企業(yè)信息化系統(tǒng)選型及實(shí)施成功要素

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選型篇

企業(yè)要信息化應(yīng)該明白信息化是什么，為什么要信息化，信息化能給我們帶來什么，自己需要信息化給自己信息化什么。所以，在選型的初期，企業(yè)一定要搞明白自己需要的信息化是什么，我們稱之為：

明確需求

在選擇軟件之前，首先要明確管理要達(dá)到的目標(biāo)，即解決原來實(shí)際管理中存在的問題，這些問題的急迫程度如何，需要用什么手段解決，應(yīng)達(dá)到什么目標(biāo)。但是這些需求是需要找有專業(yè)知識(shí)的人員和公司的管理層予以討論而確定的。

在現(xiàn)有的企業(yè)中信息化水平普遍比較低下，難免會(huì)出現(xiàn)要求輸入牛，直接出罐頭或輸入罐頭直接就出牛這樣不實(shí)際的需求。同時(shí)，現(xiàn)有企業(yè)大都是采用部門化框架式管理，公司部門強(qiáng)調(diào)組織架構(gòu)，難免出現(xiàn)部門的工作需求和企業(yè)的管理需求有沖突的地方。這些是需要專業(yè)的人員用專業(yè)的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)與管理層共同斟選從而達(dá)成共識(shí)的。需求確定了，有什么軟件可以適用于這些需求呢？或者說怎樣選擇具有這些功能的軟件來滿足企業(yè)的需求呢？這個(gè)時(shí)候就牽扯到第二個(gè)問題：

軟件功能的判定和軟件的用戶化

現(xiàn)在市場(chǎng)上商品化軟件功能模塊很多，同時(shí)經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生很多新的令人眼花繚亂的名詞，例如CAM、CAPP、CRM、OA、HR等等，使要選型的企業(yè)若沒有專業(yè)的知識(shí)，完全陷入理論化的陷阱，在軟件提供商的指揮棒的指引下，迷茫的前行。軟件公司玩概念，企業(yè)肯定暈菜，要是能夠選擇適合自己的軟件才奇怪。其實(shí)所謂的適用范圍較廣，這就需要針對(duì)不同的企業(yè)，選擇不同的功能模塊。軟件功能應(yīng)滿足企業(yè)當(dāng)前和今后發(fā)展的需要，多余的功能只會(huì)造成使用和維護(hù)的復(fù)雜性。軟件可用部分的比率，取決于軟件對(duì)用戶的適用程度，而不是以有多少新的概念，新的名詞。

另外要考慮系統(tǒng)的開放性，預(yù)留各種接口。軟件的實(shí)現(xiàn)功能和實(shí)現(xiàn)方法不全信軟件的提供方的演示和文檔，推薦安裝試用版，親自試作，因?yàn)橛泻芏喙δ苁强梢匝菔镜遣荒軐?shí)際使用的。

例如在沿海的“三來一補(bǔ)”的企業(yè)中，會(huì)有要求有簡(jiǎn)繁體轉(zhuǎn)換的功能，但是有些軟件公司的軟件僅僅作了界面的簡(jiǎn)繁體的轉(zhuǎn)化，在演示的時(shí)候，會(huì)向客戶演示，點(diǎn)某個(gè)鍵，簡(jiǎn)體的界面變繁體，再點(diǎn)一下，又轉(zhuǎn)換回來。但是稍微有點(diǎn)專業(yè)知識(shí)的人都明白，信息化軟件肯定是帶后臺(tái)數(shù)據(jù)庫的，但是現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫端僅僅可以提供一種編碼方式，就中文來說，要么簡(jiǎn)體，要么繁體，前臺(tái)可以變，數(shù)據(jù)庫肯定不可以變，也就是說數(shù)據(jù)庫永遠(yuǎn)只有一種語言，那么若選擇繁體的數(shù)據(jù)庫，在簡(jiǎn)體報(bào)表里欄位名是簡(jiǎn)體，但是欄位的值一定是亂碼，反之一樣。

