優(yōu)化業(yè)務(wù)流程控制公司成本

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目前，"業(yè)務(wù)重組"、"流程再造"已經(jīng)被一些公司奉為擺脫困境的法寶，他們希望通過(guò)建立以關(guān)注客戶需求為導(dǎo)向的流程體系，在滿足客戶需求的同時(shí)，打通部門墻、使組織扁平化，從而降低運(yùn)營(yíng)成本。然而，這種期望往往被一些因素?fù)羲椋毫鞒瘫旧碓O(shè)計(jì)得不合理，流程執(zhí)行不力等等。

那么，如何設(shè)計(jì)更具效率、成本低廉的流程呢？這要從流程的特點(diǎn)開(kāi)始談起。

流程定義的是一系列活動(dòng)，而這些活動(dòng)可分為三類：增值性活動(dòng)、輔助增值性活動(dòng)、非增值性活動(dòng)。美國(guó)著名管理專家哈默博士將優(yōu)秀的流程定義為四個(gè)特點(diǎn)：正確，便宜，容易和快速。流程成本控制就是在保證正確的流程輸出（客戶需要的產(chǎn)品或服務(wù)）的前提下，剔除流程中的非增值性活動(dòng)、盡量減少輔助性增值活動(dòng)、不斷改善增值性活動(dòng)，盡量使流程快速、容易和便宜（減少資源投入，也降低成本）。

在設(shè)計(jì)流程過(guò)程中，使用以下技巧有助于控制成本：

1、減少流程步驟

減少流程步驟，就是剔除流程中的非增值性活動(dòng)，減少輔助增值性活動(dòng)的過(guò)程。在設(shè)計(jì)流程時(shí)，可以先將獲得輸出所必需經(jīng)歷的增值活動(dòng)列出來(lái)，設(shè)計(jì)出增值流程，然后考慮流程正常運(yùn)轉(zhuǎn)需要哪些活動(dòng)（輔助增值性活動(dòng)）支持，把它們添加到流程中，這樣可以避免流程中堆砌過(guò)多的非增值性活動(dòng)，減少流程步驟。

2、消除流程瓶頸

把流程看成一條高速公路，則流程瓶頸就是公路上的關(guān)口（檢查站、收費(fèi)站等）、車道過(guò)少的路段等。清除瓶頸的方法有，將形式主義的檢查撤消，也就是說(shuō)在設(shè)計(jì)流程時(shí)，要盡量減少多余的檢查環(huán)節(jié)。

3、提高活動(dòng)效率

流程是一系列活動(dòng)，提高單個(gè)活動(dòng)的效率（主要指時(shí)間方面），將有利于提高流程的整體效率。假設(shè)一個(gè)流程有10個(gè)活動(dòng)，原來(lái)每個(gè)活動(dòng)需要3小時(shí)，全部完成需30小時(shí)，現(xiàn)在將每個(gè)活動(dòng)縮短至2小時(shí)，則全部活動(dòng)完成將縮短10小時(shí)，只需20小時(shí)。但在提高單個(gè)活動(dòng)的效率時(shí)，要注意其對(duì)流程中其它活動(dòng)造成的沖擊，避免提高了單個(gè)活動(dòng)效率，卻降低了整體效率。

4、并行取代串行

在流程設(shè)計(jì)時(shí)多采用并行處理也有利于降低運(yùn)作成本。借用上面的假設(shè)，流程中原來(lái)10個(gè)活動(dòng)是串行的，經(jīng)過(guò)調(diào)整后2、3、4和5、6號(hào)活動(dòng)可以并行處理了，即使單個(gè)活動(dòng)的效率不變，則整個(gè)流程的時(shí)間也可縮短至21小時(shí)，如果每個(gè)活動(dòng)效率再提高1小時(shí)，則達(dá)到原來(lái)輸出只要14個(gè)小時(shí)，不計(jì)其它，時(shí)間成本就大大降低了。

5、合理設(shè)置里程碑

流程中的里程碑主要是指流程中的關(guān)鍵決策評(píng)審點(diǎn)（CMP，Critical Measure Point），里程碑設(shè)置合理可極大減少資源投入的浪費(fèi)。流程設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將與資源投入有關(guān)的里程碑盡量設(shè)置在流程前端，減少資源浪費(fèi)，降低成本。

6、清除流程閉環(huán)

流程出現(xiàn)閉環(huán)一般是由某些環(huán)節(jié)未能履行責(zé)任而導(dǎo)致的，比如一件產(chǎn)品已損壞不能使用需報(bào)廢，但決策環(huán)節(jié)不敢做決策，而要求維修；維修后仍不能使用，但決策者仍要求維修，這就是一個(gè)閉環(huán)。流程出現(xiàn)閉環(huán)時(shí)沒(méi)有產(chǎn)出，成本卻會(huì)成倍增長(zhǎng)，因此必須清除。

7、流程模板化

將流程中例行性的工作模板化、表格化，一是使流程易讀懂好使用，節(jié)省流程推廣培訓(xùn)成本；二是流程有模板支撐，能更好地確保正確地去做正確的事情，得到正確的輸出，減少錯(cuò)誤成本。