信息化項目協(xié)作的成功之道

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項目管理程序在理論上聽上去常常很美，但一旦IT人員把它們交到了最終用戶手上，就會開始聽到抱怨使用不便和界面難懂的聲音。像微軟Visio這些功能強大的繪圖程序會讓IT老手覺得滿意，尤其是那些以繪制網絡圖為生的人，卻往往讓業(yè)務部門的主管們感到沮喪。有時正如Healthwise公司的首席技術官尼爾?本茲明白的那樣，你需要換一種思考方法才能解決貴公司的項目管理問題。

也正如本茲明白的那樣，你可能會發(fā)現(xiàn)：如今的項目管理程序對公司的幫助不僅僅是確保項目順利開展。本茲選擇的程序是Mindjet公司的MindManager，同時也變成了他組織的一個產品開發(fā)工具（最新版本MindManager Pro 7標價為349美元，量大可優(yōu)惠；如果你想試一下界面如何，該公司還提供免費試用21天的機會。）作為創(chuàng)辦于1975年的非營利性組織，Healthwise與管理醫(yī)療保健組織（如Kaiser Permanente）、消費者門戶（如WebMD）以及數百家醫(yī)院合作，提供消費者所需的信息，幫助他們作出明智的醫(yī)療決策。這家組織稱之為"信息醫(yī)療"（Information Therapy）。

可是說到管理其內部的項目信息，包括將來發(fā)布產品線要用到的眾多醫(yī)療相關內容，這家組織大約在兩年前認識到需要"動一番手術"。該組織共有50名技術員工和211名員工，所使用的項目管理工具形形色色，包括微軟Project和微軟Visio。當時它開始在開發(fā)一條復雜的新產品線，名為Ix HealthMastery Campaigns。這是一系列提供信息的程序，向消費者發(fā)送通過電子郵件發(fā)送的眾多信息、調查表和提醒內容，涉及哮喘、背部疼痛和戒煙等主題。這個項目需要一支成員各異的小組密切聯(lián)系。

Healthwise負責發(fā)布HealthMastery的軟件工程師莉薩?奧圖爾說："我們有支小組負責這個項目，包括編程員、項目經理和技術人員等不同成員。"（奧圖爾不向本茲匯報，而是直接向負責新產品開發(fā)的公司副總裁匯報。）她說："我們需要一種方法來開發(fā)思路，那樣大家都能看到項目進展狀況。"她又說，公司有一段時間也試過開小組會議時在黑板上貼便條紙的辦法，雖然便條紙能描述相關問題，但無法組織管理相關的電子文件。

正如本茲指出的那樣，許多公司其實到頭來使用Excel來運作項目（如Healthwise發(fā)布新產品的項目），這完全是因為我們都熟悉這一用戶界面。他補充說，但這其實是個錯誤。"像Word或者Excel這些程序是線性的，根本處理不了發(fā)布活動的不同方面。"

圖表取代清單

這家組織內部的一些人使用MindManager，開了頭腦風暴會后決定使用Mindjet公司的這個程序，此后卻主要成了一個組織和項目管理工具。MindManager讓用戶可以獲取表示某個思路或項目的可視化圖表，附帶所有的分支和部分。本茲說："我們發(fā)現(xiàn)可以進一步發(fā)掘MindManager的功能，用于產品開發(fā)。"

與微軟Project這些廣泛適用的任務傳統(tǒng)項目管理程序相比，MindManager程序顯得非同尋常，因為它側重于圖形化圖表。任何人都可以使用MindManager：只要繪制圖形化圖表，這吸引了并不精通項目管理的人。有些項目管理程序迫使人們從設計包括項目里程碑、日期和小組成員的清單開始著手，這可能會讓你覺得在填寫沒完沒了的電子表格。

本茲發(fā)現(xiàn)，企業(yè)用戶幾乎不需要學習MindManager程序，即可上手。另外，由于XML功能，它讓用戶可以直接從可視化"圖表"鏈接至相關的項目文檔。就拿Healthwise來說，鏈接可把用戶直接帶到與HealthMastery產品線內部的15項發(fā)布活動有關的所有文檔。

