如何讓管理游刃有余 關(guān)注合肥OA系統(tǒng)控制職能

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控制是管理的一項(xiàng)重要職能，是管理的靈魂，反饋是控制的基礎(chǔ)，在合肥OA系統(tǒng)中，控制職能的運(yùn)用也可以做到游刃有余。

一、合肥OA系統(tǒng)中控制職能與計(jì)劃職能相結(jié)合

計(jì)劃為依據(jù)，用計(jì)劃來(lái)約束、控制，發(fā)現(xiàn)偏差進(jìn)行反饋，再進(jìn)行人工修正，然后是執(zhí)行，執(zhí)行過(guò)程中要采取措施，措施要有效，最后是結(jié)果，結(jié)果是上一輪計(jì)劃產(chǎn)生的結(jié)果，又是下一輪計(jì)劃制定的基礎(chǔ)，周而復(fù)始。制訂計(jì)劃的部門(mén)有監(jiān)督檢查控制的權(quán)力，執(zhí)行計(jì)劃的部門(mén)有反饋的義務(wù)。按照計(jì)劃的層次，從上到下逐級(jí)落實(shí)，從下到上逐級(jí)反饋。主生產(chǎn)計(jì)劃是中心，其它生產(chǎn)計(jì)劃是保證，計(jì)劃的制訂不能越級(jí)，是金字塔結(jié)構(gòu)的，要一級(jí)對(duì)一級(jí)負(fù)責(zé)，一級(jí)對(duì)一級(jí)考核。計(jì)劃的跟蹤、檢查、反饋是糾正計(jì)劃的最好時(shí)機(jī)，計(jì)劃的執(zhí)行情況又是下一輪制訂計(jì)劃的基礎(chǔ)。因此制訂一個(gè)高質(zhì)量的、科學(xué)的、切實(shí)可行的計(jì)劃并不是計(jì)劃人員閉門(mén)造車(chē)就能夠?qū)崿F(xiàn)的，必須靠集體的力量，必須來(lái)源于實(shí)踐并應(yīng)用于實(shí)踐。制訂一個(gè)好的計(jì)劃不容易但卻是必需的，體現(xiàn)了管理的層次和水平問(wèn)題，也體現(xiàn)了部門(mén)之間的協(xié)¬作問(wèn)題，合肥OA系統(tǒng)使大家在一個(gè)平臺(tái)上信息共享，相互提醒，向更高的目標(biāo)循¬環(huán)往復(fù)。

二、合肥OA系統(tǒng)的控制靈性和藝術(shù)

在整個(gè)合肥OA系統(tǒng)里，從另一個(gè)視覺(jué)觀(guān)察，通篇都在敘述管理哲學(xué)和管理思想，其邏¼¬關(guān)系叫人感覺(jué)其理論與實(shí)踐的完美結(jié)合，計(jì)算機(jī)管控藝術(shù)的原¬則性與靈活性完美結(jié)合。因?yàn)樽⑷肓斯芾硭枷耄戏蔕A系統(tǒng)也就有了靈性。合肥OA具有嚴(yán)密的計(jì)算邏¼¬和超強(qiáng)的控制能力。其中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都是環(huán)環(huán)相扣，分工明確。合肥OA系統(tǒng)的控制是通過(guò)“核對(duì)”來(lái)實(shí)現(xiàn)的。下一級(jí)單據(jù)要核對(duì)上一級(jí)，以利于上級(jí)對(duì)下一級(jí)的控制，下一級(jí)對(duì)上一級(jí)的追溯。從訂單提報(bào)到BOM錄入，到工單、請(qǐng)購(gòu)單的形成，每一個(gè)操作都有來(lái)源；車(chē)間領(lǐng)料要核對(duì)工單、外購(gòu)入庫(kù)要核對(duì)采購(gòu)單、車(chē)間入庫(kù)要核對(duì)工單、銷(xiāo)售要核對(duì)訂單，每個(gè)動(dòng)作都有原¬因，下游要核對(duì)上游的數(shù)據(jù)，否則無(wú)法歸集，形不成閉環(huán)，脫離了計(jì)劃、實(shí)施、監(jiān)督、控制、總結(jié)、考核、提高的管理哲學(xué)。上游沒(méi)有源，下游就沒(méi)有水，合肥OA系統(tǒng)整個(gè)供需邏¼¬很清晰，你可以不去核對(duì)上游，你將失去追溯的權(quán)力；你一方面可以簡(jiǎn)捷靈活，在另一方面你必受繁雜和僵化的制約。你想最后得到一張喜歡的報(bào)表，必需你去維護(hù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)做支持，你有所得就有所失，要想使用好合肥OA，都是你自己的問(wèn)題。

