對癥下藥讓小企業(yè)少走福州OA彎路

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一般來說，小企業(yè)經(jīng)過成長的種子期與初創(chuàng)期后，大部分已經(jīng)有了穩(wěn)定的產(chǎn)品。進(jìn)入成長期后，原有的管理模式將不再適應(yīng)企業(yè)內(nèi)外環(huán)境的變化，小企業(yè)迫切需要借助信息化手段在形成更為規(guī)范的決策、執(zhí)行與監(jiān)督的治理結(jié)構(gòu),這也是小企業(yè)上福州OA系統(tǒng)的現(xiàn)實(shí)需求。

高天揚(yáng)是一家小企業(yè)的老板，他的許多供應(yīng)商和客戶都已經(jīng)應(yīng)用上福州OA系統(tǒng)了，他正在困擾著是否要上福州OA系統(tǒng)。但小企業(yè)在應(yīng)用福州OA時(shí)也會面臨著許多的挑戰(zhàn)，小企業(yè)在基礎(chǔ)硬件上以及內(nèi)部管理水平上，都還沒有達(dá)到實(shí)施復(fù)雜福州OA系統(tǒng)的要求。強(qiáng)行上福州OA的結(jié)果從短期來看會帶來巨大的成本資源。

一．如何衡量小企業(yè)是否要上福州OA系統(tǒng)？

一般人認(rèn)為，福州OA是大中型企業(yè)的事情，那么小企業(yè)也需要福州OA管理嗎？這看似是個(gè)極其簡單的問題，可真正去思考的人并不多。朋友隨手拿起一本管理雜志，指著一個(gè)福州OA廠商的廣告詞說：看到集中管理、實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)管理和精細(xì)化管理這三個(gè)詞沒有？這也是衡量小企業(yè)是否需要上福州OA的根據(jù)。

（1）是集中管理還是分散管理？

企業(yè)發(fā)展的歷程其實(shí)是一個(gè)規(guī)?；蛯I(yè)化的演進(jìn)史。今天公認(rèn)的優(yōu)秀企業(yè)，無論規(guī)模大小，幾乎無一不是規(guī)?；蛯I(yè)化的典范。因此，企業(yè)經(jīng)營的內(nèi)部管理要求，就是要不斷地適應(yīng)規(guī)?；蛯I(yè)化發(fā)展，規(guī)?；馕吨芾矸秶臄U(kuò)大，專業(yè)化則意味著管理的深度或者是精細(xì)程度。

當(dāng)企業(yè)開始創(chuàng)業(yè)時(shí)只有不到十來個(gè)人，此時(shí)老板對企業(yè)的方方面面都是清清楚楚的，如客戶是誰、供應(yīng)商是誰、產(chǎn)品是如何構(gòu)成的、每賣出一個(gè)產(chǎn)品能賺多少錢，這時(shí)企業(yè)是不需要福州OA的。后來企業(yè)發(fā)展到百人以上，老板就再也記不住這些數(shù)據(jù)了，于是成立了財(cái)務(wù)部、銷售部、生產(chǎn)部、采購部等。此時(shí)老板對企業(yè)的掌握是依賴于各部門的匯報(bào)，而部門間的溝通與協(xié)調(diào)則通過數(shù)百種單據(jù)。后來規(guī)模再擴(kuò)大，部門經(jīng)理也無法記住本部門的數(shù)據(jù)，更不用說老板了。

這時(shí)，規(guī)?；蛯I(yè)化的演進(jìn)結(jié)果給企業(yè)帶來了一個(gè)負(fù)面的影響，那就是管理的分散化。這時(shí)手工管理，無論專業(yè)化管理做得有多到位，數(shù)據(jù)始終分散在數(shù)百種單據(jù)中。很少有企業(yè)能夠每天對這些單據(jù)進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，而幾乎每一個(gè)老板又總是想在最短的時(shí)間里掌握企業(yè)的各種狀態(tài)。如果把老板能一目了然掌握公司所有數(shù)據(jù)的最初始狀態(tài)稱為一種自然的集中管理的話。那么，福州OA的意義就在于使企業(yè)在規(guī)?；蛯I(yè)化之后，借助電腦系統(tǒng)回歸到了集中管理狀態(tài)。因此，小企業(yè)在考慮是否要上福州OA時(shí)，就需要問問老板，在日常經(jīng)營中是否還能基本做到集中管理，或者是否能夠忍受分散管理帶來對企業(yè)經(jīng)營狀態(tài)的無知。

