部門(mén)之間如何管理好業(yè)務(wù)流程？

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　　每個(gè)業(yè)務(wù)流程，包括復(fù)雜的跨部門(mén)業(yè)務(wù)，都是一種工作流程。

　　最佳的業(yè)務(wù)流程必須具備如下三大特征：可靠、可行和高效。

　　可靠是指業(yè)務(wù)流程盡在掌握。它能在規(guī)定范圍內(nèi)，經(jīng)濟(jì)而又可靠地運(yùn)行。

　　可行是指業(yè)務(wù)流程指能夠按照預(yù)定計(jì)劃而執(zhí)行。它能夠有效地運(yùn)作，生產(chǎn)和供應(yīng)那些事先期望的結(jié)果。

　　高效是指業(yè)務(wù)流程中所消耗的金錢(qián)、物品和時(shí)間都是最少的。 負(fù)責(zé)下屬的跨部門(mén)業(yè)務(wù)流程的經(jīng)理需要非常警惕，他們必須時(shí)刻準(zhǔn)備找出那些容易具有如下特征的流程步驟：孤立的、與其他業(yè)務(wù)流程步驟脫節(jié)的、范圍狹窄的、失去控制的以及容易迅速演變?yōu)榫o急事故的。這些都有可能破壞業(yè)務(wù)流程的可靠、可行和高效。

　　一、部門(mén)間相互監(jiān)督

          比信息流動(dòng)影響力更大的跨部門(mén)責(zé)任是說(shuō)服，業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)是防止業(yè)務(wù)流程之間脫節(jié)的一種重要方法。監(jiān)督說(shuō)服的一種形式是監(jiān)督。對(duì)于這種間接責(zé)任，一個(gè)角色往往不是簡(jiǎn)單地影響另一個(gè)跨部門(mén)角色的決定和行動(dòng)，而更多的是調(diào)節(jié)他們。監(jiān)督通常涉及兩個(gè)角色，并努力在以下兩方面保持平衡：一方面盡可能在流程的允許范圍內(nèi)發(fā)揮創(chuàng)造能動(dòng)性，另一方面不破壞流程的完整性。 在企業(yè)中，泛普軟件泛普OA系統(tǒng)有許多創(chuàng)造價(jià)值的監(jiān)督責(zé)任的事例，從顯而易見(jiàn)的質(zhì)量監(jiān)督員到涉及業(yè)務(wù)流程管理的幾乎所有部門(mén)。這種間接責(zé)任的目的是盡量減少對(duì)其他角色的約束，而盡力幫助他們找到替代措施。

　　協(xié)調(diào)說(shuō)服責(zé)任的另一種形式是協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)的目的是引起同一業(yè)務(wù)流程幾個(gè)方面的多個(gè)角色高度關(guān)注，使他們的工作同步和相互銜接。通常，每個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的負(fù)責(zé)人制訂自己?jiǎn)挝坏臓I(yíng)銷(xiāo)策略和促銷(xiāo)材料。為保證品牌戰(zhàn)略在全企業(yè)內(nèi)連貫一致，有關(guān)企業(yè)品牌的任何一個(gè)角色都可能要承擔(dān)與業(yè)務(wù)部門(mén)的營(yíng)銷(xiāo)角色的協(xié)調(diào)責(zé)任。

　　二、信息需及時(shí)傳遞

        為了弄清觀念孤立對(duì)最佳業(yè)務(wù)流程的危害，讓我們看看以下事例。一個(gè)電線廠有3個(gè)順序生產(chǎn)區(qū)。該工廠經(jīng)常滿(mǎn)負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)，因此用于修理和維護(hù)的時(shí)間非常緊張，但又極其重要。3個(gè)生產(chǎn)區(qū)都保持著少量的庫(kù)存，保證生產(chǎn)線在正常的簡(jiǎn)短停機(jī)期間正常運(yùn)轉(zhuǎn)。 盡管如此，當(dāng)上游生產(chǎn)區(qū)的停機(jī)時(shí)間超出庫(kù)存容許的期限時(shí)，下游的兩個(gè)區(qū)域主管和維修主管經(jīng)常為此叫苦不迭，他們沒(méi)有及時(shí)得到延誤通知。難道你不認(rèn)為上游的機(jī)器操作員在發(fā)生故障時(shí)有責(zé)任向下游的人發(fā)出警告嗎?偶爾，會(huì)有一些人這樣做，但更多時(shí)候，他們沒(méi)有。上游的每個(gè)人都手忙腳亂，試圖解決問(wèn)題，他們沒(méi)有時(shí)間思考下游的問(wèn)題，或者認(rèn)為不會(huì)耽誤太久，而且，他們不太確定是否有權(quán)提前通知。 通知在這個(gè)事例中，業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)建立通知關(guān)系就足以徹底解決問(wèn)題。一旦信息得到共享，這種類(lèi)型的通知責(zé)任就終止了，至于如何根據(jù)得到的信息行動(dòng)，則完全取決于被告知人。但關(guān)鍵在于，他需要得到信息，然后才能做出最好的決定。 泛普軟件建議另一種形式的通知責(zé)任要求一個(gè)角色分析數(shù)據(jù)，建立可選模型，然后就可能的行動(dòng)進(jìn)程向另一個(gè)部門(mén)的另一角色提出建議。這種責(zé)任可以防止目光狹隘。擔(dān)負(fù)這種間接責(zé)任的角色包括財(cái)務(wù)分析師、薪酬專(zhuān)家、法律顧問(wèn)和組織發(fā)展專(zhuān)家。承擔(dān)建議責(zé)任的角色需要得到相應(yīng)的授權(quán)。它同第一種形式的主要區(qū)別在于，它為接受建議的角色所做的分析更廣泛。兩者相同的是，接受建議的一方需要自己決定下一步的工作。