合肥OA是計(jì)算機(jī)科學(xué)、數(shù)學(xué)、管理學(xué)、邏¼¬學(xué)等學(xué)科的高度集成。這個(gè)信息化的代名詞，企業(yè)管理的泊來(lái)品有強(qiáng)大的功能解決手工不能解決的問(wèn)題，特別是重復(fù)性的工作，你的管理控制能力有多少，精力有多少，管理成本有多少，管理水平有多高；你就可以把管理的細(xì)節(jié)定位在那里，管控的額度設(shè)置在那里，比如工序的控制，定額的控制等，系統(tǒng)永遠(yuǎn)會(huì)叫你在這種自我矛盾的心理中取設(shè)。對(duì)細(xì)節(jié)管理的收放自如，合肥OA能做到，人工做不到，因?yàn)橛?jì)算機(jī)程序是通過(guò)操作指令合成的，隨著知識(shí)的滲透，許多合肥OA軟件功能趨同。如果你是一個(gè)聰明的管理專(zhuān)家，一定不會(huì)和計(jì)算機(jī)較勁，會(huì)明智的有所為有所不為。合肥OA系統(tǒng)以最大限度的量化來(lái)解決定性的問(wèn)題，它不像企業(yè)哲學(xué)那樣虛無(wú)縹緲，是看得見(jiàn)摸得著的操作平臺(tái)，它告訴你企業(yè)管理中哪些是應(yīng)該做的，哪些是不該做的，兩種方案只選其一，絕不會(huì)模棱兩可提供似是而非的答案，它是具體的，對(duì)就是對(duì)，錯(cuò)就是錯(cuò)。輸入數(shù)據(jù)時(shí)，輸入的垃圾，輸出的絕對(duì)是垃圾，每一個(gè)操作都有來(lái)源，產(chǎn)生的每一個(gè)錯(cuò)誤也都有原¬因。它的思路每時(shí)每刻都很清醒，真理正確永遠(yuǎn)在它那邊，錯(cuò)誤都屬于你。合肥OA很耿直，它的分析報(bào)告也很公正，匯報(bào)時(shí)絕不添油加醋，更不會(huì)修飾語(yǔ)言的感情色彩，如果論其人品當(dāng)屬上乘。

在長(zhǎng)期的生產(chǎn)計(jì)劃管理、進(jìn)度控制中，也許人們積累了大量的經(jīng)¬驗(yàn)，比如“中庸之道”，“經(jīng)驗(yàn)公式、保險(xiǎn)系數(shù)、定額”，“以不變應(yīng)萬(wàn)變”，“學(xué)會(huì)彈鋼琴”， “無(wú)遠(yuǎn)慮，必有近憂(yōu)”，“做計(jì)劃要長(zhǎng)短結(jié)合，進(jìn)退皆宜，左右逢源，做到不積壓又能保證生產(chǎn)”，“做到剎車(chē)時(shí)軟著陸，擴(kuò)產(chǎn)時(shí)啟動(dòng)迅速”等等。有時(shí)組織生產(chǎn)真的就像排兵布陣一樣，那些先，那些后，那些打穿插，那些作伏兵，那些做機(jī)動(dòng)，糧草、彈藥如何保證，才能確保戰(zhàn)役的勝利。擅長(zhǎng)搞綜合平衡的人，決策時(shí)總有海納百川的胸懷，高瞻遠(yuǎn)矚，把過(guò)去、現(xiàn)在、未來(lái)進(jìn)行精心的策劃，坐如石佛，動(dòng)如脫兔。在某一具體細(xì)節(jié)上，又總是心細(xì)如絲，不漏掉任何一個(gè)環(huán)節(jié)。

