請(qǐng)不要忽視項(xiàng)目文檔管理？

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

這么些年來，大大小小經(jīng)歷了一些信息系統(tǒng)的實(shí)施項(xiàng)目，有一部分是協(xié)助別人進(jìn)行項(xiàng)目的實(shí)施工作，有一部分是自己負(fù)責(zé)管理項(xiàng)目的實(shí)施工作，另外還有一部分是通過各種渠道了解的別人的項(xiàng)目實(shí)施工作，在這個(gè)過程中也在不斷地思索一些管理方面的問題。信息系統(tǒng)的實(shí)施工作是紛繁復(fù)雜的，走過了這么些年，令自己欣慰的是積累了一些成功的經(jīng)驗(yàn)，另外一個(gè)感觸就是一次次發(fā)現(xiàn)可改進(jìn)之處的欣喜和感悟，現(xiàn)在就將項(xiàng)目管理過程中本人關(guān)于文檔管理的一些潛質(zhì)拙見通過本文進(jìn)行一個(gè)分享。

在此前的關(guān)于信息系統(tǒng)的項(xiàng)目實(shí)施管理整個(gè)過程的文章中也提到過一些文檔管理的內(nèi)容，撰寫此文的目的在于更加詳實(shí)的表達(dá)我對(duì)項(xiàng)目管理過程中的文檔管理的一些理解。

文檔管理的重要性

一直以來，有很多的人都在說文檔管理的重要性，最耳熟能詳?shù)哪^于軟件項(xiàng)目中的人員變動(dòng)以后后面的人無法識(shí)別之前的代碼，或者識(shí)別的成本較高。事實(shí)情況是，就算人員不變動(dòng)，時(shí)間長了，當(dāng)時(shí)的編寫者也不會(huì)記得當(dāng)時(shí)的思路是什么，因?yàn)闀r(shí)間會(huì)消磨一些東西，另外每個(gè)人的想法和思維方式也在發(fā)生變化。

一個(gè)項(xiàng)目組織在進(jìn)行一些想法的溝通時(shí)，由于個(gè)人知識(shí)結(jié)構(gòu)的不同、所處的地位立場不同等原因也會(huì)導(dǎo)致對(duì)一個(gè)想法的最終實(shí)現(xiàn)方案的認(rèn)知上存在差異，最終落實(shí)到方案上也會(huì)有所不同，通過一個(gè)書面的文檔可以將每個(gè)人的認(rèn)知形成一個(gè)統(tǒng)一的認(rèn)知，減少不必要的溝通障礙。同時(shí)明確的文檔也可以給參與者更多思考的空間。

 為了達(dá)到一個(gè)好的溝通交流方式，我們需要各式各樣的文檔，在現(xiàn)實(shí)的項(xiàng)目管理過程中也確實(shí)存在了大量的文檔，每個(gè)人都認(rèn)為文檔是重要的，但是當(dāng)真正文檔到來的時(shí)候又開始困擾了，會(huì)不自覺的有些厭煩和無從下手。做文檔的過程是辛苦的，更是麻煩的，原來幾句話的事情在有了文檔以后變得異常麻煩，需要對(duì)應(yīng)好格式，需要不同人員的審核和認(rèn)可，難免就會(huì)覺得麻煩；而在自己做完文檔以后發(fā)現(xiàn)可用性并不如想象中的那么高，真正想要的文檔不知道到哪里去找，不同的文檔說法不統(tǒng)一，等等諸如此類的問題讓使用者有點(diǎn)無從下手。

或許是印證了一句話，叫做事情做的沒有頭緒的時(shí)候就想到了管理，對(duì)于那些各式各樣的文檔同樣不會(huì)例外。

文檔管理的方式

在文檔管理的過程中，需要把握住一些重要的原則和方法，這樣可以讓我們的文檔真正達(dá)到我們預(yù)期的目的。

文檔模板的管理

面對(duì)各類紛繁復(fù)雜的文檔，如果各式各樣，每個(gè)人一個(gè)風(fēng)格，不論從美觀性和可讀性上都會(huì)有影響，所以在文檔管理中的過程中需要建議一套文檔的模板。

