新增會議

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新增會議

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　　一、在企業(yè)中新增會議管理存在的問題

　　1、在很多公司中，召開會議之前都是通過QQ群、微信群以及其他軟件通知與會人員就行了，并沒有對每一次會議進(jìn)行規(guī)范的登記，以后如果想查看關(guān)于某個主題的會議是否召開，哪些人參加了，都找不到依據(jù)。

　　2、部分申請召開會議的人員在召開會議之前沒有提前做好會議室預(yù)約安排，結(jié)果到了時間才發(fā)現(xiàn)其他人也要占用會議室，只有臨時更換會議室，臨時通知與會人員。

　　3、有時候需要召開的會議太多，與會人員經(jīng)常忘記什么時候要召開哪些會議，而相關(guān)的會議通知都是通過聊天軟件發(fā)送的，查找起來也十分不方便，因此容易存在漏開會議的情況。

　　4、如果領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室，但是又需要安排一場會議怎么辦?

　　二、系統(tǒng)中新增會議的管控點及作用

　　1、在系統(tǒng)中，通過新增會議單據(jù)實現(xiàn)對會議召開工作的規(guī)范化管理，在每一次召開會議之前，相關(guān)負(fù)責(zé)人將會議的時間、會議室、主辦部門、與會人員等信息填寫到系統(tǒng)中，形成完整化的會議記錄，方便備查。

　　2、申請召開會議的人員提前填好新增會議單據(jù)，然后提交給會議室管理人員進(jìn)行審核，會議室管理人員通過查看會議一覽表可以看出在相應(yīng)的時間內(nèi)有沒有其他會議占用該會議室，如果存在占用，及時在審批意見中進(jìn)行反饋，以便申請人員及時更換，保證會議的正常召開。

　　3、單據(jù)中可以對與會人員進(jìn)行管理，只要錄入了相關(guān)的與會人員，對應(yīng)人員打開系統(tǒng)就能在新增會議列表及時查看自己什么時間需要參加哪些會議，并且系統(tǒng)根據(jù)單據(jù)上會議開始時間和當(dāng)前時間進(jìn)行對比，自動顯示會議狀態(tài)為：未開始、進(jìn)行中、已結(jié)束三種狀態(tài)，方便提前做好準(zhǔn)備工作。

　　4、可以將會議中需要用到的相關(guān)資料通過附件的形式上傳到系統(tǒng)中去，方便各與會人員提前了解會議內(nèi)容。

　　5、在新增會議列表中，只能查看自己申請的或者與會人員是自己的會議，避免在諸多會議中去篩查的麻煩，同時也很好的保證了會議信息的安全性。

　　6、系統(tǒng)支持移動辦公，并且提供免費的手機版，即使你不在辦公室也可以打開手機端填寫和安排會議召開工作。

　　三、泛普軟件中的新增會議單據(jù)

　　在泛普企業(yè)管理系統(tǒng)中，由申請召開會議的人員填寫此單據(jù)。

　　1、基本信息

　　新增會議單據(jù)主要包含會議主題、會議室、主持人、申請人、主辦部門、會議紀(jì)要員、會議日期、開始時間、結(jié)束時間、與會人員、說明等內(nèi)容。