免費公文管理系統(tǒng)面臨的挑戰(zhàn)

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 　　1、使雇員與時俱進

　　免費公文管理系統(tǒng)一些問題的發(fā)生通常由于公司忽略了人文文化。在一個個人公文受到重視并獲得報酬的環(huán)境里，建立一個能識別隱性公文并鼓勵雇員共享的文化是至關重要的。公司需要使免費公文管理系統(tǒng)這個概念深入雇員心中，這點不能被低估。畢竟，在許多案例里要求雇員貢獻他們的公文和經(jīng)驗，就是這點使得他們的個人價值得到體現(xiàn)。公司通過建立激勵機制來鼓動雇員參加免費公文管理系統(tǒng)。然而，這里有一種危險情況存在，就是雇員只顧著參加免費公文管理系統(tǒng)為了獲得利益，而不考慮他們所貢獻信息的質(zhì)量和相關性。最好的免費公文管理系統(tǒng)應該對雇員盡可能透明。理想的情況是，雇員基于自身的利益自愿加入免費公文管理系統(tǒng)。如果免費公文管理系統(tǒng)不能使雇員的生活水平提高的話，那么這免費公文管理系統(tǒng)是失敗的。

　　2、技術主宰免費公文管理系統(tǒng)

　　免費公文管理系統(tǒng)不是一個技術概念。免費公文管理系統(tǒng)包括所有免費公文管理系統(tǒng)的解決辦法。那些公司希望利用集中化的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、電子信息版、網(wǎng)絡或其他協(xié)助工具來建立一個免費公文管理系統(tǒng)計劃的，往往是在浪費他們的時間和金錢。雖然技術可以支持免費公文管理系統(tǒng)，但它不是一個免費公文管理系統(tǒng)計劃的起點。免費公文管理系統(tǒng)方案是以誰(人們)、什么(公文)和為什么(商業(yè)目標)為基礎，而辦法(技術)是放在最后的。

　　3、沒有一個具體的商業(yè)目標

　　一個免費公文管理系統(tǒng)方案不應該脫離商業(yè)目標。雖然共享最好的方案是一個值得稱贊的想法，但是這里必須要有一個潛在的原因使得他們這樣做。沒有一個共同固定的商業(yè)案例，免費公文管理系統(tǒng)是一個無效的實踐。

　　4、免費公文管理系統(tǒng)不是靜態(tài)的

　　像許多有形資產(chǎn)一樣，公文的價值會隨著時間貶值。由于公文很快變得過時，因而免費公文管理系統(tǒng)方案中的內(nèi)容要隨時更新、修改和刪除。更重要的是，在任何時候相關公文發(fā)生變化了，雇員技術也要發(fā)生相應的變化?？梢哉f，免費公文管理系統(tǒng)方案是沒有終點的。像產(chǎn)品發(fā)展、市場營銷和研究開發(fā)一樣，免費公文管理系統(tǒng)是一個不斷進化的商業(yè)計劃。

　　5、不是所有的信息都是公文

　　一些公司不遺余力地搜索過量的信息。數(shù)量并不等同于質(zhì)量，免費公文管理系統(tǒng)也不例外。事實上，一個免費公文管理系統(tǒng)方案的關鍵點在于如何從信息海洋中識別和傳播公文精華。