免費公文管理系統(tǒng)的本質

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 　　基于未來的企業(yè)管理的另一重要因素是免費公文管理系統(tǒng)。我們發(fā)現(xiàn)科技在企業(yè)的應用領域逐步盛行的今天，公文比以往任何時候都更廉價、更迅速地傳播和繁衍，這就意味著一旦競爭對手獲得了相同的公文，企業(yè)自身的優(yōu)勢很快就會喪失殆盡。

　　為了使競爭優(yōu)勢能夠持久，管理者還必須管理公文資源。企業(yè)的免費公文管理系統(tǒng)應當形成獲取公文，和把公文應用融合于組織中的能力，免費公文管理系統(tǒng)不僅僅是純技術方面的公文，而且還包括技術與整個組織(如生產、財務、市場營銷等)的兼容能力。

　　從有效免費公文管理系統(tǒng)的角度來看，獲取公文和運用公文是相輔相成的。有人說過：一旦公司獲得了公文和產品制造的技能，下一步便是要把它化為有形資產，對其進行開發(fā)，從而獲得“基本產品”?；井a品的開發(fā)是公司管理中最為重要的活動之一。事實上，如果能在基本產品市場上占據(jù)領先地位，就可以長期地對最終產品市場中的制造標準及其演變加以控制。

　　“公文運用”階段則是由戰(zhàn)略性經營單位通過生產和提供最終產品與服務而得到實施的。在這個階段，主要可以采取四個戰(zhàn)略使競爭優(yōu)勢維持更長時間：增值戰(zhàn)略、鎖定戰(zhàn)略、先占戰(zhàn)略和封鎖戰(zhàn)略。前兩項戰(zhàn)略用于吸引客戶、并長期留住客戶;而后兩項戰(zhàn)略則是用于維持競爭優(yōu)勢?？傮w目標是要使公司的技術標準得到改變和提高，防止競爭對手進入市場或者至少使他們覺得進入這個市場并沒有什么吸引力。

　　“所謂戰(zhàn)略性方法要求具有豐富技術公文的高級經理人和企業(yè)首席技術官共同參與制定戰(zhàn)略。”漢斯?丹尼爾邁爾在《未來公司》里這樣總結，公文決策要由最高管理層這一級別作出，

　　公文本身應視作戰(zhàn)略性變量而非生產性變量。對免費公文管理系統(tǒng)實施“戰(zhàn)略性方法”在吸收傳統(tǒng)的對公文擁有人員的控制式方法的同時，更多地強調把公文列為公司戰(zhàn)略的一個重要組成部分。

　　免費公文管理系統(tǒng)的作用在此凸顯：它構成了一種綜合協(xié)調各方力量、捕捉重大機遇的新型戰(zhàn)略性方法，

　　整個組織依靠這一方法得以創(chuàng)造公文一體化的格局，其有力之處在于，

　　可以正確地應對技術開發(fā)過程中的不確定性，并能夠在有關機構、企業(yè)和個人之間合理地分配所有權和生產責任。