真正的生產(chǎn)實(shí)踐中，人們的經(jīng)¬驗(yàn)是經(jīng)¬過(guò)無(wú)數(shù)次的失敗得來(lái)的，成功與失敗各占一半的比例，稍有不慎，就會(huì)造成極大的人力和物力的浪費(fèi)，大家都很忙，收到的結(jié)果卻很壞。因?yàn)橛辛撕戏蔕A系統(tǒng)，“經(jīng)¬驗(yàn)”就會(huì)固化在系統(tǒng)中，而且是同一的。合肥OA系統(tǒng)的“經(jīng)¬驗(yàn)”也會(huì)隨著使用時(shí)間的推移積累得越來(lái)越多，而且更準(zhǔn)確。它是通過(guò)長(zhǎng)期的數(shù)據(jù)積累，比如半年或者一年的數(shù)據(jù)，然后再將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)作以調(diào)整，重新應(yīng)用于新一輪的計(jì)劃管理和指標(biāo)考核，使管理水平在一個(gè)新的起點(diǎn)上再次進(jìn)行新的循¬環(huán)。正是這樣，合肥OA系統(tǒng)的持續(xù)改進(jìn)，合肥OA系統(tǒng)的智能化才體現(xiàn)得更為明顯，合肥OA系統(tǒng)上線(xiàn)后，數(shù)月之內(nèi)，數(shù)據(jù)變得越來(lái)越準(zhǔn)確，管理工作越來(lái)越到位。一個(gè)生產(chǎn)管理者使用合肥OA系統(tǒng)后將會(huì)組建一個(gè)信息流、物流高度結(jié)合，反應(yīng)迅速，指揮高效，能夠自由應(yīng)對(duì)市場(chǎng)突變的控制系統(tǒng)。

三、合肥OA系統(tǒng)的控制要注意的幾點(diǎn)問(wèn)題

單據(jù)或計(jì)劃的相互核對(duì)通過(guò)操作權(quán)限來(lái)設(shè)定，這種相互制約而又連續(xù)的機(jī)制正是管理所需要的，生產(chǎn)組織要嚴(yán)格按制訂的計(jì)劃執(zhí)行，以計(jì)劃為標(biāo)準(zhǔn)，你才能發(fā)現(xiàn)異常，才能發(fā)現(xiàn)是計(jì)劃還是執(zhí)行中發(fā)生了錯(cuò)誤，不按計(jì)劃（或工單等）執(zhí)行怎么能區(qū)分出那里出現(xiàn)了偏差？比如生產(chǎn)進(jìn)度控制，就是以計(jì)劃為指導(dǎo)來(lái)確定走向的，什么時(shí)候出，什么時(shí)候入，多了不行，少了不行，早了不行，晚了不行，時(shí)間和數(shù)量這對(duì)參數(shù)永遠(yuǎn)相伴一起，如有異常情況，必須馬上糾正，在過(guò)程中解決問(wèn)題，只有這樣才能心中有數(shù)，最后達(dá)到滿(mǎn)意的效果，無(wú)論你是做庫(kù)存控制的、做財(cái)務(wù)控制的、物流控制的等等，都是如此。如果你不去核對(duì)上游數(shù)據(jù)，你就失去了上游對(duì)你的提醒，同時(shí)也失去了對(duì)上游追訴的權(quán)力，在系統(tǒng)里，個(gè)人、部門(mén)的權(quán)力和義務(wù)是對(duì)等的。有時(shí)人們常常埋怨計(jì)劃的準(zhǔn)確性，卻很坦然地放縱自己不按計(jì)劃操作的行為，這都是不對(duì)的。計(jì)劃來(lái)源于實(shí)踐，又去指導(dǎo)實(shí)踐。計(jì)劃出現(xiàn)錯(cuò)誤和不按計(jì)劃操作同樣不可原¬諒，在企業(yè)應(yīng)用合肥OA系統(tǒng)的時(shí)代，數(shù)據(jù)大部分都是自動(dòng)算出，所以計(jì)劃的準(zhǔn)確與否，很大程度都是源于人們的錯(cuò)誤造成的。

