免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的十大難點(diǎn)和解決方法

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　　1、 隱形公文怎么轉(zhuǎn)化成顯性公文?

　　免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的關(guān)鍵在于激發(fā)“隱形公文”向“顯性公文”的轉(zhuǎn)換，顯性公文可以理解成書面化的文檔，隱形公文就是存放在每一個(gè)人頭腦中的經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)，要讓每一個(gè)人頭腦中的這些經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)的確很難，為什么呢?因?yàn)槠匠Ｃ恳粋€(gè)人工作都很忙，比方一個(gè)客戶經(jīng)理每天必須拜訪客戶，而且每天必須與足夠數(shù)量的客戶保持溝通，如果還要讓忙了一天的客戶經(jīng)理在靜下心來把自己的經(jīng)驗(yàn)和心得寫來，這對(duì)絕大多數(shù)員工來講是不現(xiàn)實(shí);我們很多免費(fèi)公文管理系統(tǒng)項(xiàng)目的一個(gè)假定條件就是每一個(gè)員工都會(huì)把自己的頭腦中的公文主動(dòng)拿出來，但是事實(shí)并非如此：而是員工沒有這個(gè)時(shí)間也沒有這個(gè)動(dòng)力，如果這個(gè)假定條件不成立，那么免費(fèi)公文管理系統(tǒng)項(xiàng)目成功的基礎(chǔ)就沒有了!所以這個(gè)困難必須面對(duì)而且必須解決好，不然免費(fèi)公文管理系統(tǒng)最終成為了一個(gè)擺設(shè)。

　　解決方法：讓免費(fèi)公文管理系統(tǒng)完全融合到員工日常的工作中，比如客戶服務(wù)人員每天處理客戶的問題就在免費(fèi)公文管理系統(tǒng)完成，這樣就可以讓員工一邊工作一邊積累公文;在泛微我們把免費(fèi)公文管理系統(tǒng)融入到項(xiàng)目管理、客戶管理、流程管理、人力資源管理，這樣能夠真正有效的讓員工一邊工作一邊把公文和經(jīng)驗(yàn)積累到系統(tǒng)中來，讓公文的積累成為一種工作習(xí)慣和方式，將形成于員工大腦中的隱性公文在工作過程以自然的方式釋放出來，并能有效積累在公司的公文系統(tǒng)中形成具體的的顯性公文，為整個(gè)組織循環(huán)利用。

　　2、 個(gè)人的公文發(fā)展怎么與企業(yè)的公文發(fā)展步調(diào)一致?

　　免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的建設(shè)要以讓員工受益為根本出發(fā)點(diǎn)，企業(yè)的公文進(jìn)步一定是依賴于個(gè)人的公文發(fā)展，所以在考慮企業(yè)的免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的時(shí)候，一定要考慮到這個(gè)系統(tǒng)讓用戶能夠得到實(shí)惠，他們不只是公文的貢獻(xiàn)者，而同樣是公文的分享者;所以一個(gè)免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的首先應(yīng)該滿足企業(yè)員工個(gè)人公文的發(fā)展，那么企業(yè)公文的發(fā)展實(shí)際上也成了必然的結(jié)果。

　　解決方法：通過免費(fèi)公文管理系統(tǒng)，為每一個(gè)崗位設(shè)立公文地圖，讓員工完成職業(yè)技能的自助培訓(xùn);為每一個(gè)員工開通完全屬于自己的個(gè)性化的員工blog，建立工作、技能、經(jīng)驗(yàn)分享的和諧氣氛;通過競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)系統(tǒng)獲取外部有用有價(jià)值的信息，適時(shí)推送給員工;為了讓員工及時(shí)獲得想要的公文信息和可能需要知道的信息，允許公文訂閱和公文的定期推送;建立公文創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)員工對(duì)公文的貢獻(xiàn)和創(chuàng)新。

　　3、 公文的生命周期如何管理?

　　免費(fèi)公文管理系統(tǒng)重在對(duì)整個(gè)公文生命周期的管理，公文的積累、共享、利用和創(chuàng)新是一個(gè)完整的管理周期，在企業(yè)的業(yè)務(wù)流程中，隨著業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，企業(yè)的公文也需要不斷得到深化和創(chuàng)新，借以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)更低的學(xué)習(xí)成本和更快的業(yè)務(wù)提升。

　　4、 免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的模式：到底是“出版模式”還是“仲介模式”

　　“出版模式”是指由某一個(gè)人負(fù)責(zé)向員工搜集資訊，加以組織后，再宣傳這些資訊的可用性，然后就坐視后續(xù)發(fā)展。“仲介模式”是利用人們雙方都具備有利可圖、彼此分享的欲望——特別是當(dāng)他們分享資訊時(shí)，能讓他們看起來對(duì)公司好像更有價(jià)值。

