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工程項目檔案管理軟件的功能要求有哪些
中美的檔案部門多年來應(yīng)用計算機(jī)輔助檔案管理，開發(fā)了大量應(yīng)用軟件，對提高檔案管理的現(xiàn)代化水平發(fā)揮了積極作用。但長期以來，應(yīng)用于輔助文件管理的軟件系統(tǒng)應(yīng)具備哪些基本功能，并沒有統(tǒng)一的要求。這就造成了很多問題，比如重復(fù)開發(fā)時有發(fā)生，其中有很多低水平的重復(fù)，很多軟件在功能設(shè)置上存在缺陷，或者主要功能不全，或者很少使用的次要功能過于龐雜，有的甚至為及時筆采用一些不成熟的技術(shù)造成了很大的隱患軟件系統(tǒng)的鑒定和評價缺乏一致的相對穩(wěn)定的評價基礎(chǔ)，降低了這些作品的權(quán)威性。
一、選擇工程項目檔案管理軟件應(yīng)遵循的原則
1、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范性
文件管理軟件應(yīng)符合文件的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，包括記錄標(biāo)準(zhǔn)、信息分類和主題標(biāo)引規(guī)則、整理標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)、電子文件存儲標(biāo)準(zhǔn)等。
2、靈活性
靈活性和標(biāo)準(zhǔn)性、正?；寝q證統(tǒng)一的。國家、行業(yè)、各地標(biāo)準(zhǔn)存在一定差異，系統(tǒng)只具有一定范圍的靈活性，包括靈活的實體分類、標(biāo)準(zhǔn)描述和動態(tài)描述、報告的靈活設(shè)計和輸出可以適應(yīng)各種標(biāo)準(zhǔn)。
在配置靈活性方面，應(yīng)該允許用戶選擇操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、單機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、體系結(jié)構(gòu)等。
3、可擴(kuò)充性
隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，用戶會有新的需求，包括新的文件管理方式、更先進(jìn)的計算機(jī)體系結(jié)構(gòu)、更大容量的存儲要求文件管理軟件能夠方便地擴(kuò)展以滿足新的業(yè)務(wù)需求。
二、工程項目檔案管理軟件的功能要求
1、加強宏觀管理
促進(jìn)計算機(jī)輔助檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，使其更適合實際工作的要求，跟上相關(guān)技術(shù)的發(fā)展。
2、提供功能設(shè)置
為開發(fā)檔案管理軟件提供功能設(shè)置的依據(jù)。
3、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)配套
使計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
三、工程項目檔案管理軟件的每個具體功能的要點如下
1、排序和編目功能的要求
這部分功能需求突出了電子文檔自動歸檔操作中文檔的集成管理和收錄關(guān)鍵詞的設(shè)置、自動索引和歸檔中涉及的封面、表格等的自動打印。這些規(guī)定已在計算機(jī)輔助檔案管理中得到實際應(yīng)用、并且形式化地確定了可以高效率完成的功能，有利于充分發(fā)揮計算機(jī)的效率。
2、使用查詢功能的要求
這是計算機(jī)輔助文件管理中最常用的功能。為了適應(yīng)當(dāng)前的技術(shù)水平并考慮到最近的發(fā)展，全文檢索和圖、文、聲、圖像綜合檢索功能提出了要求。
3、輔助實體管理功能要求
綜合檔案管理的這部分功能、機(jī)關(guān)、大型企業(yè)和企業(yè)集團(tuán)的檔案管理部門非常重要，規(guī)定的職能包括:檔案收集、接收、移交、鑒定、安全變更處理等，而且還需要上述處理的時間、來源、數(shù)量、種的。載體、人員等進(jìn)行管理。這些功能有助于將相關(guān)工作系統(tǒng)地整合到計算機(jī)的自動處理流程中。
綜上所述，這些問題造成了人和錢的損失、另一方面，也阻礙了國家檔案管理現(xiàn)代化水平的提高。有關(guān)部門覺得在業(yè)務(wù)指導(dǎo)過程中遇到此類問題難以表達(dá)明確意見，各地基層人員對此也反映強烈迫切需要對計算機(jī)檔案管理軟件的功能要求制定規(guī)章制度。
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