授權(quán)委派與時(shí)間管理

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當(dāng)今管理者所面臨日趨白熱化的挑戰(zhàn)，已非昔日可比。時(shí)間相對(duì)而言，更顯得彌足珍貴。與其自己做到鞠躬盡瘁死而后已，還不如將工作授權(quán)委派他人，使自己有更充裕的時(shí)間做更有效益的事，學(xué)會(huì)授權(quán)是時(shí)間管理的必備技能之一。

授權(quán)前的時(shí)間管理：在開始進(jìn)行一項(xiàng)工作之前，一定要先估計(jì)所需時(shí)間。計(jì)算時(shí)應(yīng)由完成日起往回推算，并看看必須先做哪些事才可使整個(gè)工作順利完成。如果推算過程中，有某項(xiàng)工作很費(fèi)時(shí)，與其自個(gè)兒悶著頭做，不妨考慮將其授權(quán)委派他人。受授權(quán)委派者則應(yīng)具備完成該項(xiàng)任務(wù)的技能與時(shí)間，以便能按進(jìn)度完成任務(wù)。

臨時(shí)雇員在美國(guó)已是快速成長(zhǎng)的行業(yè)之一。由于企業(yè)界持續(xù)精簡(jiǎn)人事，對(duì)臨時(shí)雇員的需求也就日漸增加。尤其當(dāng)你及幕僚人員都不擅長(zhǎng)于某特定職能的時(shí)候，要準(zhǔn)時(shí)且在預(yù)算內(nèi)完成任務(wù)，最具經(jīng)濟(jì)效益的作法就是善用臨時(shí)雇員。臨時(shí)雇員顧名思義是臨時(shí)的，雙方并無長(zhǎng)期合作關(guān)系的約束臨時(shí)雇員可以提供的服務(wù)領(lǐng)域包括各個(gè)層面：從不需任何技能的工作，到需具備專業(yè)技術(shù)的工作皆有。

要獲得高品質(zhì)的臨時(shí)雇員，最好是通過信譽(yù)卓著的人力資源公司。在美國(guó)有許多人力資源公司，其分公司遍布全國(guó)各處。這一類的公司也日漸興起。你可以先詢問幾家，了解一下他們提供哪些類型的人才中介，做一下背景調(diào)查，至少挑其中幾家試試。如果你不知道該從何著手，電話簿上可以找到他們的廣告和電話。

授權(quán)過程中的時(shí)間管理：授權(quán)委派分派工作的最佳時(shí)機(jī)是在討論該工作的會(huì)議上。你可以將各項(xiàng)需要彼此配合的工作，攤在桌面上談清楚。如：“詹，你負(fù)責(zé)版面；老包，負(fù)責(zé)文案?！比暨x在會(huì)議后才分配工作無異是自找麻煩！因?yàn)槠渌藭?huì)覺得奇怪，你為什么不在會(huì)議上說清楚？懷疑是不是有什么需要遮掩？還是有循私的意圖？除了避免不必要的誤會(huì)外，會(huì)議上相關(guān)人員都在場(chǎng)，也比較容易協(xié)調(diào)大家的時(shí)間。

一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行至中期時(shí)，應(yīng)看一下工作實(shí)際進(jìn)度，但不要咄咄逼人。錯(cuò)誤的范例：“到底什么時(shí)候可以交到我的辦公桌上?”正確的范例：“我知道你很忙，但我只是想看一下關(guān)于那項(xiàng)工作進(jìn)行得怎么樣了？”要給對(duì)方喘息的空間。若是信任對(duì)方能把事情做好，就要控制自己不要事事過問，這樣才能獲得最佳的工作成果。讓對(duì)方有使命感，有機(jī)會(huì)以自己的方式貢獻(xiàn)心力。

對(duì)于位在偏遠(yuǎn)地區(qū)工作的同事，你可以借由電子郵件將欲授權(quán)委派之任務(wù)與相關(guān)資料傳輸給對(duì)方，不必再局限于手邊有限的人力資源，這是電子郵件的另一個(gè)好處。今后無論是文書、美工設(shè)計(jì)，還是預(yù)算表、都可以授權(quán)委派給公司內(nèi)部、外部、近在咫尺或是遠(yuǎn)在天邊的人員。當(dāng)然。由于缺乏人與人之間直接的接觸，使得項(xiàng)目管理更具挑戰(zhàn)性，但一想到在時(shí)間效益上的提高與專業(yè)人才合作所產(chǎn)生的力量，這點(diǎn)挑戰(zhàn)實(shí)在算不了什么！

當(dāng)雇用一位臨時(shí)雇員時(shí)，不妨先授權(quán)委派一些次要工作，以測(cè)試對(duì)方的技能。對(duì)于第一次雇用的臨時(shí)雇員，不要一開始就授權(quán)委派極機(jī)要的專案。慢慢來，直到你感到滿意放心，再交予重任也不遲。短期內(nèi)也許耗費(fèi)較多，但就長(zhǎng)期而言，比起因一時(shí)不察而可能造成的損失，這還是比較保險(xiǎn)的作法。

定期追蹤檢查與時(shí)間管理：利用電腦排程軟件的提醒裝置；提醒自己追蹤授權(quán)委派出去的工作。管理自己手上的工作已經(jīng)夠忙的了，更何況是管理別人的工作。追蹤的辦法之一，是在你的日歷記事本上記下授權(quán)委派工作預(yù)定完成期限，以及追蹤的最佳時(shí)機(jī)。你可以在電腦上設(shè)定響鈴，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)提醒你。在執(zhí)行專案前，就應(yīng)該先將追蹤檢視點(diǎn)設(shè)定好，否則，極可能就會(huì)忽略了。

授權(quán)與時(shí)間管理的要點(diǎn)：授權(quán)委派工作時(shí)，對(duì)于工作完成的標(biāo)準(zhǔn)要敘述清楚，并設(shè)定明確的完成日期。若你覺得恰當(dāng)?shù)脑?，可以個(gè)別做任務(wù)說明，如：“我了解你從未接觸過這樣的任務(wù)，但我覺得你已經(jīng)有能力接受這類型的挑戰(zhàn)?！被蛘呤牵骸拔蚁嘈胚@份報(bào)告你一定會(huì)更盡力！做得比上次更好!”

立一條規(guī)定：參加會(huì)議時(shí)每個(gè)與會(huì)者除了帶筆記本以外，還要帶自己的日歷記事本（若是使用電腦里的日歷軟件，就把手提電腦帶來）。會(huì)議當(dāng)場(chǎng)要確認(rèn)每一個(gè)人在自己的日歷記事本上已經(jīng)記下被分派的任務(wù)與完成日斯。這樣就不會(huì)再有人借口說：“喔！我忘了！”確認(rèn)參與工作的每一個(gè)人都能了解按進(jìn)度進(jìn)行的重要性，而主動(dòng)避開任何時(shí)間上可能產(chǎn)生的沖突。

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