免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的五項(xiàng)原則

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　　一、免費(fèi)公文管理系統(tǒng)需要免費(fèi)公文管理系統(tǒng)者

　　諸如勞動(dòng)力和資金等關(guān)鍵的企業(yè)資源具有專用于免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的實(shí)際的組織職能。在公司內(nèi)的某個(gè)群體對(duì)免費(fèi)公文管理系統(tǒng)工作負(fù)起明確的責(zé)任之前，公文不可能得到良好管理。在這種群體可能履行的任務(wù)中，有收集公文并為公文分類，建立面向公文的技術(shù)基礎(chǔ)，并監(jiān)督公文的利用。

　　若干專業(yè)服務(wù)公司已經(jīng)具有適當(dāng)?shù)拿赓M(fèi)公文管理系統(tǒng)作用。麥金西公司、安德森咨詢公司、安揚(yáng)會(huì)計(jì)師事務(wù)所和普賴斯·沃特豪斯會(huì)計(jì)事務(wù)所全都擁有適當(dāng)?shù)?ldquo;主要公文官員”。巴克曼實(shí)驗(yàn)室公司為其“信息系統(tǒng)”部門重新確定方向，使該部門成為免費(fèi)公文管理系統(tǒng)者，而且，現(xiàn)在把該機(jī)構(gòu)稱為公文傳遞部?；萜展驹谠摴井a(chǎn)品程序內(nèi)建立了一個(gè)免費(fèi)公文管理系統(tǒng)小組，在其電腦系統(tǒng)銷售部內(nèi)建立了另一個(gè)免費(fèi)公文管理系統(tǒng)小組。

　　免費(fèi)公文管理系統(tǒng)職能可能在組織內(nèi)部引起怨恨和憂慮，如果該組織致力于收集和控制所有公文。這種組織的目標(biāo)應(yīng)該只是幫助其他人對(duì)公文的創(chuàng)造、分配和利用。而且，免費(fèi)公文管理系統(tǒng)者自身不應(yīng)該通過其言語或行動(dòng)暗示，他們比其他任何人更“有公文”。事實(shí)上，惠普公司的一個(gè)免費(fèi)公文管理系統(tǒng)人員認(rèn)為，這種角色最重要的資格是“無私”。

　　二、免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的代價(jià)高昂

　　公文是一種資產(chǎn)，但其有效管理需要投入其他資產(chǎn)。許多特定的免費(fèi)公文管理系統(tǒng)活動(dòng)需要投入金錢或勞動(dòng)力，這些活動(dòng)包括：

　　公文獲得，即創(chuàng)建文件并把文件輸入電腦系統(tǒng);

　　通過編選、組合和整理，給公文增添價(jià)值;

　　開發(fā)公文分類方法，并標(biāo)示對(duì)公文的新貢獻(xiàn)的特點(diǎn);

　　發(fā)展信息技術(shù)基礎(chǔ)，實(shí)行公文分配;

　　就公文的創(chuàng)造、分離和利用對(duì)雇員進(jìn)行教育

　　雖然很少有公司計(jì)算免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的成本，但仍有一些定量估計(jì)。巴克曼實(shí)驗(yàn)室公司的巴克曼(R.Buckman)估計(jì)，他的公司將其收入的7%用于免費(fèi)公文管理系統(tǒng)。麥金西公司長期以來具有將其收入的10%用于發(fā)展和管理智力資本的目標(biāo)。

　　但是，雖然免費(fèi)公文管理系統(tǒng)是代價(jià)高昂的，顯而易見的反駁是，不進(jìn)行免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的代價(jià)甚至更高昂。無知和遲鈍的代價(jià)是什么?忘記關(guān)鍵的雇員知道什么，不能迅速回答或者根本不能回答客戶的問題，或者根據(jù)錯(cuò)誤的公文作出糟糕的決定，這會(huì)使一個(gè)組織付出多大的代價(jià)?一個(gè)組織在確定質(zhì)量的價(jià)值時(shí)，必定會(huì)確定質(zhì)量低劣的產(chǎn)品和服務(wù)的代價(jià)，同樣，如果我們希望評(píng)估公文的價(jià)值，我們會(huì)嘗試衡量無知的代價(jià)。當(dāng)然，這種評(píng)估可能導(dǎo)致政治問題，但這是免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的另一個(gè)原則。

　　三、有效的免費(fèi)公文管理系統(tǒng)需要人員和技術(shù)的結(jié)合

　　《商業(yè)周刊》在最近一篇有關(guān)人工智能的文章的標(biāo)題中宣布，“能思考的電腦幾乎已出現(xiàn)……能象人類一樣進(jìn)行推理的人工智能的最終目標(biāo)已近在咫尺。”對(duì)管理人員和專業(yè)技術(shù)人員來說，閱讀1995年的這條大標(biāo)題可能產(chǎn)生一種似曾相識(shí)的體會(huì)，自1950年代以來，他們就聽說了基于機(jī)器的公文。但事實(shí)是，希望有效地管理公文的公司今天需要大量人力。人非常善于某種類型的活動(dòng)，而電腦非常善于其他類型的活動(dòng)。

