九個基礎(chǔ)的時間管理知識

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每個人都有過這樣的感覺：自己一直很努力、很忙碌地工作，并沒有將大把的時間浪費(fèi)在悠閑的下午茶上，然而每每遇到需要解決的問題，一番“拼搏”之后，時間因素仍然會成為最大的障礙，以致久而久之心懷疑問——為什么我的時間總不夠用？

并非只有發(fā)呆空想才會消耗時間，也并非時時刻刻繃緊發(fā)條就能提高效率?！坝谩焙脮r間只是其一，事先籌備與合理規(guī)劃更可以減少浪費(fèi)、避免陷入“欲速則不達(dá)”的尷尬。解決方案是從細(xì)微處著眼改進(jìn)。

本文提出9件“小事”可以幫助你改善自己的時間管理，它們小到可能從來不被注意，但卻正是多數(shù)人長期徘徊在緊張局面的“癥結(jié)”所在。

整理桌面

人們總會在一段時間之后，一次性地將自己的桌面從雜亂無章整理得井井有條。但通常實(shí)際上只是將東西重新擺放一遍、“面子上過得去”而已，一旦需要找出某些特定的物品，仍不免翻箱倒柜。

問題關(guān)鍵在于人們沒有一定的操作原則，因此很難找到自己所需，這使得許多人每天要花費(fèi)一個小時左右來查找文件。因此形成良好的文件處理習(xí)慣相當(dāng)重要，如果能夠及時閱讀并根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)原則歸檔、轉(zhuǎn)交相應(yīng)人員或直接丟棄，那么案頭的“常駐”文件就會大大減少。

簡單地隨手堆砌決不是所謂的整理桌面，妥善處理任何送到手邊的文件才是有效的手段。正如管理哲學(xué)大師亨利.法約爾早在19世紀(jì)初就建議的那樣：無論人或物，都應(yīng)各有其所，亦應(yīng)各在其所。這樣的建議適合于生活的方方面面，而不僅局限于桌面。

養(yǎng)成及時預(yù)覽習(xí)慣

當(dāng)今信息爆炸的結(jié)果是人們根本沒時間接受所有的信息，而同時卻又有人為找不到需要的信息而苦惱。有人喜歡把大量尚未瀏覽過的閱讀材料放成一堆或幾堆，更有甚者還可能會在身邊存放好幾箱讀物，導(dǎo)致要讀的東西堆積如山，最終完全沒有興趣，也沒有時間去閱讀。

處理資料最為有效的方法是在收到后立即預(yù)覽。對于訂閱刊物，預(yù)覽中可以把感興趣的文章摘出，而其余的則可以丟掉或再收集封存起來。摘出的文章單獨(dú)放在一起，可以細(xì)細(xì)品味。對于技術(shù)參考性材料也大可不必逐字逐句閱讀每篇文章，用略讀方式快速瀏覽，在關(guān)鍵細(xì)節(jié)上作出標(biāo)注、筆記后歸檔保存，以便日后參考。而對于通知等具有時效性的材料，抽出時間仔細(xì)閱讀是必要的，但過期后就應(yīng)及時清理。

管理電子文檔

隨著互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展，計(jì)算機(jī)逐步成為辦公核心設(shè)備，但即使具備更強(qiáng)大的搜索能力，許多人仍然會為了尋找需要的文件而花費(fèi)半天。按照文件主題清晰標(biāo)明文件名，設(shè)置合理的目錄樹會為今后開展工作節(jié)省大量的時間，這對于圖片、音視頻等非結(jié)構(gòu)化的內(nèi)容更加關(guān)鍵。

另外，電子郵件管理是另一項(xiàng)保證時間安排不被打亂的工作。隨時而來的電子郵件常常分割了人們原本完整的工作時間，從其他工作轉(zhuǎn)向去閱讀、回復(fù)郵件會降低效率，并會因處理郵件而導(dǎo)致其他工作無法按時完成，以致這種本用來簡化生活的信息技術(shù)卻常常會占用使用者整天的時間。建議關(guān)閉郵件到達(dá)消息通知，重新規(guī)劃郵件處理頻率，設(shè)定好一個時間，養(yǎng)成每天在完成一個階段的工作后，統(tǒng)一對郵件進(jìn)行處理的習(xí)慣。

做出任務(wù)清單

不論是使用在高科技時代稍顯落后的紙筆，或者利用先進(jìn)的PDA，列出一份結(jié)合任務(wù)清單的日程安排表都不失為一種改善執(zhí)行效率的有效方法，它可以幫助人們有效地關(guān)注、跟蹤需要完成的事情。在一天中，不時回顧這份清單并把已經(jīng)完成的項(xiàng)目劃掉，就可以對工作進(jìn)度一目了然，并保證完成最重要的事情。

