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建設工程檔案管理中存在的問題及解決策略

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 　　建設工程檔案與建設工程有關、有參考價值的文字材料、圖片、照片和視聽材料。建設項目檔案管理是一項系統(tǒng)化的管理工程，從建設單位收集檔案、整理、保管要交付，到檔案管理部門領取、歸檔、整理和利用需要以相關法律法規(guī)相關管理制度和工作機制為依據(jù)，做到科學性和嚴謹性的統(tǒng)一準確性和應用性的結合，有效地為城市規(guī)劃和發(fā)展提供數(shù)據(jù)參考。

　　一、建設工程檔案管理中存在的問題

　　1.管理缺乏規(guī)范性

　　目前，中國 隨著城市經濟的不斷發(fā)展，建設工程檔案數(shù)量急劇增加與過去相比，內容更加復雜，這對建設工程檔案管理的規(guī)范化提出了更高的要求。然而，由于國內建設工程檔案管理起步較晚，管理工作的規(guī)范化程度還不盡如人意一方面，建設項目檔案管理部門和相關管理者沒有正確認識到建設項目檔案的重要性，建設項目檔案管理部門沒有發(fā)揮自身的監(jiān)管作用負責檔案管理的工作人員在具體工作中缺乏按規(guī)定操作的意識，導致了檔案的收集、管理工作不規(guī)范，甚至存在工作不到位等嚴重情況;另一方面是建筑工程檔案管理的人力、資金、管理技術投入不足，這些因素將制約建設項目檔案的高效有序管理。

　　2.信息技術相對落后

　　一些社會團體或組織在檔案管理和建設過程中，對綜合檔案管理信息化有一定的認識，期望引入信息化手段管理社會綜合檔案而信息化管理建設資金的缺乏，又會導致這些社會團體或組織的綜合檔案管理信息化體系建設不完善，使得各行各業(yè)綜合檔案信息的收集缺乏時效性;另一方面，它可以 將組織或團體中的原始紙質綜合檔案資源數(shù)字化，不僅使綜合檔案資源的信息整合在信息化進程中處于空白狀態(tài)、信息傳遞緩慢等問題也會使社會組織或團體中的人無法利用信息化的社會綜合檔案資源，從而缺乏對社會的深入了解。

建設項目檔案管理中存在的問題

　　3.文件接收的內容不全面

　　當前，城市化進程的加快對市政基礎設施工程的建設進度提出了更高的要求為了實現(xiàn)建設進度目標，一些市政項目往往上馬倉促，報建手續(xù)滯后。在這種情況下，會導致檔案不全，不合規(guī)。此外，項目檔案的整理和記錄需要與施工進度相對應，項目檔案管理人員需要及時準確地跟蹤項目進度、全面記錄項目進展。但是，在實踐中，由于一些企業(yè)不夠重視，人力的投入、有限的物質資源，再加上檔案的收集需要項目的全過程，跨度很大、繁重的任務通常會導致文件不完整、資料數(shù)據(jù)不準確、檔案內容不規(guī)范的現(xiàn)象。另外，城市建設項目周期長，收集的檔案需要合理保存。由于檔案收集管理制度的不完善，檔案信息的丟失也是造成檔案內容不完整的原因之一。

　　二、泛普工程檔案管理軟件提出的解決方案

　　1.建立一個可行的綜合檔案管理信息網(wǎng)站

　　網(wǎng)站是人們上網(wǎng)時經常使用的信息查詢工具因此，社會組織應建立一個可行的綜合檔案管理信息網(wǎng)站，為上傳和查詢組織的綜合檔案信息提供有效的媒介，以便群眾快速訪問網(wǎng)站、便捷、準確查詢所需的相關檔案信息，幫助人民群眾更全面地了解社會發(fā)展等信息，提高綜合檔案資源的利用價值。

　　2.加強建設項目文檔管理的規(guī)范化

　　首先，加強建設工程檔案管理的宣傳，督促城市管理、建設工程檔案管理人員和社會公眾應更加關注建設工程檔案，充分認識和理解建設工程檔案對城市建設和發(fā)展的重要影響。建設項目檔案管理人員應在相關法律法規(guī)的指導下開展工作，嚴格遵循相關規(guī)范和制度，確保工作流程的科學性和規(guī)范性，不斷提高建設項目檔案管理水平。

泛普工程檔案管理軟件提出的解決方案

　　3.完善檔案數(shù)據(jù)的科學管理體系

　　一是完善監(jiān)督管理體系。完善的監(jiān)督管理機制是檔案信息化高效發(fā)展的前提因此，在信息化過程中，針對新的問題，、對于新出現(xiàn)的漏洞，要及時調整和完善管理流程，確保檔案管理過程的科學規(guī)范。此外，要運用信息化手段對檔案管理進行全過程監(jiān)管，及時應對，形成長效管理監(jiān)督機制。二是完善安全保密制度。檔案安全是檔案管理的重要環(huán)節(jié)確保檔案安全，首先要完善檔案數(shù)據(jù)安全管理制度，制定檔案數(shù)據(jù)安全工作規(guī)范，細化責任范圍。在檔案信息化建設中，應改善網(wǎng)絡環(huán)境，加強網(wǎng)絡安全防護體系建設，利用先進技術抵御黑客入侵，確保檔案信息在傳輸和共享過程中的安全。運維人員應定期進行運維，提高電子檔案的管理效率和安全性。

　　4.人才保障

　　工程建設項目的檔案管理離不開檔案管理人員的具體參與和實施，因此加強隊伍建設至關重要。一方面，要加強對工程建設項目檔案管理人員的教育和培訓，進一步增強他們的責任感、規(guī)范意識和標準意識。應當組織檔案管理人員加強對工程建設項目檔案管理相關制度和機制的研究，收集工程建設項目檔案信息、移交、歸檔、整理、熟悉利用等流程，能靈活運用體制機制解決工作中的各種困難和問題。同時，要靈活調整工作重點和人才隊伍建設方向，根據(jù)工程建設項目檔案管理的實際需要，適當增加檔案管理人員，優(yōu)化檔案管理人員的知識結構，進一步提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)，更好地完成工程建設項目檔案信息的收集和歸檔工作、移交和管理工作。

　　針對工程檔案管理實施中存在的問題，泛普軟件提出了解決方案。隨著建筑行業(yè)在市場上的規(guī)范化發(fā)展和建設，越來越多的參與者會關注這項工作因此，檔案管理工作在后續(xù)的發(fā)展中必然會呈現(xiàn)出更加完善的趨勢。

發(fā)布：2023-03-08 13:45    編輯：泛普軟件 · wrh    [打印此頁]    [關閉]
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