如何做好企業(yè)合同管理工作

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    目前，我國企業(yè)在合同管理上特別在信用管理方面還存在很多缺陷，不少企業(yè)的信用管理體系至今仍屬空白。具體表現(xiàn)在：
（1）一般僅注重合同的靜態(tài)管理，而忽視合同的動態(tài)管理
（2）企業(yè)合同管理跟不上時代步伐
（3）企業(yè)的信用管理體系先天不足
隨著全球經(jīng)濟一體化和網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)在采購、產(chǎn)品銷售等方面將越來越依賴網(wǎng)絡(luò)，其在簽約前和履約過程中對對方當(dāng)事人資信和履約能力的審查將越來越困難，如果企業(yè)仍停留在傳統(tǒng)的合同管理模式上，是根本無法生存下去的。
企業(yè)要在市場經(jīng)濟的大海中不被淹沒，除了注意盡其所能考察對方當(dāng)事人訂立合同的動機、目的和履行合同能力外，還要在合同的訂立、履行和糾紛處理等環(huán)節(jié)的管理工作中有所創(chuàng)新。
合同的原件保管是非常重要的，這不但是合同的履行的必要條件，更是索賠的最直接最有力的原始證據(jù)。如果企業(yè)把合同的原件弄丟，則會多企業(yè)索賠造成非常被動的局面，甚至?xí)?dǎo)致無法進(jìn)行索賠。許多合同的內(nèi)容是企業(yè)不愿意公開的，也有些合同中會涉及到商業(yè)秘密或者技術(shù)秘密。對這些合同的保管，格外顯得重要。筆者建議將這些合同保管員列入企業(yè)商業(yè)技術(shù)人員中加以管理，以防止泄露重要的內(nèi)部信息。至于該將合同原件保管多少期限，筆者以為越長越好，最短不應(yīng)少于2年期限，這2年期限自合同履行完畢之日起計算。之所以是2年期限，主要是我國的民事糾紛期限也是2年。當(dāng)然，有些合同2年期限顯然過短。尤其是那些重要的設(shè)備、工程安裝、工程施工合同等等，這些合同的保管期限至少應(yīng)等于或大于它的使用年限。比如說房屋，根據(jù)我國規(guī)定，一般的民用高層建筑的安全通用期限為50-100年。如果在使用60年后發(fā)生倒塌，開發(fā)商單位仍然負(fù)有承擔(dān)違約責(zé)任之可能。這時候如果開發(fā)商與相關(guān)單位的勘察設(shè)計合同、工程施工合同、設(shè)備安裝合同等已經(jīng)毀損了，那么就會陡然增大開發(fā)商向這些相關(guān)單位索賠的難度。
  免費版合同管理系統(tǒng)以流程監(jiān)控為基礎(chǔ)，從風(fēng)險管理的視角對合同管理進(jìn)行的分析，形成合同管理的 5 大功能模塊，并最終落實對合同管理各環(huán)節(jié)的管控。通過提高合同審批效率，加強合同履行的跟蹤，對各種預(yù)警進(jìn)行控制風(fēng)險，快速查詢和統(tǒng)計分析來支持決策。
  免費版合同管理系統(tǒng)功能以"合同"為中心，以“合同文本”、合同審批”、“合同執(zhí)行”“收付款管理”“預(yù)警提醒”“統(tǒng)計分析”為核心應(yīng)用，通過流程來打通各個模塊之間的血脈，建立起一個統(tǒng)一共享的合同信息管理平臺，當(dāng)我們找到其中的一個信息點時，與此信息點相關(guān)的所有信息都被提取出來，供所有合同相關(guān)不同角色的人員使用。
業(yè)務(wù)管理是合同管理的核心需求，合同管理軟件必須解決實際業(yè)務(wù)管理中的問題；
專注于企業(yè)合同管理的動態(tài)化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化，為企業(yè)提供合理的流程和業(yè)務(wù)約束以及全方位的合同管理功能；
功能包括了合同起草、合同審批、文本管理、履約監(jiān)督、結(jié)算安排、智能提醒合同收付款、項目管理、合同結(jié)款情況統(tǒng)計分析、報表輸出和決策支持等。
加入WTO后，我國關(guān)稅大幅削減，進(jìn)口原材料和產(chǎn)品的價格趨向降低，企業(yè)可通過國內(nèi)、國際兩個市場，融通技術(shù)、資金等我國企業(yè)發(fā)展中稀缺的資源，并從全球采購盡可能物美價廉的產(chǎn)品或服務(wù)，提供企業(yè)競爭力。特別是進(jìn)入新世紀(jì)以來，涵蓋先進(jìn)控制和優(yōu)化控制技術(shù)、電子商務(wù)以及企業(yè)資源計劃等在內(nèi)的信息技術(shù)的發(fā)展，為企業(yè)實現(xiàn)全球采購、獲得最佳的供應(yīng)商和最好的產(chǎn)品價格提供可能性。電子商務(wù)已成為企業(yè)利用信息技術(shù)進(jìn)行節(jié)能降耗、減員增效的有力工具，成為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保證和有效手段。但企業(yè)也要充分認(rèn)識網(wǎng)絡(luò)交易的安全性所存在的缺陷。為此，企業(yè)要在電子商務(wù)方面建立健全規(guī)章制度的制定和完善工作，并積極推動政府部門和立法機關(guān)完善電子商務(wù)方面的立法。

在全球經(jīng)濟一體化的今天，在我國企業(yè)界還存在誠信缺失的情況下，企業(yè)要生存和發(fā)展，開拓市場獲取利潤固然重要，但如何保證權(quán)益不被侵害更是其基本功。為此，企業(yè)還要不斷創(chuàng)新，充分運用各種法律手段規(guī)避和化解經(jīng)營管理中存在的風(fēng)險，切實維護(hù)其自身合法權(quán)益。

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