工程項(xiàng)目檔案管理軟件的功能要求有哪些

　　中美的檔案部門多年來應(yīng)用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理，開發(fā)了大量應(yīng)用軟件，對(duì)提高檔案管理的現(xiàn)代化水平發(fā)揮了積極作用。但長(zhǎng)期以來，應(yīng)用于輔助文件管理的軟件系統(tǒng)應(yīng)具備哪些基本功能，并沒有統(tǒng)一的要求。這就造成了很多問題，比如重復(fù)開發(fā)時(shí)有發(fā)生，其中有很多低水平的重復(fù)，很多軟件在功能設(shè)置上存在缺陷，或者主要功能不全，或者很少使用的次要功能過于龐雜，有的甚至為及時(shí)筆采用一些不成熟的技術(shù)造成了很大的隱患軟件系統(tǒng)的鑒定和評(píng)價(jià)缺乏一致的相對(duì)穩(wěn)定的評(píng)價(jià)基礎(chǔ)，降低了這些作品的權(quán)威性。

　　一、選擇工程項(xiàng)目檔案管理軟件應(yīng)遵循的原則

　　1、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范性

　　文件管理軟件應(yīng)符合文件的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，包括記錄標(biāo)準(zhǔn)、信息分類和主題標(biāo)引規(guī)則、整理標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)、電子文件存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)等。

　　2、靈活性

　　靈活性和標(biāo)準(zhǔn)性、正?；寝q證統(tǒng)一的。國(guó)家、行業(yè)、各地標(biāo)準(zhǔn)存在一定差異，系統(tǒng)只具有一定范圍的靈活性，包括靈活的實(shí)體分類、標(biāo)準(zhǔn)描述和動(dòng)態(tài)描述、報(bào)告的靈活設(shè)計(jì)和輸出可以適應(yīng)各種標(biāo)準(zhǔn)。

　　在配置靈活性方面，應(yīng)該允許用戶選擇操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、單機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、體系結(jié)構(gòu)等。

　　3、可擴(kuò)充性

　　隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，用戶會(huì)有新的需求，包括新的文件管理方式、更先進(jìn)的計(jì)算機(jī)體系結(jié)構(gòu)、更大容量的存儲(chǔ)要求文件管理軟件能夠方便地?cái)U(kuò)展以滿足新的業(yè)務(wù)需求。

　　二、工程項(xiàng)目檔案管理軟件的功能要求

　　1、加強(qiáng)宏觀管理

　　促進(jìn)計(jì)算機(jī)輔助檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，使其更適合實(shí)際工作的要求，跟上相關(guān)技術(shù)的發(fā)展。

　　2、提供功能設(shè)置

　　為開發(fā)檔案管理軟件提供功能設(shè)置的依據(jù)。

工程項(xiàng)目檔案管理軟件的功能要求

　　3、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)配套

　　使計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

　　三、工程項(xiàng)目檔案管理軟件的每個(gè)具體功能的要點(diǎn)如下

　　1、排序和編目功能的要求

　　這部分功能需求突出了電子文檔自動(dòng)歸檔操作中文檔的集成管理和收錄關(guān)鍵詞的設(shè)置、自動(dòng)索引和歸檔中涉及的封面、表格等的自動(dòng)打印。這些規(guī)定已在計(jì)算機(jī)輔助檔案管理中得到實(shí)際應(yīng)用、并且形式化地確定了可以高效率完成的功能，有利于充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的效率。

　　2、使用查詢功能的要求

　　這是計(jì)算機(jī)輔助文件管理中最常用的功能。為了適應(yīng)當(dāng)前的技術(shù)水平并考慮到最近的發(fā)展，全文檢索和圖、文、聲、圖像綜合檢索功能提出了要求。

工程項(xiàng)目檔案管理軟件的每個(gè)具體功能的要點(diǎn)如下

　　3、輔助實(shí)體管理功能要求

　　綜合檔案管理的這部分功能、機(jī)關(guān)、大型企業(yè)和企業(yè)集團(tuán)的檔案管理部門非常重要，規(guī)定的職能包括:檔案收集、接收、移交、鑒定、安全變更處理等，而且還需要上述處理的時(shí)間、來源、數(shù)量、種的。載體、人員等進(jìn)行管理。這些功能有助于將相關(guān)工作系統(tǒng)地整合到計(jì)算機(jī)的自動(dòng)處理流程中。

　　綜上所述，這些問題造成了人和錢的損失、另一方面，也阻礙了國(guó)家檔案管理現(xiàn)代化水平的提高。有關(guān)部門覺得在業(yè)務(wù)指導(dǎo)過程中遇到此類問題難以表達(dá)明確意見，各地基層人員對(duì)此也反映強(qiáng)烈迫切需要對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理軟件的功能要求制定規(guī)章制度。

發(fā)布：2023-03-09 11:19 編輯：泛普軟件 · mjy [打印此頁] [關(guān)閉]

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