如何對(duì)付電子郵件超載

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電子郵件（email）是最常用的商業(yè)通信工具。同時(shí)，它在遵守日益增長(zhǎng)的企業(yè)規(guī)章方面，也起到了關(guān)鍵性的作用。那么，如何才能確定郵件得到正確的管理呢？Quocirca的Bob Tarzey解釋說(shuō)。

在新千年結(jié)束，電信及網(wǎng)絡(luò)的興起以及歐元使用（至少在歐洲是如此）帶來(lái)的興奮消褪后；幾年前IT業(yè)收入驟減，股價(jià)下跌，走向敗亡。當(dāng)IT企業(yè)狀況慢慢好轉(zhuǎn)之后，他們開(kāi)始尋求說(shuō)服商家投資的新途徑。但說(shuō)服商家并不容易，畢竟：一朝被蛇咬，十年怕井繩。

許多IT企業(yè)確信會(huì)吸引商家的一個(gè)領(lǐng)域是：幫助他們來(lái)遵守政府最近頒布的大量行業(yè)級(jí)、州級(jí)與地區(qū)級(jí)規(guī)章。政府要求商家嚴(yán)格遵守這些規(guī)章----要么遵守，要么退出。諷刺的是，政府正是因?yàn)榭吹骄W(wǎng)絡(luò)繁榮期間企業(yè)主管行為不當(dāng)，才制訂這些規(guī)章的。

當(dāng)他們交出自己的銷售領(lǐng)地時(shí)，采取這種目光短淺的作法的商家看似無(wú)辜。這非說(shuō)明企業(yè)及IT經(jīng)理對(duì)這些規(guī)章毫不關(guān)心，只不過(guò)由于需要他們擔(dān)心的事情太多，這些規(guī)章不過(guò)是其中的一部分而已。他們的擔(dān)心包括：品牌名保護(hù)、顧客信心、員工生產(chǎn)率及企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力，對(duì)所有這些問(wèn)題的考慮都會(huì)反映在他們對(duì)企業(yè)的管理之中，而且也會(huì)影響到他們對(duì)IT服務(wù)的購(gòu)買方針。

談到企業(yè)管理，企業(yè)有必要關(guān)注的一個(gè)特殊領(lǐng)域：電子郵件。電子郵件是迄今最廣泛使用的商業(yè)通信工具。平均來(lái)說(shuō)，現(xiàn)在企業(yè)的對(duì)內(nèi)對(duì)外通信，有60%是通過(guò)電子郵件的形式。一些企業(yè)估計(jì)，電子郵件占他們存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的一半。幾乎所有的企業(yè)稱這一比例過(guò)去一直在增長(zhǎng)并可望持續(xù)增長(zhǎng)。

企業(yè)經(jīng)理正擔(dān)心這一點(diǎn)。因?yàn)殡娮余]件在企業(yè)與客戶、供應(yīng)商及員工爭(zhēng)端的發(fā)起與解決中正發(fā)揮日益重要的作用。他們應(yīng)該能夠?qū)⑦@些擔(dān)擾放在一邊。如果使用得當(dāng)，電子郵件能成為有效的通信工具，并在企業(yè)經(jīng)營(yíng)之中發(fā)揮重要作用。

電子郵件是唯一真正有風(fēng)險(xiǎn)的通信手段。它記錄下郵件的內(nèi)容、是誰(shuí)寫的、寫給誰(shuí)的、還有誰(shuí)知道等一切信息。這是律師夢(mèng)寐以求的事。電子郵件必須通過(guò)公司的電子郵件服務(wù)器。因此不管電子郵件用戶在臺(tái)式電腦上怎樣處理它，公司都能夠進(jìn)行有選擇性的保存。

過(guò)去，IT部門通常對(duì)員工能夠儲(chǔ)存的郵件數(shù)量進(jìn)行嚴(yán)格的限制。但隨著存儲(chǔ)介質(zhì)價(jià)格的下降、容量的不斷增加、使用更為方便，再?zèng)]有必要限制得如此嚴(yán)格。企業(yè)現(xiàn)在鼓勵(lì)員工將電子郵件作為主要的存儲(chǔ)手段。對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，這意味著要對(duì)員工之間的郵件、員工發(fā)給顧客與供應(yīng)商及他們送來(lái)的郵件進(jìn)行集中存儲(chǔ)。

當(dāng)然這些電子郵件不可能完全不進(jìn)行審查。存儲(chǔ)不相干或無(wú)用的郵件是沒(méi)有道理的。只有進(jìn)行有效的商業(yè)管理，到了緊要關(guān)頭，相關(guān)材料可以輕易找到。因此，企業(yè)需要對(duì)電子郵件進(jìn)行有效管理。

要達(dá)到這一點(diǎn)，有兩個(gè)基本的步驟。首先，要排除掉不相關(guān)的電子郵件，優(yōu)秀的電子郵件過(guò)濾軟件早已出現(xiàn)，并可以用來(lái)阻止垃圾郵件，并對(duì)員工收發(fā)的電子郵件進(jìn)行監(jiān)控，確信他們將精力放在商業(yè)相關(guān)的通信上。這樣，企業(yè)就朝著正確的方向前進(jìn)了一步，而且許多企業(yè)已做到這一點(diǎn)----盡管效率總能不斷的提高。為了保護(hù)企業(yè)不會(huì)在將來(lái)受到威脅，我們必須決定哪些電子郵件應(yīng)該保存，而郵件過(guò)濾軟件又無(wú)法做出如此精細(xì)的決定，且考慮到巨大的信息量，人為的干預(yù)也是不實(shí)際的。

唯一穩(wěn)妥的方法就是保存全部沒(méi)有被過(guò)濾軟件阻止的電子郵件，但你不必永久保存這些電子郵件。高效的郵件存檔可以設(shè)定適當(dāng)?shù)囊?guī)范，反映管理者的需求及企業(yè)的意愿和簡(jiǎn)單的常識(shí)。例如，在缺省情況下，存檔工具會(huì)在設(shè)定的時(shí)間內(nèi)保存郵件，但對(duì)某些部門如法律與財(cái)務(wù)部門的員工，郵件保存的時(shí)間可以設(shè)定得相對(duì)長(zhǎng)一些；含有巨大附件的郵件則可以早點(diǎn)刪除。

有了好的存檔方法，就可以設(shè)定適當(dāng)?shù)囊?guī)范，并根據(jù)企業(yè)的管理方式，依照一系列的因素（包括管理者設(shè)定的因素），隨時(shí)對(duì)這些規(guī)范進(jìn)行調(diào)整。

電子郵件給企業(yè)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)也不容忽視。一份重要的報(bào)告的分發(fā)之前可能要進(jìn)行詳細(xì)的內(nèi)部審核，同樣，一份電子郵件發(fā)出之前至少要進(jìn)行起碼的拼寫檢查。電子郵件在商業(yè)與法律爭(zhēng)端中起到作用的次數(shù)正在日益增多，所以你一定要確保如果你找不到員工收發(fā)電子郵件的相應(yīng)副本，另外會(huì)有人找到。要做到未雨綢繆。

來(lái)源：ZDNET