　　從目前免費(fèi)公文管理系統(tǒng)軟件市場(chǎng)來看大多的軟件注重在“出版模式”，他們假設(shè)由某一個(gè)人負(fù)責(zé)向員工搜集資訊，加以組織后，再宣傳這些資訊的可用性，然后就坐視后續(xù)發(fā)展。但是因?yàn)閱T工會(huì)迅速創(chuàng)造大量的資訊，所以每一天想要充分掌握這些資訊的努力都會(huì)受挫。就算是最有組織的努力，也只不過能搜集到員工公文的一小部分，而且等到這些有限的公文出版時(shí)，往往已經(jīng)過時(shí)了。“仲介模式”更多的提出每一個(gè)員工都是出版者同時(shí)又是獲取者，但是這個(gè)模式的關(guān)鍵點(diǎn)在于系統(tǒng)能夠讓需要公文的人能夠很方便找到有這個(gè)公文的人。

　　從免費(fèi)公文管理系統(tǒng)本身來看，“仲介模式”是“出版模式”的發(fā)展和延伸，當(dāng)然對(duì)剛開始實(shí)施免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的時(shí)候“出版模式”有它的優(yōu)勢(shì)和作用，但是要讓一個(gè)公文系統(tǒng)做到真正的造血功能，必須要發(fā)展到“仲介模式”!

　　解決方法：結(jié)合人力資源管理，建立專家網(wǎng)絡(luò)，使每一個(gè)人的特長(zhǎng)都顯現(xiàn)出來;將相關(guān)公文進(jìn)行歸類、整理形成公司運(yùn)營(yíng)公文地圖、產(chǎn)品公文地圖、專家公文地圖、崗位公文地圖、行業(yè)公文地圖、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手公文地圖等，能夠方便公文的閱讀和獲取;通過文檔評(píng)分、公文訂閱、公文報(bào)表等公文激勵(lì)機(jī)制在完善企業(yè)公文庫的同時(shí)更有助于員工在系統(tǒng)中的公文成長(zhǎng)，促進(jìn)公文的利用和創(chuàng)新;通過強(qiáng)大的檢索功能，能夠?qū)ψ鳂I(yè)過程進(jìn)行查詢，讓工作過程成為公文積累的過程;員工blog的推行是一種理想的免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的“仲介模式”。

　　5、到底什么是公文什么是垃圾?

　　公文因人而異，對(duì)我是公文對(duì)你可能就是垃圾;公文因時(shí)間而異，在每一個(gè)階段是公文在另外一個(gè)時(shí)間段就是垃圾;公文因事件而異，在每一個(gè)事件中是公文在另外一個(gè)事件中就是垃圾;我們認(rèn)為在免費(fèi)公文管理系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施過程中沒有太多的必要花太多的精力來討論什么是公文什么是垃圾，但也不是說不對(duì)信息進(jìn)行控制，應(yīng)該由相關(guān)的部門資深人員(一般建議部門經(jīng)理)來做一定篩選。

　　解決方法：泛微經(jīng)過眾多的經(jīng)驗(yàn)積累，總結(jié)了幾種有效的公文分析方法。企業(yè)可以在各自的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)確立每一個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的公文專家，由公文專家來負(fù)責(zé)公文的篩選;可以根據(jù)公文評(píng)分來分類公文，同時(shí)作為公文激勵(lì)的有效方法;按照瀏覽量來分類公文，在系統(tǒng)中可形成有效的公文區(qū)分，并成為公文篩選的依據(jù);公文地圖同樣是公文分類的好方法，可以根據(jù)文檔內(nèi)容或關(guān)聯(lián)的屬性進(jìn)行合理的分類，并結(jié)合公文推送的功能使公文的利用價(jià)值最大化。

　　6、如何避免免費(fèi)公文管理系統(tǒng)變成了公文的“下水道”?

　　什么叫“公文的下水道”，就是系統(tǒng)變成了一個(gè)導(dǎo)管;放進(jìn)去的公文最終象“下水道”一樣流走了，并沒有在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行有效的積累、分享、利用和創(chuàng)新;導(dǎo)致免費(fèi)公文管理系統(tǒng)成為“公文的下水道”的因素有很多種，上面講的幾點(diǎn)都會(huì)讓免費(fèi)公文管理系統(tǒng)成為下水道;所以從根本上來解決這個(gè)問題必須讓免費(fèi)公文管理系統(tǒng)融入到員工日常辦公中，才能讓免費(fèi)公文管理系統(tǒng)成為蓄水池進(jìn)而成為活水池。

　　解決方法：針對(duì)每個(gè)崗位和不同的角色定義合理的工作流程，流程同公文的緊密關(guān)聯(lián)，使得員工的工作過程就是公文積累的過程，讓員工的工作都能夠在系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn);員工作為公文的提供者，同時(shí)也在系統(tǒng)中獲取公文，分享公文，通過系統(tǒng)公文評(píng)分和公文瀏覽量等量化指標(biāo)等形成公文激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)成員使用和分享別人的公文，是員工的個(gè)性化需求滿足，并透過系統(tǒng)獲得必要幫助。

　　7、怎么讓適當(dāng)?shù)墓脑谇‘?dāng)時(shí)候推給需要的人?

