九個(gè)基礎(chǔ)的時(shí)間管理名詞

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每個(gè)人都有過(guò)這樣的感覺(jué)：自己一直很努力、很忙碌地工作，并沒(méi)有將大把的時(shí)間浪費(fèi)在悠閑的下午茶上，然而每每遇到需要解決的問(wèn)題，一番“拼搏”之后，時(shí)間因素仍然會(huì)成為最大的障礙，以致久而久之心懷疑問(wèn)??為什么我的時(shí)間總不夠用？

并非只有發(fā)呆空想才會(huì)消耗時(shí)間，也并非時(shí)時(shí)刻刻繃緊發(fā)條就能提高效率“用”好時(shí)間只是其一，事先籌備與合理規(guī)劃更可以減少浪費(fèi)、避免陷入“欲速則不達(dá)”的尷尬解決方案是從細(xì)微處著眼改進(jìn)

本文提出9件“小事”可以幫助你改善自己的，它們小到可能從來(lái)不被注意，但卻正是多數(shù)人長(zhǎng)期徘徊在緊張局面的“癥結(jié)”所在

整理桌面

人們總會(huì)在一段時(shí)間之后，一次性地將自己的桌面從雜亂無(wú)章整理得井井有條但通常實(shí)際上只是將東西重新擺放一遍、“面子上過(guò)得去”而已，一旦需要找出某些特定的物品，仍不免翻箱倒柜

問(wèn)題關(guān)鍵在于人們沒(méi)有一定的操作原則，因此很難找到自己所需，這使得許多人每天要花費(fèi)一個(gè)小時(shí)左右來(lái)查找文件因此形成良好的文件處理習(xí)慣相當(dāng)重要，如果能夠及時(shí)閱讀并根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)原則歸檔、轉(zhuǎn)交相應(yīng)人員或直接丟棄，那么案頭的“常駐”文件就會(huì)大大減少

簡(jiǎn)單地隨手堆砌決不是所謂的整理桌面，妥善處理任何送到手邊的文件才是有效的手段正如管理哲學(xué)大師亨利.法約爾早在19世紀(jì)初就建議的那樣：無(wú)論人或物，都應(yīng)各有其所，亦應(yīng)各在其所這樣的建議適合于生活的方方面面，而不僅局限于桌面

養(yǎng)成及時(shí)預(yù)覽習(xí)慣

當(dāng)今信息爆炸的結(jié)果是人們根本沒(méi)時(shí)間接受所有的信息，而同時(shí)卻又有人為找不到需要的信息而苦惱有人喜歡把大量尚未瀏覽過(guò)的閱讀材料放成一堆或幾堆，更有甚者還可能會(huì)在身邊存放好幾箱讀物，導(dǎo)致要讀的東西堆積如山，最終完全沒(méi)有興趣，也沒(méi)有時(shí)間去閱讀

處理資料最為有效的方法是在收到后立即預(yù)覽對(duì)于訂閱刊物，預(yù)覽中可以把感興趣的文章摘出，而其余的則可以丟掉或再收集封存起來(lái)摘出的文章單獨(dú)放在一起，可以細(xì)細(xì)品味對(duì)于技術(shù)參考性材料也大可不必逐字逐句閱讀每篇文章，用略讀方式快速瀏覽，在關(guān)鍵細(xì)節(jié)上作出標(biāo)注、筆記后歸檔保存，以便日后參考而對(duì)于通知等具有時(shí)效性的材料，抽出時(shí)間仔細(xì)閱讀是必要的，但過(guò)期后就應(yīng)及時(shí)清理

管理電子文檔

隨著互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展，計(jì)算機(jī)逐步成為辦公核心設(shè)備，但即使具備更強(qiáng)大的搜索能力，許多人仍然會(huì)為了尋找需要的文件而花費(fèi)半天按照文件主題清晰標(biāo)明文件名，設(shè)置合理的目錄樹(shù)會(huì)為今后開(kāi)展工作節(jié)省大量的時(shí)間，這對(duì)于圖片、音視頻等非結(jié)構(gòu)化的內(nèi)容更加關(guān)鍵

