xí)新的實(shí)物，這是對員工耐性的一個挑戰(zhàn)。

　　2、不要削減人員。網(wǎng)上審批系統(tǒng)上線后，由于效率提高，有可能會產(chǎn)生人浮于事的情況。筆者在一家企業(yè)實(shí)施網(wǎng)上審批系統(tǒng)前，采購部的人員是四人，實(shí)施網(wǎng)上審批系統(tǒng)后，離職了一人，還剩三人，但工作只要兩人人就可以完成了。這時，企業(yè)不能削減員工，否則，容易造成員工對網(wǎng)上審批系統(tǒng)系統(tǒng)的排斥，可以安排其他崗位。

　　3、不要不堅(jiān)持“一把手工程”。網(wǎng)上審批系統(tǒng)實(shí)施時，“一把手”是促進(jìn)項(xiàng)目成功的非常關(guān)鍵的因素，企業(yè)上線成功后，“一把手”仍然非常重要。“一把手”不定時的查詢系統(tǒng)資料，有利于促進(jìn)員工對網(wǎng)上審批系統(tǒng)責(zé)任心。