在建立文檔模板時(shí)，需要對(duì)一些格式進(jìn)行要求，需要將一些基本的要素固化到文檔模板中，確保文檔需要的內(nèi)容能夠在文檔中體現(xiàn)，例如文檔的頁眉頁腳、文檔變更歷史、文檔的目錄方式、文檔的字體等。

在建立文檔時(shí)，要注意做好文檔的分類，各種分類有一個(gè)清晰的定義，使用者可以清楚地知道實(shí)際使用時(shí)要采用哪種模板。如果是使用共享目錄方式管理文檔，需要在一個(gè)相對(duì)容易找到的文件夾目錄中存放模板，如果是使用信息系統(tǒng)方式進(jìn)行模板管理，最好能夠在首頁進(jìn)行一個(gè)連接，或者是讓使用者可以快速的搜索到。在建立分類時(shí)，需要含有一個(gè)共同類，或者叫做公用類，因?yàn)樵趯?shí)際的使用過程中總是會(huì)有一些新的類別出現(xiàn)，也會(huì)有一些無法進(jìn)行分類的文檔，這個(gè)時(shí)候就可以通過共同類進(jìn)行管理。

 文檔目錄的管理

為了能夠在紛繁復(fù)雜的文檔中找到需要的文檔，需要在進(jìn)行文檔管理時(shí)建立一套完整的文檔目錄體系，主要包括文檔的索引管理和文檔的分類管理。

在進(jìn)行文檔管理前，需要對(duì)不同的文檔建立一個(gè)分類，建議不同的分類可以便于文檔的查找，也可以針對(duì)不同的分類制定不同的管理要求。如果是文件夾方式管理，還需要分別不同的文件夾內(nèi)容的安排以及權(quán)限的控制，因?yàn)槲募A管理的特殊性，需要注意其權(quán)限管理的簡潔化；如果是采用信息系統(tǒng)管理，需要注意類型的編碼體系的建立。一個(gè)好的文檔分類體系可以讓使用者方便地進(jìn)行文檔的歸類和查找，文檔的分類在一些管理過程中還需要注意歸檔管理的需求。

對(duì)于文檔，需要建立一套索引機(jī)制，這里之所以特別提出索引機(jī)制，是因?yàn)樵谌粘５奈臋n使用中，會(huì)發(fā)現(xiàn)一些很多類似的文檔，或者類似的內(nèi)容說明，由于不同的撰寫者會(huì)對(duì)一些基本的概念或者原則的說明會(huì)存在一些差異，這個(gè)時(shí)候就需要能夠有一個(gè)索引來明確什么是最準(zhǔn)確的，這一點(diǎn)在項(xiàng)目管理過程中特別重要，因?yàn)橐粋€(gè)項(xiàng)目組往往會(huì)不時(shí)的發(fā)生一些變動(dòng)，后來人面對(duì)多個(gè)說法時(shí)很難知道什么是對(duì)的，同時(shí)一些實(shí)際情況也會(huì)發(fā)生變動(dòng)，一些說法也需要進(jìn)行修正，而之前的一些文檔也無法進(jìn)行更正，所以這個(gè)時(shí)候也需要有一個(gè)索引來明確正確的說法，這一點(diǎn)問題也可以通過文檔版本的管理加以改善。另外對(duì)于那些紛繁復(fù)雜的文檔，有些只是事務(wù)性的，通過一個(gè)索引的方式，可以將一些重點(diǎn)的內(nèi)容放在一個(gè)突出的位置，便于進(jìn)行檢索和閱覽。

不論是文件夾方式還是信息系統(tǒng)方式，都需要注意對(duì)文檔的權(quán)限管理，特別是對(duì)一些歸檔的文檔，避免歸檔的文檔被不正確的修改或者刪除。