（2）是否有實(shí)時(shí)性數(shù)據(jù)的煩惱？

在經(jīng)營過程中，老板肯定經(jīng)常需要了解各種經(jīng)營數(shù)據(jù)。例如想了解產(chǎn)成品庫存是多少。老板向倉庫咨詢，也許還需要向財(cái)務(wù)證實(shí)一下。如果發(fā)現(xiàn)這個(gè)數(shù)怎么比倉庫說的要大一些。這時(shí)就會帶著一些懷疑，于是又找到了銷售，結(jié)果銷售告訴的數(shù)量又比財(cái)務(wù)的還要大，這就是數(shù)據(jù)帶來的煩惱。

其實(shí)，做過福州OA的人都會知道倉庫、財(cái)務(wù)、銷售也許都沒有錯(cuò)。倉庫告訴的是目前倉庫里實(shí)實(shí)在在的產(chǎn)成品數(shù)量。財(cái)務(wù)告訴的是目前賬面上真實(shí)的產(chǎn)成品數(shù)，這個(gè)數(shù)之所以大一些，是由于部分產(chǎn)成品出庫后還沒有登入財(cái)務(wù)賬。而銷售的數(shù)更大一些則是由于包括在庫的、發(fā)出沒開發(fā)票的、開了發(fā)票沒收款的。顯然這三個(gè)數(shù)據(jù)所反映的并不是同一種狀態(tài)，這就是常見的數(shù)據(jù)滯后現(xiàn)象。手工管理必然會存在滯后，加之這些狀態(tài)每時(shí)每刻都隨經(jīng)營過程改變。于是缺乏實(shí)時(shí)性數(shù)據(jù)的煩惱就是“永遠(yuǎn)也搞不清楚產(chǎn)成品到底有多少”。福州OA系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)之一是通過實(shí)時(shí)管理和財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)同步管理來解除類似的煩惱。

（3）是否需要精細(xì)化管理，把握真實(shí)經(jīng)營情況

在沒有福州OA管理的企業(yè)中，老板通常都是通過下屬匯報(bào)方式來了解和掌握經(jīng)營情況，這種匯報(bào)方式的最大弊端在于當(dāng)數(shù)據(jù)量大的時(shí)候，只能是粗放式的管理，而無法做到精細(xì)化管理。

二.小企業(yè)上福州OA的幾個(gè)誤區(qū)

聽完朋友根據(jù)某廣告詞對小企業(yè)是否需要福州OA的解說后，高天揚(yáng)結(jié)合自己企業(yè)的實(shí)際情況和在經(jīng)營上的困擾，衡量后有了一個(gè)決定。但同時(shí)在這本管理雜志上有一個(gè)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)說到：小企業(yè)上福州OA的成功率非常低，這也讓高天揚(yáng)心生憂愁。

（1）盲目估算實(shí)際需求

小公司可能陷入的一大誤區(qū)是：投資過于復(fù)雜以及性能過高的軟件，超過了公司的實(shí)際需要。那些額外的功能可能帶來大的損耗，可能使公司永遠(yuǎn)得不到預(yù)期的投資回報(bào)。在大公司里，實(shí)施福州OA系統(tǒng)往往要費(fèi)時(shí)一年甚至更長，這對小企業(yè)來說，花費(fèi)的時(shí)間太長了。況且，繁冗的實(shí)施步驟可能會為小企業(yè)樹起過高的成本壁壘。