所以推薦對(duì)參與竟標(biāo)的軟件做以自己的需求為核心的實(shí)現(xiàn)方法的整體細(xì)致的評(píng)估，以選擇最大限度滿足自己的軟件。但是企業(yè)管理的需求是隨著管理的提升一直在提升的所以即使現(xiàn)在合適的軟件，在使用一定時(shí)間后，也會(huì)有不合適的地方，所以就一定有二次開發(fā)的需求，若軟件自身有對(duì)應(yīng)的二次開發(fā)工具，就會(huì)減少很多麻煩，企業(yè)自己培養(yǎng)開發(fā)人員，基本就可以滿足自己的需求。

但是若一開始就需要進(jìn)行軟件的用戶化的工作，而軟件本身沒有可以提供的二次開發(fā)的工具，那么就要考慮實(shí)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)了，因?yàn)槎伍_發(fā)一定受軟件本身功能、開發(fā)難度、開發(fā)成本等諸多因素的局限，對(duì)于已經(jīng)商品化了的軟件其開發(fā)進(jìn)度和配置管理都應(yīng)該作的比較好，他們是不愿意將自己的軟件做很徹底的用戶化，從而改的支離破碎，面目全非的，但是能把軟件的開發(fā)進(jìn)度和配置管理都作的比較好的公司，一定是規(guī)模較大的軟件公司，而非七八個(gè)人來，十來?xiàng)l槍的小作坊，那么用戶化到什么程度，也是在選型的時(shí)候也要考慮的因素。

若以上的因素都考慮到，并也基本滿足企業(yè)的要求，那么企業(yè)要做的是要考察軟件公司提供的軟件的文檔、售后服務(wù)與支持以及軟件商的信譽(yù)和穩(wěn)定性。

軟件公司必須提供配備齊全的文檔，其全面詳盡程度應(yīng)達(dá)到用戶能夠自學(xué)使用，如用戶手冊(cè)、不同層次的培訓(xùn)教材(如原理與概念、產(chǎn)品模塊、開發(fā)工具等等)以及實(shí)施指南等，因?yàn)榫瓦@樣我們才可以保證企業(yè)在實(shí)施過程中或結(jié)束后就某些問題，企業(yè)能夠自行解決。同時(shí)售后服務(wù)與支持也非常重要，關(guān)系到項(xiàng)目的成敗。

售后服務(wù)工作包括各種培訓(xùn)、項(xiàng)目管理、實(shí)施指導(dǎo)、二次開發(fā)及用戶化等，可以由軟件公司或?qū)I(yè)的咨詢公司承擔(dān)，其人員組成為由熟悉企業(yè)管理，有實(shí)施經(jīng)驗(yàn)的專家組成顧問組做售后的支持與服務(wù)工作。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)還要考慮實(shí)施完成后后期維護(hù)的工作，那么考核這部分的核心內(nèi)容也就是考察軟件提供商的信譽(yù)和穩(wěn)定性，也稱之為。 Net轉(zhuǎn)換為。 Server，即從軟件的技術(shù)層面轉(zhuǎn)換到軟件的服務(wù)層面，因?yàn)閯傞_始的實(shí)施工作是一個(gè)學(xué)習(xí)軟件的過程，但是掌握以后，就變成用軟件解決實(shí)際的問題的工作，對(duì)于其中產(chǎn)生的問題，就不是用技術(shù)來解決的，而是用服務(wù)來解決的。所以選擇軟件時(shí)要考慮供應(yīng)商的實(shí)力和信譽(yù)。軟件供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)有長(zhǎng)期的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，能夠跟蹤技術(shù)的發(fā)展和客戶的要求，不斷對(duì)軟件進(jìn)行版本的更新和維護(hù)工作。

軟件的價(jià)格、企業(yè)原有資源的保護(hù)、與現(xiàn)有系統(tǒng)平滑的實(shí)現(xiàn)無縫鏈接

一般來說價(jià)格方面要考慮軟件的性能、功能、技術(shù)平臺(tái)、質(zhì)量、售后服務(wù)與支持等，另外也要做投資效益分析，包括資金利潤(rùn)率、投資回收期。要考慮實(shí)施周期及難度，避免造成實(shí)施時(shí)間、二次開發(fā)或用戶化時(shí)間過長(zhǎng)而影響效益的兌現(xiàn)。