　　這個(gè)問題的關(guān)鍵點(diǎn)在于每一個(gè)免費(fèi)公文管理系統(tǒng)都有嚴(yán)禁的權(quán)限體系，而相應(yīng)的權(quán)限控制又限制公文的傳播，所以系統(tǒng)必須要有靈活強(qiáng)大的公文訂閱和推送機(jī)制來補(bǔ)充權(quán)限控制帶來的損失;另外很重要的一點(diǎn)：公文的重映。比如以往的進(jìn)行過類似項(xiàng)目實(shí)施的過程可以在當(dāng)前的項(xiàng)目中的得到重現(xiàn)。

　　解決方法：免費(fèi)公文管理系統(tǒng)中靈活的公文訂閱和推送功能，有效地幫助員工及時(shí)獲取到想要得到的公文信息;通過免費(fèi)公文管理系統(tǒng)與流程管理的關(guān)聯(lián)，將以往業(yè)務(wù)流程過程的公文能夠自動(dòng)關(guān)聯(lián)到目前的業(yè)務(wù)流程，使過去的公文經(jīng)驗(yàn)得到重現(xiàn)，繼而為目前的工作提供幫助。另外通過問題解答協(xié)助、專家網(wǎng)絡(luò)、個(gè)性化的競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)系統(tǒng)都可以為員工的具體工作提供幫助，及時(shí)將信息提供給需要的人。

　　8、怎么樣讓免費(fèi)公文管理系統(tǒng)能夠與企業(yè)的業(yè)務(wù)流程結(jié)合 ?

　　免費(fèi)公文管理系統(tǒng)不能孤立存在，公文的產(chǎn)生一定是在工作中，公文的利用也一定是在工作使用，所以一定要讓公文在業(yè)務(wù)流程中流動(dòng)。“千萬不要讓你的業(yè)務(wù)流程與免費(fèi)公文管理系統(tǒng)分離”，一旦分離，出現(xiàn)的結(jié)果：一邊是放在公文系統(tǒng)中的公文沒有人看，同樣沒有更多更新的內(nèi)容來更新，公文的價(jià)值無法體現(xiàn);而另一邊員工在處理具體業(yè)務(wù)流程的時(shí)候又沒有相關(guān)的公文來支撐，同樣業(yè)務(wù)流程處理的結(jié)果得不到沉淀;只有讓公文在業(yè)務(wù)流程中進(jìn)行流動(dòng)的時(shí)候系統(tǒng)才會(huì)有生命力。

　　解決方法：業(yè)務(wù)流程管理軟件與免費(fèi)公文管理系統(tǒng)軟件應(yīng)該進(jìn)行捆綁、整合，借助各種流程模版、各種項(xiàng)目模版、各種業(yè)務(wù)文檔模版，盡可能的將相關(guān)的公文信息、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)關(guān)聯(lián)到流程、項(xiàng)目、業(yè)務(wù)進(jìn)行的過程中，使各項(xiàng)工作過程中產(chǎn)生的公文信息在免費(fèi)公文管理系統(tǒng)中留有痕跡并積累、分類，可以隨時(shí)被調(diào)用。

　　9、文檔性的公文比較容易管理但是數(shù)據(jù)性的公文怎么管理?

　　對(duì)于文檔型的公文只有一個(gè)文檔庫就可以建設(shè)好了，應(yīng)該相對(duì)容易，一般的免費(fèi)公文管理系統(tǒng)軟件都是具有的;但是對(duì)一個(gè)企業(yè)來講還有更為重要的是數(shù)據(jù)性的公文的管理，例如我們有一個(gè)客戶業(yè)務(wù)是生產(chǎn)一個(gè)化工原材料，而且這種原材料針對(duì)他們的每一個(gè)客戶的規(guī)格要求都不一樣，這樣對(duì)原材料配方的管理非常關(guān)鍵，而一個(gè)上萬人的企業(yè)只有兩位老師傅懂這個(gè)“knowhow”的技術(shù)，50多人的研發(fā)團(tuán)隊(duì)只是為這兩位師傅做一些邊角料的工作;針對(duì)這種狀況公文的管理就變得十分的困難，一般的文檔型免費(fèi)公文管理系統(tǒng)基本上就不能完成，我們必須要在這個(gè)免費(fèi)公文管理系統(tǒng)中定義出相關(guān)的數(shù)據(jù)采樣、分析和報(bào)表功能，讓新產(chǎn)品的研發(fā)變得更加有依據(jù)，讓兩位師傅的公文用數(shù)據(jù)模型固化下來，存在于企業(yè)的公文庫中，讓更多的人分享，讓更多的人來創(chuàng)新。

