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工程檔案管理軟件的功能模塊及作用

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 　　工程檔案是企業(yè)的正常生產、維護、擴建、技術改造等工程不可缺少的技術資料真實地反映了工程建設的全過程，為工程項目今后的改建擴建維修和產權維護提供了原始依據和重要證據。

　　一、工程項目檔案管理現狀

　　在工程項目中，檔案管理非常重要，但從檔案管理的現狀來看，在管理過程中還存在很多困難，主要體現在以下幾個方面：

　　1.檔案收集難

　　檔案收集是項目檔案管理的基礎和核心內容如果在項目建設過程中沒有及時做好檔案收集工作，項目檔案歸檔制度、沒有辦法做到完整準確。項目建設周期長、規(guī)模大，相關檔案不僅數量多，而且分散，勢必增加收集難度。但有些重大建設項目意義重大，工期緊、工程質量高，大部分管理者只關注現場施工進度，而忽略了檔案的同步收集和整理，導致大量的檢測報告、測試報告等分散在形成原始數據的單元中。這種無序的管理很容易導致原始檔案的丟失和損壞。

　　2.管理者素質不高

　　由于文件管理工作很復雜、比較繁瑣，需要大量的重復性工作，所以管理人員必須具備一定的整理能力和選擇能力，這是檔案管理人員必須具備的基本功。但是很多負責檔案管理的人員都是從公司其他部門調過來的這些工作人員缺乏檔案管理專業(yè)知識，明顯不能勝任檔案管理工作，素質有待提高。

工程項目檔案管理現狀

　　3.編制組卷難

　　工程竣工檔案的編制主要包括文件資料的整理和竣工圖的編制，是一項專業(yè)技能強對組織管理要求高的工作。重大建設項目建設情況復雜一個建設項目可以是一個單位工程，也可以是由多個單位工程組成的群體建設項目，并參與設計、施工、監(jiān)理、有不止一個供應商或總承包商。上述情況一方面造成文件材料的形成規(guī)律相對復雜，另一方面也造成竣工圖的編制異常繁重。因此，如何科學、系統(tǒng)整理竣工檔案，便于提供和利用，是工程檔案管理中的一個突出問題。

　　針對項目檔案管理的現狀、泛普軟件開發(fā)了一個完美的、經濟高效的文件管理軟件。

　　二、泛普工程檔案管理軟件的功能

　　1. 檔案的管理

　　檔案管理系統(tǒng)可實現符合國家標準，且滿足綜合性檔案的集中存儲、集中應用，檔案管理系統(tǒng)可對檔案門類以及屬性字段進行自定義創(chuàng)建，滿足單位管理文書檔案、會計檔案等十大類檔案資料的需求，并支持干部人事檔案管理功能，全面管理單位涉及的所有檔案門類。檔案管理系統(tǒng)擁有從檔案的掃描、錄入、整理、歸檔、利用、統(tǒng)計、編研、過期檔案處的檔案全生命周期管理體系與對應的管理功能，并對檔案的出入庫，包括原件與數字文件的借閱與歸還的申請與登記功能，并可實時統(tǒng)計檔案資料的利用情況、借用熱度等數據。

　　2.檔案的查詢

　　檔案管理系統(tǒng)支持關鍵詞檢索、全文檢索、二次檢索、類自然語言搜索以及組合條件搜索等多種檢索方式，并且檔案管理系統(tǒng)檢索結果須根據工作職能與授權決定。

　　3.檔案的收集

　　檔案管理系統(tǒng)支持多全宗管理模式，提供屬性新建、掃描新建、網頁新建、批量新建等多種檔案錄入功能。檔案管理系統(tǒng)應支持Excel表格導入形成案卷與卷內目錄以及數字文件的根據題名、檔號、順序號等對應信息批量對應上傳的功能，并提供電子案卷的可流程化處理功能，可實現分布式或集中式的檔案整理需求。

　　4.檔案的統(tǒng)計

　　檔案管理系統(tǒng)可對庫存檔案的綜合情況實現可視化的直觀展現，并可根據檔案種類、檔案保管期限、檔案密級、數字檔案不同維度進行數據統(tǒng)計，并且，檔案管理系統(tǒng)在每一個檔案管理分類的屬性頁面中，都帶有自定義統(tǒng)計功能。

泛普工程檔案管理軟件的功能

　　5.檔案的安全

　　檔案管理系統(tǒng)具有完善的安全機制，靈活的權限設置和多級管理方式。檔案管理系統(tǒng)采用基于角色的安全控制方法和細粒度的權限控制，可針對用戶進行功能授權、角色授權和管理范圍授權。檔案管理系統(tǒng)基于檔案管理規(guī)范的安全控制策略，如密級、單位、門類、有效期、權限、內容等。用戶只有通過身份、權限驗證，才能使用與自己權限相對應的功能;文件在網絡傳輸過程中是加密傳輸;對用戶的登錄和操作都有完整的日志記載。

　　6.檔案的整理

　　檔案管理系統(tǒng)支持符合國家標準的檔案封面、背脊、目錄、備考表等的套打功能，每次打印均可在不影響表格模板原格式的基礎上套取打印模板并調整打印格式。

　　三、泛普工程檔案管理軟件的作用

　　1.提高工作效率

　　文件管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐漸取代了傳統(tǒng)的單一文件歸檔模式，不需要像以前那樣過多地編輯文件的條目和內容，可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步地完整歸檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現錯誤的檔案信息，可以直接在系統(tǒng)中修改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省時間和資源，如查找缺失的文件信息可以直接插入補充，簡單易行，免去了因不熟悉其他辦公軟件而產生的錯誤用戶還可以隨時隨地查找文件數據，直接按關鍵字搜索，無需查找瀏覽，大大提高了工作效率。

　　2.可以更好地開發(fā)文件內容信息

　　一般辦公軟件的應用只能實現單個文件的編輯，還需要附上文件的掃描件，既浪費時間又浪費資源。檔案管理系統(tǒng)軟件可以在編輯完檔案的基本信息后，添加檔案的掃描電子圖片，這樣通過打開目錄檔案，可以同時采集到該檔案的電子圖片，方便檔案室管理人員查閱和上報。

　　檔案管理系統(tǒng)軟件還可以編輯相關的檔案文件，使各種相關的電子文件可以很容易地被檢索工具檢索到，用戶可以更好地了解事件的來龍去脈，使檔案內容發(fā)揮更大的作用。

　　3.更好的實現文件安全功能

　　一般辦公軟件只能設置簡單的密碼，非常容易造成泄密，而文件管理系統(tǒng)軟件可以通過設置權限進行管理、督察員的角色是分工的，人事 可以設置用戶的訪問權限，以保持機密性。當文件搜索器搜索文件時，系統(tǒng)可以自行記錄，形成查詢日志，并傳輸數據、用戶 對內容打印和其他操作的訪問都是安全設計的，以確保文件的安全使用

　　工程檔案是否完整準確系統(tǒng)，檔案部門要充分發(fā)揮監(jiān)督指導作用，實行事前介入事中控制事后驗收的全過程控制管理模式。只有完整的檔案才能更好的發(fā)揮其在公司的正常運作、生產、維護、技術支持等方面的作用。

發(fā)布：2023-03-07 09:13    編輯：泛普軟件 · wrh    [打印此頁]    [關閉]
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