企業(yè)的管理特點(diǎn)及實(shí)施的主要階段分析

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成功的流程管理軟件包含管理和IT系統(tǒng)實(shí)施兩方面的收益。單獨(dú)實(shí)施其中的哪一部分都不會充分發(fā)揮流程管理軟件的優(yōu)勢。和傳統(tǒng)的IT項(xiàng)目或管理項(xiàng)目相比，流程管理軟件有自身的特點(diǎn)。

第一，管理和IT項(xiàng)目的高度融合，企業(yè)流程管理的核心部分是一個自動化的、具有分析能力的、閉環(huán)的流程處理中心。這需要組織管理、組織文化、IT技術(shù)和流程變革的協(xié)同。

第二，高度靈活，不像很多信息系統(tǒng)的實(shí)施，要么是為企業(yè)度身定做，要么就是企業(yè)改變自身去適應(yīng)軟件。競爭、變化和顧客的壓力迫使組織不斷地變革，流程能否具有高的績效就在于它對外界變化能否表現(xiàn)出適度的柔性。單靠過去純理性的、依賴組織手段、過于剛性的erp系統(tǒng)和制度約束的強(qiáng)制、正式管理是不足的，使用流程管理軟件使企業(yè)能夠自行定義并實(shí)施全新的業(yè)務(wù)流程以便達(dá)成戰(zhàn)略目標(biāo)。

　第三，領(lǐng)先的流程管理軟件咨詢都能夠提供工具，以便進(jìn)行迅速的流程設(shè)計(jì)、集成和執(zhí)行。不僅是提供可視化的流程建模工具，而且可以在短時間內(nèi)用很小的成本完成流程的實(shí)施，每個流程都能夠不用編程就定義。這種能力既能夠使專業(yè)IT人員投入更多的力量于深層的系統(tǒng)技術(shù)和集成，也讓業(yè)務(wù)人員能夠參與并貢獻(xiàn)其專業(yè)業(yè)務(wù)流程知識，參與到業(yè)務(wù)流程的改造中。通過流程管理軟件能夠創(chuàng)建一個流程知識庫，在日常工作中，企業(yè)經(jīng)理們能夠參考這個流程知識庫，使用可視化的工具對流程進(jìn)行修改、實(shí)施，并監(jiān)督其執(zhí)行。

最后，流程管理軟件解決方案能夠迅速產(chǎn)生可見的效果。企業(yè)的業(yè)務(wù)處理效率依然取決于流程邏輯運(yùn)行的效率和處理流程的人的效率。當(dāng)各個步驟處理所需的時間不變時，如何盡可能縮短每個步驟處理間的等待時間，就成為了企業(yè)效率的關(guān)鍵。流程管理軟件能夠處理微觀的只涉及單一業(yè)務(wù)部門內(nèi)的流程，也可以處理宏觀的跨越整個價值鏈的復(fù)雜流程，這樣就可以在局部迅速產(chǎn)生回報。

流程管理軟件項(xiàng)目的主要階段

根據(jù)其特點(diǎn)，流程管理軟件形成了自身的實(shí)施方法，成功的流程管理軟件包括四個階段：分析、設(shè)計(jì)、部署和管理。

分析階段利用典型咨詢工具如KPI、五種作用力等分析企業(yè)面臨的競爭環(huán)境，將市場的指標(biāo)聯(lián)系到企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程乃至整個供應(yīng)鏈。流程分析將鑒別在組織架構(gòu)和流程中存在的技術(shù)弱點(diǎn)并允許采用潛在的改進(jìn)方法; 分析結(jié)果與公司目標(biāo)相結(jié)合來推出目標(biāo)流程。分析階段直接決定了流程管理軟件的成敗，德勤(Delphi Group)最新的研究報告指出： 流程管理軟件主要的工作集中在發(fā)掘階段，也就是需求分析，平均大約耗費(fèi)整個流程管理軟件項(xiàng)目時間的40%。

設(shè)計(jì)階段根據(jù)流程分析結(jié)果進(jìn)行流程建模和設(shè)計(jì)，將業(yè)務(wù)流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、體系化，該階段需要建立一套適合自身實(shí)際情況的流程分類體系結(jié)構(gòu)和標(biāo)準(zhǔn)，通常在此階段完成流程標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化設(shè)計(jì)。這個階段要把當(dāng)前的流程和未來的流程詳細(xì)地列出來，并確定各個流程的性能指標(biāo)(這些指標(biāo)將來進(jìn)行流程的仿真模擬時需要)和使用什么樣的軟件系統(tǒng)。該階段使用的典型IT支持工具包括ARIS等著名的流程管理軟件和部分ERP套件。