所以軟件的投資一般包括：軟件費(fèi)用+服務(wù)支持費(fèi)用+二次開發(fā)費(fèi)用+因?qū)嵤┭诱`而損失的收益。在考慮價(jià)格因素的同時(shí)，同時(shí)要考慮企業(yè)原有資源的保護(hù)，這里所說的資源，不僅指硬件資源，還包括已有的數(shù)據(jù)資源。這樣在選擇軟件時(shí)，就要考慮軟件產(chǎn)品對(duì)硬件平臺(tái)的要求是否過高，原有的PC機(jī)能否使用，原有的數(shù)據(jù)資源能否平滑地移植到新的系統(tǒng)中。同時(shí)對(duì)一些已經(jīng)有的必須使用的軟件，怎樣和平滑的實(shí)現(xiàn)無縫鏈接，例如，已經(jīng)有的財(cái)務(wù)軟件，通過怎樣的方式將現(xiàn)有軟件中的數(shù)據(jù)通過怎樣的手段，通過軟件的配置接口，可以產(chǎn)生對(duì)應(yīng)的接口文件采用自動(dòng)或手動(dòng)的方式自動(dòng)拋轉(zhuǎn)到對(duì)應(yīng)的作業(yè)模塊，從而產(chǎn)生對(duì)應(yīng)的資料，以保證不產(chǎn)生多信息化造成的信息孤島的問題。

實(shí)施篇

所以對(duì)于選型，我們要考慮的也就是這些問題，通過對(duì)這些對(duì)后期的實(shí)施工作會(huì)產(chǎn)生影響的問題的分析，我們要明白自己在選型的時(shí)候，需要注意的問題和關(guān)注的核心及焦點(diǎn)。那么選型完成以后，在整個(gè)實(shí)施的過程中，我們應(yīng)該強(qiáng)調(diào)或注意的問題是那些呢？

人是保證系統(tǒng)實(shí)施成功的首要因素

首先，我們要強(qiáng)調(diào)人的因素，因?yàn)槿耸潜ＷC系統(tǒng)實(shí)施成功的根本。若人不配合，多么先進(jìn)的軟件也是白搭。

軟件公司提供的實(shí)施人員的經(jīng)驗(yàn)、素質(zhì)、態(tài)度，在整個(gè)實(shí)施過程中起決定性作用，其實(shí)更重要的是考察實(shí)施方的項(xiàng)目經(jīng)理和實(shí)施顧問，即使實(shí)施方信譽(yù)較好，業(yè)績(jī)很多，有不少成功案例，但也并不等于它的每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理和實(shí)施顧問素質(zhì)好，它的每個(gè)項(xiàng)目都成功。實(shí)施方的行業(yè)專家最有價(jià)值，從接觸中了解實(shí)施顧問對(duì)本企業(yè)業(yè)務(wù)的解決方案是否深刻理解和掌握，是判斷對(duì)方素質(zhì)的要點(diǎn)。

去考察實(shí)施人員的同類行業(yè)的實(shí)施結(jié)果是不錯(cuò)的方法。認(rèn)真負(fù)責(zé)的實(shí)施態(tài)度，可以保證實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)和成本的降低。企業(yè)可以積極努力選擇適合自己的軟件，但是怎樣將軟件應(yīng)用于實(shí)際工作，怎樣將軟件提供的好的管理方法體現(xiàn)于日常工作，從而改善并提高自己的管理，就完全看實(shí)施人員在整個(gè)實(shí)施過程中的實(shí)施的態(tài)度、實(shí)施方法及對(duì)行業(yè)的理解了，其實(shí)信息化工程也被稱之為“一把手工程”。