文檔的命名規(guī)范

各種文檔，如果名稱多樣，或者名稱含義模糊將會(huì)造成使用和交流上的不便，需要建立一套有效的命名規(guī)范體系。

對(duì)于文檔的名稱，首先需要名稱能夠容易識(shí)別，有些使用者不是很注意文檔的名稱，經(jīng)常直接用文件的默認(rèn)名稱，或者就是一個(gè)自己的姓名、項(xiàng)目的名稱等，其他的使用者很難識(shí)別是什么類型的文檔。

在文檔的使用過程中，可以規(guī)定在文檔的某些部位必須放置文檔的類型或者某些其他關(guān)鍵字，例如將要求將文檔的類別放在文件名的頭部，對(duì)于月度性的文檔，規(guī)定頭部必須放某年某月，等等。

對(duì)于一些分不同版本的文檔，可以要求分不同的版本進(jìn)行管理，文件名稱中注明版本號(hào)，對(duì)于終稿等一些標(biāo)志性的內(nèi)容可以加一些特殊的標(biāo)識(shí)，這樣可以明確其重要性和權(quán)威性。

這些方式將有助于文檔的文件名的整潔和清晰，使用者在查找時(shí)也較為方便。在進(jìn)行文檔的交互調(diào)整過程中，也可以增加一些日期或者修改者的標(biāo)識(shí)來進(jìn)行傳遞，主要的目的在于能夠唯一識(shí)別一個(gè)文檔，減少互相溝通的障礙。

文檔的變更管理

文檔在使用過程中發(fā)生變更是很常見的現(xiàn)象，對(duì)于發(fā)生變更的文檔，需要通過手段加以約束，最常用的方法就是版本的管理，對(duì)于形成的文檔及時(shí)進(jìn)行歸檔保存。

文檔發(fā)生變更時(shí)，需要能夠做到兩點(diǎn)：第一，文檔有清晰的變更記錄，主要是針對(duì)變化的部分，不能讓每個(gè)使用者在文檔發(fā)生變化后都需要把文件通篇讀一遍；第二，文檔的最終版本要能方便的閱覽，如果出現(xiàn)只能看變更歷史才知道最終版本的話將大大提高使用成本。

在文檔發(fā)生變更時(shí)，需要能夠通過必要的途徑通知相關(guān)人，例如通過郵件通知或者公告通知的方式，避免新的文檔產(chǎn)生后還有大量的使用者使用舊的文檔，在實(shí)際操作環(huán)境中，ISO9000管理使用的簽字回收重要文檔的方式很值得借鑒，當(dāng)然對(duì)一些電子文檔需要采用一些其他變通的方式來處理。

文檔的審核制度

很多文檔作為一種指導(dǎo)性文件，需要有一定的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，因而對(duì)文檔進(jìn)行必要的審核是必須的。

文檔的審核時(shí)機(jī)一般為文檔建立時(shí)和文檔發(fā)生變更時(shí)，對(duì)于文檔的適用范圍的變更也應(yīng)該進(jìn)行必要的審核。通過文檔的審核，可以檢查是否存在錯(cuò)誤的事項(xiàng)或者一些不合理的事項(xiàng)，撰寫者和審核者所處的崗位不同、知識(shí)結(jié)構(gòu)不同，對(duì)于一個(gè)文檔如何撰寫的角度和看法也會(huì)不同，在后續(xù)的審核過程中能夠很好的進(jìn)行文檔的校正。同時(shí)，文檔的審核機(jī)制也可以明確各自崗位的責(zé)任。

后記

信息系統(tǒng)的實(shí)施是一個(gè)負(fù)責(zé)的管理過程，需要方方面面的管理工作配合到位，文檔作為一種日常交流的重要依據(jù)和工作成果的總結(jié)顯得尤為重要，在文檔管理的過程中既要注意嚴(yán)肅性，又要能兼顧靈活性，要本著在達(dá)到正常的規(guī)范性的基礎(chǔ)上盡可能地方便使用者的使用和交流，提高使用效率。

文檔管理工作在其他的一些管理工作中同樣是一個(gè)重要的內(nèi)容，很多大型企業(yè)都會(huì)有一個(gè)專門的檔案管理部門進(jìn)行文檔的歸檔管理，這些都能充分體現(xiàn)文檔管理的重要性之所在。