總是忙忙碌碌并不說明效率高，因?yàn)檫@并不意味著你把時間用在了處理重要任務(wù)上。

在剛開始制作任務(wù)清單的時候，可能會覺得制作過程相當(dāng)麻煩，甚至也有浪費(fèi)時間的嫌疑。但在習(xí)慣之后，一個提示重要事項(xiàng)的列表僅用三言兩語、三五分鐘即可完成，或者直接印在頭腦中。關(guān)鍵是，拿出一點(diǎn)時間來規(guī)劃更多的時間，這很值得。

控制會議

隨著業(yè)務(wù)會議的增加，對之有效管理以保證工作效率顯得至關(guān)重要。而且因?yàn)闀h必須占用所有參會者的時間，這種影響甚至大于電子郵件。管理會議最簡便的一種方法是對之分門別類，盡量做到集中和統(tǒng)籌，這有助于降低話題重復(fù)占用時間并提高會議效率。

要特別重視會議的準(zhǔn)備和組織環(huán)節(jié)，關(guān)注細(xì)節(jié)安排，以免因提前準(zhǔn)備不足而致使會議拖延，每個推遲的會議都會對企業(yè)造成波浪效應(yīng)，使許多計(jì)劃被迫更改或者后續(xù)的會議要順次拖延。

另外，雖然會議起始和結(jié)束時間理論上應(yīng)該做到守時，但在會議間安排一段間隔可以讓組織者從容應(yīng)對特殊情況，這樣的間隔可以是15分鐘或半小時，不但具備“緩沖”作用，而且還可用來整理上一節(jié)會議記錄并對下個會議進(jìn)行準(zhǔn)備。

設(shè)定休息時限

不論什么原因，如果你覺得眼下確實(shí)難以繼續(xù)手頭的事情而想稍微“走個神兒”的話，那么勉強(qiáng)坐在座位上反而會對不起自己的時間。這種時候，不妨給自己設(shè)定一個合理的時段（例如15分鐘），然后離開當(dāng)前環(huán)境放松一下，稍微起身活動或者聽一首歌。在自己設(shè)定的時間內(nèi)，暫時不去想工作，甚至也不必去想“還有幾分鐘就要回去”這樣煩人的問題。不過，一旦認(rèn)為自己狀態(tài)恢復(fù)，那么就應(yīng)盡快把時間用到該用的地方上去。

注意聯(lián)絡(luò)技巧

盡管電話通信是偉大的發(fā)明，但其效率并不高，許多時間花費(fèi)得毫無收益：最近的調(diào)查顯示，人們有效的通話時間僅占電話總使用時間的20%。

為了增大聯(lián)系成功率，最好在工作日的早晚打電話，而不是在中間，因?yàn)檫@是安排見面的黃金時間，別人很可能會事務(wù)纏身。或者通過留言電話或手機(jī)短信來傳遞信息，而并不總是需要直接和對方通話，但留言務(wù)必言簡意賅，當(dāng)留了信息之后，給對方一個建議回電的時間會有更好。

降低客人滯留時間

開放辦公區(qū)政策時常引來不速之客，其中有些可以在他們進(jìn)入辦公區(qū)之前就拒之門外。但如果對方結(jié)束了業(yè)務(wù)而且還遲遲沒有離開，則有許多微妙的非語言技巧：最簡捷的方法是站起來，引導(dǎo)對方走向門口，表示談話和來訪的結(jié)束；此外，還可以用諸如“那么，還有什么事嗎”或“你走之前”等暗示性的詞語來結(jié)束會晤。

合理利用等待時間

許多任務(wù)都可以利用等待時間完成，或者更簡單的辦法是在等待中處理信息，比如把正在閱讀的材料帶上隨時閱讀一些，可以有效利用等待時間。人們往往不會留意等待所花費(fèi)的時間，如：開會時等待其他人到場或上線，對這種等待時間加以適當(dāng)規(guī)劃就能夠完成更多工作。對于零散的等待時間，切記積少成多的原則，人們常常覺得幾分鐘的節(jié)省不足為奇，但如果每天節(jié)省5分鐘，那么一年下來所節(jié)省的時間就相當(dāng)可觀了。

以上是"九個基礎(chǔ)的時間管理知識"的內(nèi)容，本文的主題是“開放辦公區(qū)政策時常引來不速之客，其中有些可以在他們進(jìn)入辦公區(qū)之前就拒之門外。但如果對方結(jié)束了業(yè)務(wù)而且還遲遲沒有離開，則有許多微妙的非語言技巧：最簡捷的方法是站起來，引導(dǎo)對方走向門口，表示談話和來訪的結(jié)束；此外，還可以用諸如“那么，還有什么事嗎”或“你走之前”等暗示性的詞語來結(jié)束會晤”。時間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時間管理培訓(xùn)課程。如果你對以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對以下文章也感興趣： 如何管理好自己的個人時間, 完善時間管理規(guī)劃 邁出實(shí)現(xiàn)理想第一步, 時間管理讓你輕松無壓力, 感謝您對本站的支持。

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