因?yàn)樵谡麄€(gè)信息化實(shí)施的過程中，可能會(huì)牽扯到公司的所有的部門，那么在整個(gè)過程中人員的處理，部門關(guān)系的協(xié)調(diào)，等工作是一定要一把手來處理的，即使一把手不用親歷親為，但是對(duì)應(yīng)的支持是一定要有的。一般來說公司要信息化主要是因?yàn)槭艿焦芾砥款i的制約，公司面臨一些急需解決的問題主要有：1、信息分散、混亂、零散，部門割裂嚴(yán)重，難以形成一個(gè)有機(jī)的統(tǒng)一；2、物流管理混亂直接導(dǎo)致產(chǎn)品成本不清，公司分不清產(chǎn)品的真實(shí)成本；3、公司各個(gè)部門、環(huán)節(jié)不能協(xié)調(diào)運(yùn)作，比如：產(chǎn)品的研發(fā)、工藝管理與生產(chǎn)、營(yíng)銷的不對(duì)稱問題；物流與資金流、信息流的不同步甚至矛盾等急需解決的問題。4、財(cái)務(wù)管理滯后，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)職能(核算和監(jiān)督)越來越不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的需要，預(yù)測(cè)、決策、分析、控制等財(cái)務(wù)職能越來越凸現(xiàn)，財(cái)務(wù)必須為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。公司高層必須認(rèn)識(shí)到這些問題后，才能認(rèn)識(shí)到信息化到底是什么、能干什么、能給企業(yè)帶來什么改變等一些問題，并積極參與進(jìn)來，在這之后給出一個(gè)清晰的收益評(píng)估之后，問題就迎刃而解了。

信息化不但強(qiáng)調(diào)一把手的參與，同時(shí)也要求全員參與，簡(jiǎn)單來說，因?yàn)橹挥写蠹覍⑺蟮臄?shù)據(jù)完整準(zhǔn)確的輸入系統(tǒng)，軟件才會(huì)分析出對(duì)應(yīng)的結(jié)果，軟件系統(tǒng)沒有辦法判斷結(jié)果的準(zhǔn)確，其能做的僅僅是保證整個(gè)運(yùn)算過程的準(zhǔn)確。若還存在有手工帳與系統(tǒng)各50%的情況存在，那么所謂的其實(shí)信息化對(duì)企業(yè)來說，其實(shí)沒有什么實(shí)際的意義。

實(shí)施的方法論

每個(gè)軟件公司都有自己的實(shí)施的方法論，企業(yè)一定要將軟件公司提供的整個(gè)的實(shí)施過程方法完全了解，制定出適合自己的方法來做整體實(shí)施。

要求軟件公司根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，制定出實(shí)施的進(jìn)度表，規(guī)定整個(gè)實(shí)施過程中的時(shí)間及人員安排，更重要的是企業(yè)要配合軟件公司就整個(gè)的作業(yè)分配表，規(guī)定軟件的每個(gè)作業(yè)是有哪個(gè)部門完成，避免培訓(xùn)時(shí)的盲目，同時(shí)減少因?yàn)樽鳂I(yè)分配不明確，導(dǎo)致系統(tǒng)分析的結(jié)果數(shù)據(jù)不正確的問題出現(xiàn)。同時(shí)要要求軟件公司不能將整個(gè)實(shí)施的過程，變成一個(gè)交授軟件使用方法的過程，而是要整體的向企業(yè)培訓(xùn)整個(gè)軟件的實(shí)現(xiàn)方法和信息化的相關(guān)內(nèi)容，給企業(yè)打下良好的管理的理論基礎(chǔ)，為企業(yè)以后提升管理自己方法做好鋪墊。培訓(xùn)對(duì)信息化來說是至關(guān)重要的。

無論是硬件和軟件，還是整個(gè)實(shí)施過程涉及的諸多知識(shí)，必須通過培訓(xùn)來進(jìn)行傳播。培訓(xùn)的質(zhì)量和效果也決定著實(shí)施的未來。良好的培訓(xùn)和知識(shí)的傳播機(jī)制，保證了被實(shí)施方迅速的掌握軟件的實(shí)現(xiàn)方法，并將其迅速的應(yīng)用到實(shí)踐中來，從而縮短實(shí)施周期，降低實(shí)施成本，加快系統(tǒng)上線的步伐除了注意以上的因素以外，我們要注意的還是配合問題，不但是企業(yè)與軟件提供商之間的配合，還有企業(yè)自身部門與部門之間，同部門人與人之間，不同部門的人與人之間的配合，也是我們要注意的。

