培訓你的管理信息系統(tǒng)使用者

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用戶是企業(yè)管理信息系統(tǒng)的使用者，從某種角度來說，系統(tǒng)的用戶是一個廣義的概念，它可以是指與計算機接觸、直接使用信息系統(tǒng)的不同級別的管理人員，也可以包括那些不直接與計算機接觸、但依賴系統(tǒng)所提供的數(shù)據(jù)或信息的人員。管理信息系統(tǒng)能否在本企業(yè)獲得成功的應用，除了與系統(tǒng)本身的質(zhì)量和水平有關以外，用戶的素質(zhì)是一個非常重要的因素，也是系統(tǒng)成功的一個風險因素。

評價管理信息系統(tǒng)用戶素質(zhì)的指標或方法是多方面的，而且不同的系統(tǒng)，評價的方式也不盡相同。一般地說，用戶素質(zhì)表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.用戶的敬業(yè)精神和責任感

2.對管理業(yè)務的理解和駕御能力

3.計算機、網(wǎng)絡及管理信息系統(tǒng)方面的知識基礎

4.用戶的現(xiàn)代管理意識、信息管理意識

5.用戶的協(xié)作意識與能力

6.用戶的學習能力

這里將用戶的敬業(yè)意識和責任感放在第一的位置，是想說明在我國企業(yè)信息化水平較低的當前階段，這種素質(zhì)對于管理信息系統(tǒng)實施與應用的重要性，在發(fā)達國家，這是對企業(yè)員工最起碼的、最基本的要求，甚至不需要在公司員工手冊中提及，但在中國，尤其是在中國的國有大中型企業(yè)，由于傳統(tǒng)和體制等方面的原因，這種素質(zhì)還需要不斷強調(diào)。員工在這方面的素質(zhì)不是通過簡單的培訓或宣傳教育就能夠提高的，需要在企業(yè)文化建設、獎罰激勵機制的健全和企業(yè)分配制度等方面著手，不斷調(diào)動企業(yè)員工的積極性和主動性，而且還不能指望在一夜之間就發(fā)生巨大的變化，只有這樣，才能逐步激發(fā)企業(yè)員工敬業(yè)精神，增強他們的責任感。員工的敬業(yè)精神和責任感是他們建設和應用管理信息系統(tǒng)的基礎。

用戶對管理業(yè)務的理解和駕御能力，是他們理解和用好管理信息系統(tǒng)的前提條件，這是一件很容易理解的事情。用戶的業(yè)務能力越強，他對問題的分析能力也會越強，認識問題也會越深刻，這種素質(zhì)不僅對于提出系統(tǒng)的需求比較重要，對于系統(tǒng)的應用和改造完善也是非常重要的。

這里還需要特別強調(diào)用戶的協(xié)作意識與能力。對于一個高度集成化的管理信息系統(tǒng)而言，在系統(tǒng)建設和應用的各個階段，除了員工上下級之間的溝通之外，必然還要發(fā)生來自不同部門、不同專業(yè)的人員之間的信息交流和溝通，而且這種交流和溝通的多少在一定程度上能夠反應系統(tǒng)的建設質(zhì)量。員工的協(xié)作意識和能力則關系到這種交流和溝通的程度和效率。

例如，在確定本職能域的數(shù)據(jù)流程圖方面，工作人員需要知道從其它職能域進來的數(shù)據(jù)，也需要知道其它職能域需要從本職能域獲得的數(shù)據(jù)，這一般并不是一個一相情愿的事情，需要不同職能域的工作人員進行頻繁的信息交流和協(xié)作才能拿出理想的方案；又如在代碼問題上，有的代碼可能需要跨部門使用，如何制定該代碼的結構需要各個相關部門共同協(xié)商解決，不能只是考慮本部門的利益。實際上，協(xié)作能力已經(jīng)成為現(xiàn)代社會體現(xiàn)個人素質(zhì)的一個重要指標。

用戶的某些素質(zhì)是可以借助各種各樣的培訓來提高的，如計算機和網(wǎng)絡知識、管理信息系統(tǒng)的使用能力等。但是，對用戶的培訓也必須講究方式和方法，必須有針對性、有目的地開展用戶培訓。培訓是一種提高員工素質(zhì)地途徑，因此一般員工都愿意甚至爭取機會參加，尤其是條件或待遇比較好培訓機會（如國外），但他們在接受培訓之后是否將所學知識用到了具體工作中，是否推動了信息系統(tǒng)的應用，或者說，組織培訓工作的實際效果怎樣，這個問題需要引起培訓組織者的重視。根據(jù)我們的經(jīng)驗，對用戶的培訓必須制訂嚴格的約束機制或管理辦法；另外，在企業(yè)或部門內(nèi)部，要引進競爭機制和風險機制，以保證信息系統(tǒng)的有效運行。

上面所講的用戶一般是處在企業(yè)管理的中層或基層的直接的系統(tǒng)用戶，企業(yè)的高層領導無疑也是管理信息系統(tǒng)的用戶，對于建立在具有較高的數(shù)據(jù)集成度基礎上的決策支持系統(tǒng)來說，企業(yè)高層領導可能是系統(tǒng)的直接用戶；一般來說他們是系統(tǒng)的間接用戶，他們需要經(jīng)常性的獲取某些綜合性的信息以便進行快速有效的分析和決策，他們對于推動信息系統(tǒng)的運行，發(fā)揮系統(tǒng)的功能以提高決策和管理的效率起著非常特殊的帶動作用。管理信息系統(tǒng)對他們的素質(zhì)提出了更高的要求。需要他們能夠站在宏觀的、戰(zhàn)略的角度提出對系統(tǒng)修改和完善意見，需要他們經(jīng)常關心和關注系統(tǒng)的運行使用情況，以自己的模范作用，帶動和影響一般用戶，使系統(tǒng)及其應用向深度和廣度方向發(fā)展。

管理信息系統(tǒng)的建設是一個動態(tài)的過程。在項目的設計開發(fā)階段，用戶對系統(tǒng)的修改要求可能是沒有盡頭的，他們隨時可能冒出一個新的修改需求，因此，從合同執(zhí)行以及承包商的角度考慮，需要預先確定修改次數(shù)或用戶意見的最終截止日期。項目驗收之后用戶提出的系統(tǒng)修改意見，由系統(tǒng)維護人員的根據(jù)程序和責任范圍進行處理。

來源：AMT