這條新產品線的開發(fā)小組（包括醫(yī)生和IT人員）起初使用MindManager用于設計和創(chuàng)作內容，隨后用于實施、最后作為檢測矩陣（testing matrix），從而確保每項發(fā)布活動的所有方面都井然有序。
HealthMastery的每項發(fā)布活動傳達不同的訊息，這取決于患者對某些問題有什么響應，譬如他們的精神健康是否出現(xiàn)了反復或者變化。所以，這個可視化圖表上有一系列條件分支結構（if/then branch）和定時觸發(fā)器。奧圖爾說："我們的圖表被這里的人奉為'寶典'。"

奧圖爾說，該程序的可視化外觀感覺吸引了從事這個項目的成員各異的小組。她說："用戶積極采用它的速度之快著實讓我吃驚。如果你把它與微軟Visio（這是個優(yōu)秀工具）比一下，會發(fā)現(xiàn)Visio用起來有點難。我手下有一名編程員試圖用Visio來繪圖，結果聽到她從辦公室里傳出尖聽聲。有些醫(yī)生仍把每樣東西寫在紙上。"

本茲和奧圖爾指出，公司的一些IT員工如今仍使用Visio，但他們沒有要求最終用戶這么做。IT員工還使用微軟的Visual Studio Team System和Team Foundation Server，以支持小組的敏捷開發(fā)方法。

IT人員還發(fā)現(xiàn)，MindManager程序對質量保證項目有所幫助。本茲說，其中一個發(fā)布產品準備測試時，你要做的就是打開圖表。這是因為，圖表會鏈接至消費者在發(fā)布活動期間收到的每一部分內容，涉及治療哮喘等主題。圖表還鏈接至管理哪個部分在何時被發(fā)送的觸發(fā)器和規(guī)則。

他說："這就可以做成完備的測試文檔。你看了每個動作后，會問'它有合理的問題分支、合理的問題、合理的基于時間的觸發(fā)器嗎？'"譬如說，針對剛被查出患有哮喘的病人和懷孕病人，系統(tǒng)會按不同的次序、發(fā)送不同的材料。Healthwise必須確保系統(tǒng)在合適的時間發(fā)送合適的材料。

如今，這家組織繼續(xù)開發(fā)HealthMastery內部的新發(fā)布產品，使用MindManager完成開發(fā)到測試的工作。本茲說，在項目開始階段，小組成員常常會在會議室的平板顯示屏上顯示Mindjet圖表，開始討論。每個發(fā)布產品的開發(fā)從頭到尾需要10周到12周。本茲說："要不是它（MindManager），小組中的每個人要花比目前更多的時間來完成發(fā)布產品的開發(fā)。"

奧圖爾說，展望未來，該組織會設法把更多的內部數據連接到Mindjet圖表，并調查這些圖表是否可以推廣到消費者，從而以更加結構化的方式來收集及提供信息。

Healthwise希望看到開發(fā)商們下一步對這種技術采取什么樣的動作呢？奧圖爾說："進入到企業(yè)圖表服務器層面將是下一大步，以便可以在服務器集中提供圖表；多個用戶可同時共享及更新。"

Healthwise的本茲說，歸根結底，IT主管應當考慮清楚諸如此類的項目管理程序除了僅僅跟蹤日期和里程碑外，還有什么樣的功能。

他說："MindManager也許是貴組織的一項顛覆性技術，幾乎不需要什么培訓，而且各個級別的員工都能以創(chuàng)新的方式將它用于產品設計、內容創(chuàng)作、項目實施及質量保證。"

實施要點

Healthwise的首席技術官尼爾?本茲在實施Mindjet的MindManager、用于項目管理及新產品設計時，學到了這些寶貝經驗。

1、以一種循序漸進的方式為貴組織引入程序，首先將它用于跨部門的頭腦風暴會。
2、強調用戶界面，因為有些項目管理程序注重內容復雜的清單，而這個程序注重類似流程圖的可視化圖表。
3、使用貴組織的一套術語和詞匯來定制程序，以便盡量提高用戶的采用率。照本茲來看，這點并不難。
4、充分利用XML存儲功能，以便與貴公司的其他工具相連接。
5、調查一下你的可視化圖表，看看能否成為IT人員可使用的一套不錯的質量保證測試用例。 (it168)