對(duì)業(yè)務(wù)流程的精準(zhǔn)描述

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   在識(shí)別關(guān)鍵流程后，需要做的一件重要事情是流程的描述，人們?cè)诿鎸?duì)很多流程問(wèn)題的時(shí)候，談得更多的往往是流程如何簡(jiǎn)化、優(yōu)化、自動(dòng)化等，卻很少?gòu)牧鞒堂枋龇绞奖旧砣ニ伎紗?wèn)題。事實(shí)上，很多習(xí)以為常的流程在描述出來(lái)后，就會(huì)發(fā)現(xiàn)存在很多問(wèn)題，可以說(shuō)，正確完整地描述業(yè)務(wù)流程體系，是一切流程項(xiàng)目的成功的基礎(chǔ)。因?yàn)橹挥姓_完整的流程描述才能客觀地反應(yīng)業(yè)務(wù)的運(yùn)營(yíng)思路，有效地指導(dǎo)企業(yè)運(yùn)作方式的實(shí)施;不能正確描述出來(lái)就很難去優(yōu)化。

  要正確地描述企業(yè)的流程，需要以下資料的支持：各部門主要業(yè)務(wù)職責(zé)及崗位設(shè)置，各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的總體框架及其層次劃分，業(yè)務(wù)流程所涉及的部門及崗位，完成各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的時(shí)間順序，表單/文檔的形成及傳遞等。

  提到對(duì)業(yè)務(wù)流程體系的描述，我們很快就想到繪制業(yè)務(wù)流程圖，雖然流程圖是業(yè)務(wù)流程體系中的重要一環(huán)，但是要想正確完整地描述實(shí)際的業(yè)務(wù)流程體系，僅僅憑借一張張孤單的流程圖是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。因?yàn)樵谄髽I(yè)的實(shí)際運(yùn)營(yíng)活動(dòng)中，有些流程可能相當(dāng)復(fù)雜，由幾十個(gè)甚至上百個(gè)活動(dòng)構(gòu)成，涉及許多智能部門和人員，分析和管理這樣復(fù)雜的流程是非常困難的工作。那應(yīng)該如何來(lái)描述業(yè)務(wù)流程體系呢?

   描述企業(yè)整體業(yè)務(wù)的流程叫企業(yè)模型，表達(dá)某一個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的流程叫業(yè)務(wù)模型，再繼續(xù)分級(jí)，可以變成很多的流程，流程又可以拆成很多的級(jí)，不斷地拆下去，最后就得到了手冊(cè)和表單。這就是流程分類分級(jí)的體系。

  按照這樣的體系去描述的流程圖就可以分為三種：第一種，著重于描述企業(yè)整體的業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)邏輯，將所有相關(guān)流程串聯(lián)起來(lái)表述整個(gè)企業(yè)主輻價(jià)值鏈的運(yùn)作過(guò)程，檢查流程之間的銜接情況，我們可以稱它為流程地圖;第二種就是大家通常所說(shuō)的流程圖，它著重描述一個(gè)流程內(nèi)部活動(dòng)的邏輯結(jié)構(gòu)，用來(lái)體現(xiàn)一個(gè)業(yè)務(wù)流程的實(shí)現(xiàn)過(guò)程，檢查流程內(nèi)部的執(zhí)行情況;第三種，即結(jié)合以上兩種形式，將所有的活動(dòng)串聯(lián)成一個(gè)企業(yè)價(jià)值鏈，這種形式的流程圖十分龐大，所 包含的信息量巨大，不易理解，正確繪制的成本很高，一般情況下并不使用。

   流程圖作為流程描述的重要方式，有著直觀、簡(jiǎn)潔、清晰等優(yōu)點(diǎn)，但是作為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)拿枋?，流程圖的信息含量相對(duì)較少，而且容易產(chǎn)生歧義，所以一般在流程圖繪制的同時(shí)，需要撰寫相應(yīng)的流程說(shuō)明文檔。流程說(shuō)明文檔的主要目的是對(duì)流程要點(diǎn)進(jìn)行描述：流程目標(biāo)、流程輸入/輸出等;對(duì)流程信息進(jìn)行補(bǔ)充：?jiǎn)螕?jù)的聯(lián)次，制度的配合等;對(duì)流程關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行細(xì)化：關(guān)鍵環(huán)節(jié)描述、流程注意事項(xiàng)等。

  目前，對(duì)流程的表示形式并不唯一，除了流程圖外，還有很多方法，包括ARIS、IDEF系列方法、Petri網(wǎng)方法等。

  ARIS(集成化信息系統(tǒng)架構(gòu))方法和工具是由德國(guó)薩爾大學(xué)企業(yè)管理研究所所長(zhǎng)及IDS-Scheer公司總裁Wilhelm Scheer教授所提出。其設(shè)計(jì)理念是希望提出一個(gè)整合性的框架，將描述一個(gè)企業(yè)流程的重要觀念盡量納入到模型之中。

  IDEFO方法是ICAM DEFinition Method的簡(jiǎn)稱，是美國(guó)空軍在20世紀(jì)70年代末80年代初在ICAM基礎(chǔ)上采用SADT等方法發(fā)展起來(lái)的一套建模和分析方法。20世紀(jì)90年代初期，IDEF用戶協(xié)會(huì)與美國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)學(xué)會(huì)結(jié)合，建立了IDEFO標(biāo)準(zhǔn)，并在1933年公布為美國(guó)信息處理標(biāo)準(zhǔn)。目前IDEF是多種國(guó)際組織所承認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn)。為減少項(xiàng)目的復(fù)雜性，使項(xiàng)目得以順利進(jìn)展，項(xiàng)目實(shí)施小組可以運(yùn)用基于計(jì)算機(jī)的建模分析工具，如BPWIN等建模。使用這些方法對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)流程建模后，不但可以描述企業(yè)現(xiàn)行流程，進(jìn)行流程診斷和設(shè)計(jì)新流程，還可以對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行有關(guān)成本、效益等方面的模擬和分析。