另外，電子郵件管理是另一項(xiàng)保證時(shí)間安排不被打亂的工作隨時(shí)而來(lái)的電子郵件常常分割了人們?cè)就暾墓ぷ鲿r(shí)間，從其他工作轉(zhuǎn)向去閱讀、回復(fù)郵件會(huì)降低效率，并會(huì)因處理郵件而導(dǎo)致其他工作無(wú)法按時(shí)完成，以致這種本用來(lái)簡(jiǎn)化生活的信息技術(shù)卻常常會(huì)占用使用者整天的時(shí)間建議關(guān)閉郵件到達(dá)消息通知，重新規(guī)劃郵件處理頻率，設(shè)定好一個(gè)時(shí)間，養(yǎng)成每天在完成一個(gè)階段的工作后，統(tǒng)一對(duì)郵件進(jìn)行處理的習(xí)慣

做出任務(wù)清單

不論是使用在高科技時(shí)代稍顯落后的紙筆，或者利用先進(jìn)的PDA，列出一份結(jié)合任務(wù)清單的日程安排表都不失為一種改善執(zhí)行效率的有效方法，它可以幫助人們有效地關(guān)注、跟蹤需要完成的事情在一天中，不時(shí)回顧這份清單并把已經(jīng)完成的項(xiàng)目劃掉，就可以對(duì)工作進(jìn)度一目了然，并保證完成最重要的事情

總是忙忙碌碌并不說(shuō)明效率高，因?yàn)檫@并不意味著你把時(shí)間用在了處理重要任務(wù)上

在剛開(kāi)始制作任務(wù)清單的時(shí)候，可能會(huì)覺(jué)得制作過(guò)程相當(dāng)麻煩，甚至也有浪費(fèi)時(shí)間的嫌疑但在習(xí)慣之后，一個(gè)提示重要事項(xiàng)的列表僅用三言兩語(yǔ)、三五分鐘即可完成，或者直接印在頭腦中關(guān)鍵是，拿出一點(diǎn)時(shí)間來(lái)規(guī)劃更多的時(shí)間 學(xué)習(xí)方法指導(dǎo)，這很值得

控制會(huì)議

隨著業(yè)務(wù)會(huì)議的增加，對(duì)之有效管理以保證工作效率顯得至關(guān)重要而且因?yàn)闀?huì)議必須占用所有參會(huì)者的時(shí)間，這種影響甚至大于電子郵件管理會(huì)議最簡(jiǎn)便的一種方法是對(duì)之分門(mén)別類，盡量做到集中和統(tǒng)籌，這有助于降低話題重復(fù)占用時(shí)間并提高會(huì)議效率

要特別重視會(huì)議的準(zhǔn)備和組織環(huán)節(jié)，關(guān)注細(xì)節(jié)安排，以免因提前準(zhǔn)備不足而致使會(huì)議拖延，每個(gè)推遲的會(huì)議都會(huì)對(duì)企業(yè)造成波浪效應(yīng)，使許多計(jì)劃被迫更改或者后續(xù)的會(huì)議要順次拖延

另外，雖然會(huì)議起始和結(jié)束時(shí)間理論上應(yīng)該做到守時(shí)，但在會(huì)議間安排一段間隔可以讓組織者從容應(yīng)對(duì)特殊情況，這樣的間隔可以是15分鐘或半小時(shí)，不但具備“緩沖”作用，而且還可用來(lái)整理上一節(jié)會(huì)議記錄并對(duì)下個(gè)會(huì)議進(jìn)行準(zhǔn)備