關(guān)于計(jì)劃的作用，還要提醒大家的是計(jì)劃一旦確定，就是標(biāo)準(zhǔn)，就是規(guī)范，計(jì)劃要先立后破，計(jì)劃未更改仍按原¬計(jì)劃執(zhí)行，出了責(zé)任則由計(jì)劃部門(mén)承擔(dān)，這是執(zhí)行計(jì)劃的一個(gè)紀(jì)律和原¬則。

另外，計(jì)劃控制中過(guò)程和結(jié)果的概念是相對(duì)的，過(guò)程是對(duì)一定期間許多結(jié)果的描述，結(jié)果則是某一時(shí)點(diǎn)的過(guò)程，小過(guò)程有小的結(jié)果，小結(jié)果同時(shí)又是大結(jié)果的過(guò)程，過(guò)程和結(jié)果都是沿時(shí)間軸進(jìn)行的，正像“分”是“秒”的結(jié)果，“分”又是“時(shí)”的過(guò)程一樣。在實(shí)際操作中，注重結(jié)果，也要注重過(guò)程，量變到質(zhì)變的哲學(xué)大家都清楚，關(guān)鍵以什么標(biāo)準(zhǔn)來(lái)判斷量和質(zhì)的區(qū)別。合肥OA也理解這些，你想管控到那個(gè)細(xì)節(jié)，你又有那些精力管控到那個(gè)細(xì)節(jié)，那么你就把計(jì)劃做到那個(gè)細(xì)節(jié)，在權(quán)衡利弊后，你會(huì)理智地做出選擇。合肥OA對(duì)生產(chǎn)過(guò)程中計(jì)劃、物流的理論描述是非常清晰的，在做好深入的邏¼¬研究后，你就會(huì)在僵化和靈活之間自由把握。合肥OA系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)資源計(jì)劃的管理也是全方位的，不但能夠提供時(shí)點(diǎn)查詢(xún)和報(bào)表，也能夠提供過(guò)程的動(dòng)態(tài)的查詢(xún)和報(bào)表。

在這里還要強(qiáng)調(diào)單據(jù)審核的及時(shí)性，日賬日清，日清日畢。物流也罷、信息流、資金流也罷，其時(shí)描述的都是同一載體，只是站的角度不同，稱(chēng)呼不同而已，一般情況下，信息流有時(shí)效性，它和物流的高度統(tǒng)一，是最理想的狀態(tài)，是我們永遠(yuǎn)追求的目標(biāo)，也是做出正確決策的唯一依據(jù)，必須將所發(fā)生的單據(jù)即時(shí)審核。其實(shí)，企業(yè)實(shí)施合肥OA系統(tǒng)后，并不是一勞永逸，仍然有大量的工作要做，僅僅是數(shù)據(jù)維護(hù)就較為復(fù)雜，高效的合肥OA系統(tǒng)就隨時(shí)有坍塌的可能。

這是筆者親身經(jīng)過(guò)的一個(gè)編制計(jì)劃、執(zhí)行計(jì)劃的案例：

某一企業(yè)，裝配車(chē)間實(shí)行配料制，由于需要大量的零配件，對(duì)于零配件的數(shù)據(jù)及其成套性管理要求是相當(dāng)嚴(yán)格的，必須達(dá)到適時(shí)適量的配送，不能出現(xiàn)任何偏差。但這個(gè)問(wèn)題長(zhǎng)期以來(lái)都沒(méi)有得到解決，即使是合肥OA系統(tǒng)實(shí)施以來(lái)，倉(cāng)儲(chǔ)管理特別是物料配送方面功能仍然沒(méi)有得到最大程度的發(fā)揮，生產(chǎn)組織仍然處于比較被動(dòng)的狀態(tài)。許多部門(mén)反映倉(cāng)庫(kù)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，出入庫(kù)單據(jù)得不到及時(shí)審核，給許多工作帶來(lái)不便。最后物流部經(jīng)¬過(guò)分析，認(rèn)為這是企業(yè)多年的工作習(xí)慣決定的。首先達(dá)不到不齊不配，而是在配送過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)缺口數(shù)，再進(jìn)行跟催物料，感覺(jué)那個(gè)工單可以裝配，然后再下達(dá)指令。