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免費公文管理系統(tǒng)有四種基本模式
顯性公文和隱性公文的區(qū)別表明，組織中的免費公文管理系統(tǒng)有四種基本模式：
1)從隱性到隱性。有時，單個個體可以直接與其他個體共享隱性公文。例如我們熟悉的師傅帶徒弟，雖然徒弟能從師傅那里學(xué)習(xí)到認(rèn)知公文，但不管師傅還是徒弟，都沒有掌握認(rèn)知公文背后的系統(tǒng)化的原理。他們所領(lǐng)會的公文從來都不能清楚地表述出來，因此很難被組織更有效地綜合利用。
2)從顯性到顯性。單個個體也能將不連續(xù)的顯性公文碎片合并成一個新的整體。例如，總公司收集各分公司的信息，形成一份報告。雖然這份報告綜合了許多不同來源的信息，但是這種綜合并沒有真正擴(kuò)展公司已有的公文貯備。
3)從隱性到顯性。將隱性公文顯性化，意味著尋找一種方式來表達(dá)那些只可意會不可言傳的東西。而達(dá)到這一目的的管理工具包括實踐社團(tuán)、商業(yè)智能、情境規(guī)劃、建立學(xué)習(xí)型歷史文獻(xiàn)、行動學(xué)習(xí)等等。
4)從顯性到隱性。隨著新的顯性公文在整個企業(yè)內(nèi)得到共享，其他員工開始將其內(nèi)化，用它來拓寬、延伸和重構(gòu)自己的隱性公文系統(tǒng)。
在免費公文管理系統(tǒng)中，上述四種模式都會存在，而且發(fā)生著動態(tài)的相互作用，而從隱性到顯性和從顯性到隱性則是免費公文管理系統(tǒng)的重點，它們相互轉(zhuǎn)化的過程也是組織的公文螺旋式上升的過程。
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