設(shè)定休息時(shí)限

不論什么原因，如果你覺(jué)得眼下確實(shí)難以繼續(xù)手頭的事情而想稍微“走個(gè)神兒”的話，那么勉強(qiáng)坐在座位上反而會(huì)對(duì)不起自己的時(shí)間這種時(shí)候，不妨給自己設(shè)定一個(gè)合理的時(shí)段（例如15分鐘），然后離開(kāi)當(dāng)前環(huán)境放松一下，稍微起身活動(dòng)或者聽(tīng)一首歌在自己設(shè)定的時(shí)間內(nèi)，暫時(shí)不去想工作，甚至也不必去想“還有幾分鐘就要回去”這樣煩人的問(wèn)題不過(guò)，一旦認(rèn)為自己狀態(tài)恢復(fù)，那么就應(yīng)盡快把時(shí)間用到該用的地方上去

注意聯(lián)絡(luò)技巧

盡管電話通信是偉大的發(fā)明，但其效率并不高，許多時(shí)間花費(fèi)得毫無(wú)收益：最近的調(diào)查顯示，人們有效的通話時(shí)間僅占電話總使用時(shí)間的20%

為了增大聯(lián)系成功率，最好在工作日的早晚打電話，而不是在中間，因?yàn)檫@是安排見(jiàn)面的黃金時(shí)間，別人很可能會(huì)事務(wù)纏身或者通過(guò)留言電話或手機(jī)短信來(lái)傳遞信息，而并不總是需要直接和對(duì)方通話，但留言務(wù)必言簡(jiǎn)意賅，當(dāng)留了信息之后，給對(duì)方一個(gè)建議回電的時(shí)間會(huì)有更好

降低客人滯留時(shí)間

開(kāi)放辦公區(qū)政策時(shí)常引來(lái)不速之客，其中有些可以在他們進(jìn)入辦公區(qū)之前就拒之門(mén)外但如果對(duì)方結(jié)束了業(yè)務(wù)而且還遲遲沒(méi)有離開(kāi)，則有許多微妙的非語(yǔ)言技巧：最簡(jiǎn)捷的方法是站起來(lái)，引導(dǎo)對(duì)方走向門(mén)口，表示談話和來(lái)訪的結(jié)束；此外，還可以用諸如“那么，還有什么事嗎”或“你走之前”等暗示性的詞語(yǔ)來(lái)結(jié)束會(huì)晤

合理利用等待時(shí)間

許多任務(wù)都可以利用等待時(shí)間完成，或者更簡(jiǎn)單的辦法是在等待中處理信息，比如把正在閱讀的材料帶上隨時(shí)閱讀一些，可以有效利用等待時(shí)間人們往往不會(huì)留意等待所花費(fèi)的時(shí)間，如：開(kāi)會(huì)時(shí)等待其他人到場(chǎng)或上線，對(duì)這種等待時(shí)間加以適當(dāng)規(guī)劃就能夠完成更多工作對(duì)于零散的等待時(shí)間，切記積少成多的原則，人們常常覺(jué)得幾分鐘的節(jié)省不足為奇，但如果每天節(jié)省5分鐘，那么一年下來(lái)所節(jié)省的時(shí)間就相當(dāng)可觀了

以上是"九個(gè)基礎(chǔ)的時(shí)間管理名詞"的內(nèi)容，本文的主題是“并非只有發(fā)呆空想才會(huì)消耗時(shí)間，也并非時(shí)時(shí)刻刻繃緊發(fā)條就能提高效率“用”好時(shí)間只是其一，事先籌備與合理規(guī)劃更可以減少浪費(fèi)、避免陷入“欲速則不達(dá)”的尷尬解決方案是從細(xì)微處著眼改進(jìn)”。時(shí)間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時(shí)間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時(shí)間管理培訓(xùn)課程。如果你對(duì)以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對(duì)以下文章也感興趣： 頂級(jí)管理者的時(shí)間切換策略, 完善時(shí)間管理規(guī)劃 邁出實(shí)現(xiàn)理想第一步, 管理時(shí)間有十種技巧讓你學(xué)習(xí), 感謝您對(duì)本站的支持。

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