部署階段將設(shè)計(jì)階段產(chǎn)生的流程分布到各組織機(jī)構(gòu)中。流程設(shè)計(jì)完成后，將被部署到IT系統(tǒng)的流程引擎上，或者被部署在本地的企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器和外部的商業(yè)伙伴系統(tǒng)上。一旦流程開始執(zhí)行后，引擎會按照預(yù)先確定的活動順序、集成需要的外部應(yīng)用來執(zhí)行，如果需要人的參與，引擎會將任務(wù)發(fā)送給相關(guān)的人，引擎還會管理整個流程的執(zhí)行時間以及意外。

通過將業(yè)務(wù)流程成功部署可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部及和商業(yè)伙伴之間的快速交易。將ERP容納在流程管理軟件中同時實(shí)施時，要考慮以流程為導(dǎo)向來實(shí)施ERP解決方案，包括鏈接業(yè)務(wù)過程和ERP事務(wù)。成功的流程優(yōu)化項(xiàng)目的結(jié)果對信息技術(shù)的依賴顯著增加。

管理階段對流程的性能進(jìn)行管理，包括監(jiān)測和評估，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化。市場、人員、技術(shù)都在不斷變化，不可能有一種永久有效的管理模式，任何有價值的模式都必須因環(huán)境變化而不斷調(diào)整，流程管理軟件恰恰能保證這一點(diǎn)。在流程管理軟件系統(tǒng)的管理下，流程活動能夠被實(shí)時計(jì)算和評價，其結(jié)果再被用來改變和優(yōu)化處理流程。因此，流程管理軟件使得業(yè)務(wù)流程持續(xù)改進(jìn)成為可能。

為了保證流程管理軟件項(xiàng)目的成功，企業(yè)需要發(fā)掘IT基礎(chǔ)設(shè)施、業(yè)務(wù)流程與業(yè)務(wù)需求之間的關(guān)系，然后把它們轉(zhuǎn)換成業(yè)務(wù)流程圖，以便實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的自動化運(yùn)作。這一個過程需要由業(yè)務(wù)人員與IT專家所組成的團(tuán)隊(duì)的努力工作，該團(tuán)隊(duì)同時進(jìn)行企業(yè)流程的設(shè)計(jì)、建置、模塊化、優(yōu)化及部署。團(tuán)隊(duì)成員來自組織內(nèi)各部門，分別在推動項(xiàng)目上扮演著重要的角色。

團(tuán)隊(duì)業(yè)務(wù)類人員包括流程擁有者和業(yè)務(wù)流程分析師; 技術(shù)類人員有IT設(shè)計(jì)師、軟件開發(fā)人員和IT管理人員等IT專家。

鏈接：結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化流程管理軟件的實(shí)施

如果將流程管理軟件與其ERP部分按照結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化以及數(shù)據(jù)化與非數(shù)據(jù)化進(jìn)行分類，那么流程管理軟件較多地體現(xiàn)了非結(jié)構(gòu)化、非數(shù)據(jù)化的特征，ERP部分則體現(xiàn)了很強(qiáng)的結(jié)構(gòu)化和數(shù)據(jù)化特征。

結(jié)構(gòu)化流程管理軟件包含ERP、CRM、APS等企業(yè)主營業(yè)務(wù)的流程配置和集成。結(jié)構(gòu)化流程管理軟件項(xiàng)目取決于流程管理軟件管理分析的結(jié)果，該管理分析需要下述契機(jī)： 第一個是生存，如果公司的經(jīng)營落后于競爭者，經(jīng)過分析結(jié)構(gòu)化的流程管理軟件可以扭轉(zhuǎn)這種局面，那么緊迫感會促使公司很快做出決定; 第二個是領(lǐng)導(dǎo)者清楚非結(jié)構(gòu)化流程管理軟件要達(dá)到的量化目標(biāo)和應(yīng)該帶來的利益; 第三是領(lǐng)導(dǎo)者對完成結(jié)構(gòu)化流程管理軟件的堅(jiān)強(qiáng)決心。這些是項(xiàng)目啟動的關(guān)鍵因素。除此之外，還需要分析信息技術(shù)在公司中的地位、必要的資金準(zhǔn)備、敢做敢為和創(chuàng)新的管理風(fēng)格、員工的士氣等。

非結(jié)構(gòu)化流程管理軟件在實(shí)施階段的內(nèi)容包括流程自動化、流程建模、流程仿真和流程監(jiān)控等內(nèi)容。而且，實(shí)施之前，仍然需要企業(yè)決策層對當(dāng)前業(yè)務(wù)流程全面分析，確實(shí)需要實(shí)施流程管理軟件后，方可進(jìn)行流程管理軟件產(chǎn)品的選型。