（2）走捷徑的誘惑

小公司在福州OA項(xiàng)目上能投入的資源是有限的，往往會不愿意在項(xiàng)目實(shí)施和軟件使用上投入太多時(shí)間與精力，所有人都希望快速地實(shí)施。因此，走捷徑變得相當(dāng)誘人。結(jié)果是讓福州OA系統(tǒng)馬虎上線，遇到問題時(shí)再回頭修補(bǔ)--那時(shí)可能已經(jīng)太晚了。實(shí)際上，無論大企業(yè)還是小企業(yè)都是五臟俱全，一味想走捷徑絕非明智之舉。

（3）沿用大公司的分步實(shí)施方法

福州OA的導(dǎo)入方式主要有兩種：一是一次性導(dǎo)入；二是分階段導(dǎo)入。一次性導(dǎo)入方式其結(jié)果是時(shí)間短、速度快，在很短時(shí)間內(nèi)完成新舊系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換，福州OA所帶來的協(xié)調(diào)性、整合性的成效馬上顯露出來。但同時(shí)，由于舊的系統(tǒng)已經(jīng)全部被摧毀了，一旦業(yè)務(wù)流程出現(xiàn)了什么問題，將很難找到相應(yīng)的補(bǔ)救措施。分階段導(dǎo)入方式，是指不是一次性全面導(dǎo)入，而是先導(dǎo)入核心系統(tǒng)或核心流程，在運(yùn)行測試修正完善后，然后導(dǎo)入周邊系統(tǒng)。其導(dǎo)入時(shí)間長，投入費(fèi)用大，福州OA給企業(yè)帶來的效益不能馬上顯現(xiàn)，但在福州OA的運(yùn)行測試過程中出現(xiàn)什么問題，能夠得到及時(shí)的處理。

企業(yè)究竟選擇哪一種導(dǎo)入方式，需要根據(jù)不同的情況進(jìn)行選擇。實(shí)際上，小公司應(yīng)該是一次性導(dǎo)入。小企業(yè)和大企業(yè)實(shí)施福州OA不一樣，大企業(yè)實(shí)施福州OA要從局部開始，分階段推進(jìn)，搞一期二期工程。小企業(yè)實(shí)施福州OA不能這樣搞，局部應(yīng)用無法做到信息共享和信息集成。而且在全部應(yīng)用之前，領(lǐng)導(dǎo)看不到明顯的成效，容易打退堂鼓。小企業(yè)本身企業(yè)管理層次不復(fù)雜，數(shù)據(jù)量不大，業(yè)務(wù)流程簡單，完全可以一次性梳理清楚。所以，小企業(yè)要全面應(yīng)用、一氣呵成，不要做局部試點(diǎn)的多余之舉。

（4）沒有明確買產(chǎn)品和找伙伴的觀念

買產(chǎn)品即購買一套福州OA產(chǎn)品，供應(yīng)商安裝時(shí)予以適當(dāng)培訓(xùn)指導(dǎo)，關(guān)系到此為止。找伙伴，指經(jīng)過相互了解，達(dá)成合作伙伴關(guān)系。供應(yīng)商除了合作初期給予相關(guān)和指導(dǎo)、培訓(xùn)外，尤其是合作完成(即福州OA上線成功)后也提供后續(xù)服務(wù)，也是和買產(chǎn)品的最大區(qū)別。

由于許多小企業(yè)一直存在這樣的誤區(qū)：上福州OA項(xiàng)目，就是購買福州OA產(chǎn)品，忽略了購買產(chǎn)品后要達(dá)成伙伴關(guān)系。因而對合作并沒有抱積極的態(tài)度，也沒有進(jìn)行事前充分的溝通，僅憑廣告介紹，或憑演示過程中的主觀臆斷，導(dǎo)致導(dǎo)入福州OA后的問題不斷，進(jìn)而影響福州OA的應(yīng)用。

