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工程檔案信息化管理中存在的問題及管理軟件的優(yōu)勢

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 　　目前，隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在生活中的應(yīng)用越來越廣泛，在辦公中的應(yīng)用也在不斷規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化，大部分工作將由計(jì)算機(jī)或互聯(lián)網(wǎng)處理，這給工程檔案管理帶來了新的要求過去的傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)今天的步伐社會(huì)發(fā)展。因此，創(chuàng)新管理模式是工程檔案管理的有效措施，構(gòu)建完善的管理模式，最大限度地發(fā)揮工程檔案的作用。

　　一、工程檔案信息化管理的必要性

　　由于工程檔案的反復(fù)查閱和長期保存，原件的丟失或損壞是不可避免的，這給工程檔案的利用和保存帶來了很大的麻煩。通過低檔平板掃描儀的應(yīng)用，大量的文件可以電子化存儲，對解決問題起到很大的作用在電子存儲下，對于大量文件的應(yīng)用、查閱、管理有待提高。信息化管理模式的應(yīng)用是將傳統(tǒng)的手工記錄的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閼?yīng)用信息技術(shù)存儲工程檔案，是工程檔案管理的重要成果，大大提高了服務(wù)水平?？梢哉f，信息技術(shù)的應(yīng)用是工程檔案資源科學(xué)開發(fā)的基礎(chǔ)。

　　二、當(dāng)前工程檔案信息化管理中存在的問題

　　電子信息的不斷發(fā)展為我國工程檔案管理帶來了新的機(jī)遇，但也產(chǎn)生了大量亟待解決的問題。

　　1.面對安全和創(chuàng)新的挑戰(zhàn)

　　原工程檔案管理中心主要供使用、查詢，以此來保證項(xiàng)目檔案管理具有較高的保密性。在檔案管理系統(tǒng)走向新時(shí)代的發(fā)展空間中，應(yīng)用系統(tǒng)將被有機(jī)地集成，如文檔管理集成。這種整合必須運(yùn)用新思維來處理各方之間的矛盾。另外，網(wǎng)絡(luò)本身和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之間還存在一些問題，不僅硬件資源會(huì)受到自然的影響，也會(huì)受到人為的破壞，數(shù)據(jù)信息和軟件資源容易受到病毒的侵害。沒有采取相應(yīng)的管理措施，安全意識也比較薄弱，給不法分子提供了可乘之機(jī)。

　　2.面對標(biāo)準(zhǔn)化和法制化的挑戰(zhàn)

　　由于工程檔案的特點(diǎn)復(fù)雜，最突出的特點(diǎn)是分散管理。因?yàn)楣芾淼姆椒矫婷?，每個(gè)部門都有自己的一套標(biāo)準(zhǔn)，這就造成了管理標(biāo)準(zhǔn)化的巨大困難。還有就是工程檔案立法的缺失，導(dǎo)致很多工程檔案因?yàn)閱栴}密集而埋沒了自己的價(jià)值。

當(dāng)前工程檔案信息化管理中存在的問題

　　3.技術(shù)支持不充分

　　第一，電子文件在保存期限和保存條件上有很大的局限性如果不能有效解決，就會(huì)導(dǎo)致適得其反的局面。其次，基于工程檔案信息化建設(shè)的初級階段，部分紙質(zhì)工程檔案可以通過電子儀器掃描后轉(zhuǎn)換為電子檔案雖然它的價(jià)格很便宜，但是掃描時(shí)間長，不能滿足將原來的紙質(zhì)工程檔案快速轉(zhuǎn)換成電子檔案的要求。

　　4.人員配備不合理

　　就目前的工程檔案管理人員而言，既有專業(yè)知識又有信息技術(shù)的人少之又少由于存檔技術(shù)人員的知識比較單一，難免會(huì)出現(xiàn)專業(yè)與崗位不匹配等問題。

　　三、使用泛普及工程檔案信息管理軟件的優(yōu)勢

       1.加強(qiáng)項(xiàng)目目標(biāo)控制

       實(shí)施項(xiàng)目信息化管理，可以影響工程項(xiàng)目的質(zhì)量、安全、進(jìn)度、投資的動(dòng)態(tài)管理將管理人員從復(fù)雜重復(fù)的常規(guī)工作中解放出來，從而降低勞動(dòng)強(qiáng)度，將更多的時(shí)間和精力投入到關(guān)鍵的管理環(huán)節(jié)，提高管理效率，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，保證項(xiàng)目的順利實(shí)施。

　　2.提高工作效率

　　檔案管理系統(tǒng)軟件的發(fā)行已經(jīng)逐漸取代了傳統(tǒng)的簡單的檔案歸檔公式，不需要像以前那樣編輯檔案的項(xiàng)目和內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步地歸檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的檔案信息，可以直接在系統(tǒng)中修改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印和其他鏈接可以節(jié)省時(shí)間和資源，例如查找丟失的文件信息可以直接插入補(bǔ)充，簡單易行，免去了不熟悉其他辦公軟件帶來的錯(cuò)誤用戶還可以隨時(shí)隨地查找文件數(shù)據(jù)，直接按關(guān)鍵字搜索，無需查找瀏覽，大大提高了工作效率。

使用泛普及工程檔案信息管理軟件的優(yōu)勢

　　3.可以更好地開發(fā)文件內(nèi)容信息

　　一般辦公軟件的應(yīng)用只能實(shí)現(xiàn)單個(gè)文件的編輯，還需要附上文件的掃描件，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)資源。檔案管理系統(tǒng)軟件可以在編輯完檔案的基本信息后，添加檔案的掃描電子圖片，這樣通過打開目錄文件，可以同時(shí)采集檔案的電子圖片，方便檔案管理人員查閱和上報(bào)檔案管理系統(tǒng)軟件還可以編輯相關(guān)的檔案文件，使各種相關(guān)的電子文件可以很容易地被檢索工具檢索到，用戶可以更好地了解事件的來龍去脈，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。

　　工程檔案的信息管理是比較全面的、長期而具體的工作，工程檔案管理隊(duì)伍對工程檔案信息化的效率起著至關(guān)重要的作用因此，提高工程檔案管理人員的專業(yè)技能是當(dāng)前信息管理的重中之重。信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然趨勢項(xiàng)目檔案工作者只有不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，自主進(jìn)步，才能適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)的需要，更好地服務(wù)社會(huì)。

發(fā)布：2023-03-07 11:44    編輯：泛普軟件 · wrh    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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