　　解決方法：免費(fèi)公文管理系統(tǒng)與流程管理系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，使數(shù)據(jù)在在業(yè)務(wù)流程中獲得逐步積累，以公文形態(tài)存在于系統(tǒng)中，并同相關(guān)業(yè)務(wù)流程關(guān)聯(lián)，不僅可以提供固定報(bào)表，還能夠提供報(bào)表的自定義，數(shù)據(jù)中心對(duì)數(shù)據(jù)模型進(jìn)行設(shè)定，根據(jù)具體需求生成分析數(shù)據(jù)，進(jìn)行匯總報(bào)告，滿足企業(yè)對(duì)數(shù)據(jù)提取和分析的全面需求。

　　10、實(shí)施方法是：“大刀闊斧” 還是“潤(rùn)物細(xì)無聲”?

　　免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的實(shí)施不是一個(gè)結(jié)果也不是一套信息系統(tǒng)的實(shí)施，免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的本質(zhì)是一個(gè)不斷循環(huán)、漸進(jìn)進(jìn)行的過程，其效果短期內(nèi)也很難顯現(xiàn)。免費(fèi)公文管理系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施與所有的項(xiàng)目實(shí)施管理一樣的確需要講究一定的方法論，但是千萬不要為了方法論而方法論，因?yàn)槿魏蚊赓M(fèi)公文管理系統(tǒng)都有一個(gè)很重要的特征：新上馬的免費(fèi)公文管理系統(tǒng)一般在半年內(nèi)很難見到成效;所以在講究實(shí)施的方法方面更應(yīng)該站在系統(tǒng)的使用者的角度來考慮，讓使用者逐漸感受到系統(tǒng)使用的價(jià)值，讓免費(fèi)公文管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合，讓免費(fèi)公文管理系統(tǒng)“潤(rùn)物細(xì)無聲”的灌輸。

　　解決方法：

　　1、建立必要的免費(fèi)公文管理系統(tǒng)體系，實(shí)施免費(fèi)公文管理系統(tǒng)構(gòu)建專業(yè)并且具有實(shí)效性的公文庫是不可少的。根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況制定相應(yīng)的文檔目錄結(jié)構(gòu)，建立完整的企業(yè)公文庫，將日常工作同公文積累有效結(jié)合，讓員工在公文庫中可以獲得有效的信息。

　　2、千萬不要推行太復(fù)雜的太“大刀闊斧”的實(shí)施方法因?yàn)槊赓M(fèi)公文管理系統(tǒng)的見效比較慢。在免費(fèi)公文管理系統(tǒng)實(shí)施中，經(jīng)過免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的培訓(xùn)和理論宣講后，組織內(nèi)員工的免費(fèi)公文管理系統(tǒng)培訓(xùn)和個(gè)人免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的實(shí)施必須放在最前面，其次是選擇組織內(nèi)最容易實(shí)施的部門進(jìn)行，當(dāng)?shù)玫秸答伜笤谕茝V到整個(gè)組織。

　　3、與企業(yè)的業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合，組成信息網(wǎng)絡(luò)。如文檔審批、合同會(huì)簽等公文同流程結(jié)合，整個(gè)體系同員工日常工作內(nèi)容相融合，整個(gè)系統(tǒng)可以為員工真正所用。

　　企業(yè)免費(fèi)公文管理系統(tǒng)建設(shè)不是單純的文檔庫的建立，更多的強(qiáng)調(diào)對(duì)“顯性和隱性的、動(dòng)態(tài)的”公文進(jìn)行管理。企業(yè)管理需求的實(shí)現(xiàn)要求免費(fèi)公文管理系統(tǒng)同流程管理等進(jìn)行重新整合，以適應(yīng)整個(gè)公文體系環(huán)境建設(shè)的需求，這正是泛微提供的免費(fèi)公文管理系統(tǒng)區(qū)別于基于文檔型數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)的區(qū)別。公文同流程的緊密結(jié)合，在提高工作效率的同時(shí)也促進(jìn)公文在組織內(nèi)的良性循環(huán)?？傮w而言：請(qǐng)把你的業(yè)務(wù)流程與免費(fèi)公文管理系統(tǒng)緊密結(jié)合，讓免費(fèi)公文管理系統(tǒng)融入到每一位員工的日常工作中，讓免費(fèi)公文管理系統(tǒng)成為“有本之木、有源之流”!