　　人或許是索價(jià)高昂和心地不良的，但他們十分擅長某些公文技能。如果我們致力于了解公文，在更廣泛的背景下解釋公文，將公文與其他類型的信息結(jié)合起來，或者將公文的各種無組織形式綜合起來，人是受歡迎的工具。這些都是我們所擅長的公文任務(wù)的類型，我們應(yīng)該被用于這些目的。

　　另一方面，電腦和電信系統(tǒng)擅長不同類型的事情。就獲得、改變和分配結(jié)構(gòu)十分嚴(yán)謹(jǐn)?shù)兓杆俚墓膩碚f，電腦比人更能干。對(duì)根據(jù)結(jié)構(gòu)不那么嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈淖趾鸵曈X公文履行這些相同的任務(wù)來說，電腦越來越有用––––雖然仍有點(diǎn)笨拙。但事實(shí)上，大多數(shù)人在需要有關(guān)在某個(gè)特定公文領(lǐng)域內(nèi)正在發(fā)生什么的豐富描述時(shí)，仍不去求助于電腦。

　　四、免費(fèi)公文管理系統(tǒng)意味著改進(jìn)公文利用過程

　　處理和改進(jìn)一般的免費(fèi)公文管理系統(tǒng)過程是重要的，但公文是在為數(shù)不多的特定的公文動(dòng)作過程中得以產(chǎn)生并得到集中的利用和分享的。這些特定過程因公司和行業(yè)的不同而不同，但它們包括市場研究、產(chǎn)品設(shè)計(jì)和開發(fā)、甚至諸如定價(jià)等與交易更有關(guān)的過程。如果在免費(fèi)公文管理系統(tǒng)中能出現(xiàn)實(shí)際的改進(jìn)，這種改進(jìn)必定出現(xiàn)在這些關(guān)鍵的經(jīng)營過程中。

　　兩所大學(xué)和我本人對(duì)25家試圖改進(jìn)公文運(yùn)作過程的公司進(jìn)行了研究。我們發(fā)現(xiàn)了面向創(chuàng)造(即研究)、組合(公布)和應(yīng)用(系統(tǒng)發(fā)展)公文的過程。一般說來，最有效的改進(jìn)方式處于對(duì)這個(gè)過程的自上而下的“重新策劃”與自主的公文員工的自下而上的計(jì)劃之間的某個(gè)中間地帶。具有創(chuàng)造性的公文員工需要較少的自上而下的干預(yù)，而公文應(yīng)用過程需要更多一點(diǎn)的自上而下的干預(yù)。然而，就對(duì)一些公司的重新策劃而言，努力對(duì)這些公司進(jìn)行的調(diào)查已證實(shí)，任何類型的公文動(dòng)作過程都很少涉及主動(dòng)的改進(jìn)行動(dòng)。

　　五、公文使用剛剛開始

　　如果公文使用已很充分，那么，美國的圖書館外面將排起長隊(duì)。使用是重要的，但成功的免費(fèi)公文管理系統(tǒng)還需要關(guān)注和參與。有人說，關(guān)注是信息時(shí)代的通貨。

　　為了使公文消費(fèi)者關(guān)心公文，他們必須成為不僅是消極的接受者。通過向他人總結(jié)和報(bào)告公文，通過基于公文使用的角色扮演和游戲，以及通過與公文提供者保持密切的相互關(guān)系而獲得公文，能夠?qū)崿F(xiàn)更主動(dòng)地關(guān)注公文。如果接受公文是不言而喻的事，這一點(diǎn)就特別重要。

　　一些公司已開始幫助其管理人員和雇員使用公文。寶麗來公司一個(gè)部門的信息經(jīng)理林德(J.Linder)與一名維修部主任合作，為部門經(jīng)理和專業(yè)技術(shù)人員創(chuàng)造一種“軍事演習(xí)”式的練習(xí)。參加者進(jìn)行市場研究，接著扮演競爭對(duì)手或?qū)汒悂砉镜慕巧?，向消費(fèi)者作銷售介紹。這種面向銷售的練習(xí)獲得巨大成功，目前寶麗來公司正在對(duì)將信息使用方式用于其他類型的公文進(jìn)行評(píng)估。豐田公司和尼桑公司都把汽車設(shè)計(jì)人員派往美國，通過結(jié)交特定的消費(fèi)者群體獲得不言而喻的公文。

　　許多公司都把雇員的公文––––至少在上班時(shí)間獲得的公文––––當(dāng)作本公司的財(cái)產(chǎn)。然而，若干社會(huì)變化使這種做法變得更困難了。雇員更迅速地流向新職位和新組織;工作生活與家庭生活之間的區(qū)別變得更短暫，而且，應(yīng)急的臨時(shí)員工變得更多。在任何情況下，很少有公司能很好地獲得或引證任何雇員以往的公文。如果公文確實(shí)正在成為組織中一種更寶貴的資源，我們有望見到對(duì)免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的合法性的更多關(guān)注。增強(qiáng)了的免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的最大問題或許是，免費(fèi)公文管理系統(tǒng)將引起律師人數(shù)的增加。公文產(chǎn)權(quán)法已經(jīng)是司法職業(yè)方面發(fā)展最快的領(lǐng)域，并將更迅速地發(fā)展。