因?yàn)闆]有任何一款軟件是完全適合整個(gè)企業(yè)的需求的，所以從選擇信息化開始，就一定面臨著BPR也就是經(jīng)常講的業(yè)務(wù)流程重組。業(yè)務(wù)流程重組，就是使公司在分析原有的各種業(yè)務(wù)流程之后，通過實(shí)施方的緊密參與重新確定公司的各種流程。實(shí)施方的實(shí)力和水平以及公司內(nèi)部對(duì)流程變革的能力和公司文化等因素密切相關(guān)。整個(gè)過程完整體現(xiàn)實(shí)施方的實(shí)施人員的經(jīng)驗(yàn)與素質(zhì)。

在這個(gè)過程中可能會(huì)對(duì)企業(yè)原有的制度、架構(gòu)、管理方法產(chǎn)生大的沖擊，那么就好象我們經(jīng)常說的，在改革大潮迎面撲來的時(shí)候，我們是咬牙頂住，還是順應(yīng)潮流呢？若選擇頂住，那么要考慮的是這樣的決定或行為會(huì)給自己或企業(yè)帶來的后果是什么樣，是否會(huì)導(dǎo)致整個(gè)信息化工程的整體失敗。所以這個(gè)時(shí)候就凸顯協(xié)調(diào)及配合工作在整個(gè)實(shí)施過程中的重要性。其實(shí)對(duì)于在實(shí)施過程中我們還要了解實(shí)施顧問能做什么，不能做什么，清楚地理解實(shí)施顧問在整個(gè)實(shí)施過程中的作用和局限性。對(duì)于整個(gè)實(shí)施的過程，以詳細(xì)的文檔形式加以記錄，作為最后整個(gè)實(shí)施結(jié)果檢討及評(píng)定的依據(jù)。

委托第三方監(jiān)理

若將整個(gè)的選型及實(shí)施工作交由沒有專業(yè)經(jīng)驗(yàn)的服務(wù)方來完成，那么整個(gè)過程是很難把握的好的，其實(shí)可以請(qǐng)專業(yè)的監(jiān)理公司介入整個(gè)選型和實(shí)施過程，將整個(gè)的決策的過程完全委托監(jiān)理公司去做，最后評(píng)定結(jié)果。

但是在監(jiān)理方選擇的時(shí)候一定要慎重，要杜絕軟件公司從中做手腳，從而產(chǎn)生既當(dāng)隊(duì)員，又當(dāng)裁判的狀況。推薦前期要有對(duì)應(yīng)的前期法律文件來詳細(xì)的約束雙方的權(quán)利義務(wù)。在項(xiàng)目過程中，以這份文件來約束雙方的權(quán)利和義務(wù)，在整個(gè)項(xiàng)目結(jié)束以后，整體的評(píng)定雙方在整個(gè)過程中的行為，從而分析在整個(gè)信息化過程中缺失問題的權(quán)責(zé)，給下次改進(jìn)打好良好的基礎(chǔ)。

通過以上的介紹，我們對(duì)系統(tǒng)從選型開始，到系統(tǒng)上線的全過程中存在的種種主要風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了系統(tǒng)的分析。通過對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)和分析，我們可以意識(shí)到：建立起一整套行之有效的項(xiàng)目和風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，對(duì)提高系統(tǒng)的實(shí)施成功率至關(guān)重要。對(duì)項(xiàng)目所有方面的計(jì)劃、組織、管理和監(jiān)控，是為了達(dá)到項(xiàng)目實(shí)施后的預(yù)期成果和目標(biāo)而采取內(nèi)部和外部的持續(xù)性的工作程序。這是對(duì)時(shí)間、成本，以及產(chǎn)品、服務(wù)細(xì)節(jié)的需求相互間可能發(fā)生矛盾進(jìn)行平衡的基本原則。那么我們要掌握這些細(xì)節(jié)，從而將整個(gè)過程中的問題的主動(dòng)權(quán)掌握在自己的手中，只有這樣才可以保證整個(gè)選型和實(shí)施的工作以順利告終。（支點(diǎn)網(wǎng)）