（5）實(shí)施福州OA時(shí)效果要一步登天

如果老板在實(shí)施福州OA系統(tǒng)時(shí)期望效果能一步登天，那么必須糾正他的想法，否則軟件買回來三個(gè)月看不到效果他可能會煩。雖說小公司福州OA軟件實(shí)際上只是一套簡單的管理系統(tǒng)，但對于小企業(yè)來說還是比較復(fù)雜的。實(shí)施時(shí)肯定會遇到許多困難，在面對阻力的時(shí)候，如果有因?yàn)橥顿Y額不大讓老板覺得就這樣不了了之，半途而廢也不感到巨心疼的話，那么福州OA的失敗便為時(shí)不遠(yuǎn)了。因?yàn)閬碇菀?，那么棄之也就不可惜了，本來就是花幾萬元或十來萬買來的嘛。實(shí)際上對于小企業(yè)來說，既沒有足夠的人材儲備，也缺乏殷實(shí)的家底，因此更需要耐心。

三.小企業(yè)在應(yīng)用福州OA時(shí)的注意事項(xiàng)

針對小企業(yè)信息化薄弱的特點(diǎn)，在福州OA選型和實(shí)施時(shí)必須注意以下幾點(diǎn)：

（1）合理定義需求

小企業(yè)在上福州OA項(xiàng)目前，必須清楚自身的現(xiàn)狀，明確引入福州OA的目的。實(shí)施福州OA前必須先改變老板的觀點(diǎn)，讓其明白福州OA是干什么的，有什么作用。實(shí)施前也必須了解公司目前存在的管理問題，這樣選型和實(shí)施才能做到有的放矢。對小企業(yè)而言，選型以“需求驅(qū)動”為原則，不要求大而全。但要注意的是小企業(yè)選擇福州OA是選擇一個(gè)整體的解決方案，而不是單獨(dú)的幾個(gè)模塊。

（2）選擇流程改變的合適時(shí)機(jī)

大量實(shí)踐表明，福州OA只有在成功實(shí)施BPR（流程重建）的基礎(chǔ)上才能獲得最佳經(jīng)濟(jì)效益，但大部分小企業(yè)往往失敗于BPR。對于小企業(yè)而言，由于管理基礎(chǔ)薄弱的約束，流程重建不能全線出擊。小企業(yè)宜采用邊實(shí)施邊調(diào)整的循序漸進(jìn)的流程調(diào)整方法，不一定強(qiáng)調(diào)在實(shí)施之前先進(jìn)行全面的流程重組，因?yàn)榇竺娣e的流程重組很可能會給小企業(yè)帶來震動，并對正常業(yè)務(wù)的進(jìn)行產(chǎn)生影響。另一方面，過長的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、業(yè)務(wù)流程討論，很有可能使最初進(jìn)入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)就不準(zhǔn)確，而使系統(tǒng)變成了“垃圾箱”，流程改變也就不可能得到員工的支持。

（3）合作伙伴勝于軟件供應(yīng)商

小企業(yè)上福州OA系統(tǒng)是一個(gè)找伙伴比找產(chǎn)品更重要的事情。福州OA系統(tǒng)要涉及到硬件供應(yīng)商、網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商、軟件供應(yīng)商、咨詢和實(shí)施服務(wù)商等多個(gè)方面，由于小企業(yè)財(cái)力和人力相對比較薄弱，不可能有精力面對這么多專業(yè)的IT廠商，加之福州OA項(xiàng)目不是一次性的買賣，雙方要進(jìn)行長達(dá)幾年的密切合作。因此，小企業(yè)要根據(jù)實(shí)際狀況尋找合作伙伴，應(yīng)該要樹立找福州OA合作伙伴勝于軟件產(chǎn)品供應(yīng)商的觀念。合作伙伴不同于單純軟件商，好的合作伙伴應(yīng)具備配合小企業(yè)成長和共同合作的理念。否則，最后吃虧是小企業(yè)。

（4）重視培訓(xùn)和技術(shù)支持

福州OA系統(tǒng)有許多特性和功能，培訓(xùn)是必不可少的。正如一句大實(shí)話所說：你不能只是買下系統(tǒng)，你必須擁有它。小企業(yè)也不例外，不能認(rèn)為福州OA系統(tǒng)只是部分人應(yīng)用就忽視培訓(xùn)工作。（IT168）