項(xiàng)目管理軟件提高跨部門(mén)協(xié)作的水平

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 　　在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，為了能夠跟上時(shí)代發(fā)展和獲得更多的競(jìng)爭(zhēng)力，企業(yè)也在不斷加快發(fā)展速度，項(xiàng)目制管理模式對(duì)效率、成本、質(zhì)量更為關(guān)注，能夠幫助企業(yè)獲得更多的機(jī)遇，正在逐漸成為大部分企業(yè)的發(fā)展模式。項(xiàng)目制管理是需要調(diào)動(dòng)企業(yè)不同部門(mén)資源的跨部門(mén)協(xié)作活動(dòng)，涉及到的相關(guān)干系人數(shù)量多、層級(jí)復(fù)雜、磨合時(shí)間少，對(duì)企業(yè)管理水平的要求更高。

　　一、跨部門(mén)協(xié)作中常遇到的問(wèn)題

　　項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員來(lái)自不同部門(mén)，各自有自己的立場(chǎng)和職責(zé)，而多數(shù)項(xiàng)目經(jīng)理又沒(méi)有實(shí)權(quán)，項(xiàng)目管理中的人難管，跨部門(mén)的協(xié)作也是跨專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的協(xié)作，項(xiàng)目信息的傳達(dá)和理解很難完全到位。

　　1、項(xiàng)目成員之間互相踢皮球

　　在跨部門(mén)協(xié)作中，因?yàn)轫?xiàng)目任務(wù)不屬于部門(mén)任務(wù)，與部門(mén)利益不相干，互相推脫任務(wù)、推卸責(zé)任的“踢皮球現(xiàn)象”時(shí)常發(fā)生，項(xiàng)目經(jīng)理往往需要花費(fèi)大量的時(shí)間在跟蹤責(zé)任人和任務(wù)狀態(tài)上。

　　2、多個(gè)任務(wù)并行導(dǎo)致的時(shí)間沖突

　　在項(xiàng)目制的運(yùn)營(yíng)模式下，項(xiàng)目成員身上往往有多個(gè)項(xiàng)目，但是項(xiàng)目經(jīng)理不了解項(xiàng)目成員在其他項(xiàng)目的工作安排和任務(wù)進(jìn)度狀態(tài)，這就導(dǎo)致分配給項(xiàng)目成員的任務(wù)可能有時(shí)間沖突。人員承擔(dān)的任務(wù)過(guò)多，工作超載，導(dǎo)致任務(wù)不能按時(shí)完成，最終拉垮整真?zhèn)€項(xiàng)目的進(jìn)度。

　　3、溝通成本高

　　在跨部門(mén)協(xié)作中，項(xiàng)目經(jīng)理與成員之間經(jīng)常需要互相溝通交流，但專(zhuān)業(yè)和角度的不一樣會(huì)增加溝通的難度，或者降低信息的準(zhǔn)確性，從而增加溝通成本。如果對(duì)項(xiàng)目涉及到的崗位相關(guān)知識(shí)有一定的了解，項(xiàng)目經(jīng)理在安排項(xiàng)目任務(wù)時(shí)可以更合理、交流項(xiàng)目信息和進(jìn)度時(shí)能夠更準(zhǔn)確、處理項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題時(shí)也能更科學(xué)有效，項(xiàng)目的成功率也會(huì)有所提高。

　　二、如何提高跨部門(mén)協(xié)作的水平

　　跨部門(mén)項(xiàng)目協(xié)作，如果協(xié)調(diào)不好，不僅會(huì)影響項(xiàng)目推進(jìn)的效率和質(zhì)量，而且不利于提高企業(yè)的凝聚力和團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力，甚至影響整個(gè)企業(yè)的發(fā)展。

　　1、制定科學(xué)的項(xiàng)目計(jì)劃，成員之間權(quán)責(zé)分明

　　在跨部門(mén)項(xiàng)目協(xié)作中，如果想要減少成員間互相推諉扯皮的現(xiàn)象，項(xiàng)目經(jīng)理需要有科學(xué)、合理的項(xiàng)目計(jì)劃作支撐，合理安排項(xiàng)目任務(wù)、將項(xiàng)目任務(wù)與具體負(fù)責(zé)人對(duì)應(yīng)并及時(shí)通知提醒。

　　2、制定跨部門(mén)排期表，合理分配資源

　　跨部門(mén)協(xié)作，資源管理人員要非常注意項(xiàng)目成員的任務(wù)飽和情況，以防止項(xiàng)目成員不能按時(shí)完成任務(wù)，影響整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度。

　　3、完善信息反饋體系，加強(qiáng)監(jiān)督管理

　　跨部門(mén)項(xiàng)目協(xié)作，具有復(fù)雜性、不確定性等特點(diǎn)，更加需要發(fā)揮項(xiàng)目管理人員的監(jiān)督職能，及時(shí)掌握和反饋?lái)?xiàng)目信息，了解項(xiàng)目的健康狀態(tài)。

　　三、項(xiàng)目管理軟件提高跨部門(mén)協(xié)作的水平

　　對(duì)于項(xiàng)目管理來(lái)說(shuō)，借助于專(zhuān)業(yè)的項(xiàng)目管理工具，搭建項(xiàng)目管理信息化體系，跨部門(mén)項(xiàng)目協(xié)作會(huì)更加輕松和科學(xué)，泛普軟件項(xiàng)目管理軟件能夠幫助企業(yè)做好項(xiàng)目跨部門(mén)協(xié)作管理。

　　1、分解計(jì)劃

　　泛普軟件項(xiàng)目管理分解計(jì)劃，每個(gè)任務(wù)的計(jì)劃開(kāi)始時(shí)間、計(jì)劃完成時(shí)間、需要的工時(shí)、任務(wù)責(zé)任人都一目了然，還展示了項(xiàng)目任務(wù)的進(jìn)度狀態(tài)，一旦任務(wù)有所延誤，項(xiàng)目經(jīng)理可以找到對(duì)應(yīng)的責(zé)任人了解情況。

　　2、資源排期表

　　泛普軟件項(xiàng)目管理資源排期表中，把人員分配到具體任務(wù)時(shí)候，系統(tǒng)就會(huì)展示每個(gè)成員的任務(wù)飽和情況，并用顏色區(qū)分，資源管理人員可以根據(jù)此表格進(jìn)行相應(yīng)的人員調(diào)整。

　　3、工時(shí)數(shù)據(jù)

　　項(xiàng)目成員在泛普軟件項(xiàng)目管理上匯報(bào)什么時(shí)候在哪個(gè)任務(wù)上花費(fèi)了多少時(shí)間，系統(tǒng)就會(huì)將數(shù)據(jù)規(guī)整到項(xiàng)目經(jīng)理處，更新項(xiàng)目的狀態(tài)，幫助項(xiàng)目經(jīng)理分析和決策。

　　選擇專(zhuān)業(yè)的項(xiàng)目管理軟件來(lái)輔助跨部門(mén)項(xiàng)目協(xié)作，并建立項(xiàng)目管理信息化系統(tǒng)，有助于提高跨部門(mén)協(xié)作的科學(xué)性。