提高企業(yè)信息化ROI 風險管理全剖析

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引言

信息化項目的實施是企業(yè)提高管理水平的重要途徑，信息化管理系統(tǒng)為企業(yè)提供人力資源、財務、銷售、制造、分銷和供應鏈管理等諸多方面的重要信息以及這些方面的智能化的決策支持服務。這種支持可以幫助決策者動態(tài)地優(yōu)化企業(yè)的資源配置，對市場競爭和市場機會作出迅速反應，為企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟效益。在信息化的時代，企業(yè)要在競爭的環(huán)境中生存、發(fā)展、領先，必須發(fā)掘、借助和利用有效信息。

目前一些典型的信息化產(chǎn)品或模型，如企業(yè)資源計劃(杭州OA)、物料需求計劃(MRP)、制造資源計劃(MRPII)、計算機輔助制造(CAM) 等，已經(jīng)在技術上成熟，成為有效的管理模式和重要的技術手段，用的得當可以使企業(yè)實現(xiàn)對業(yè)務流程中的資源進行有效利用，從而達到改善管理水平與管理效率目標。在注意到信息化項目的優(yōu)點的同時，我們也要看到信息化項目相對于一般的項目而言在管理、技術、時間、資金、實施和維護等方面存在更多的風險因素。以 杭州OA為例，據(jù)統(tǒng)計，在其實施項目中，一般只有15%左右的能按期、按預算成功實施，實現(xiàn)系統(tǒng)集成;約一半左右的實施項目遭到失敗。

我國中小企業(yè)明顯存在著人才缺乏、資金短缺、技術落后、信息滯后、管理水平低和協(xié)同能力差等一系列問題，嚴重影響著中小企業(yè)的快速、穩(wěn)定和持續(xù)發(fā)展。一些企業(yè)由于對信息化的認識和管理理念上的落后，不能夠適應信息化管理，不能有效地發(fā)揮信息整合的效能。另外，企業(yè)部門之間缺乏有效的溝通與聯(lián)系，信息缺乏合理的規(guī)范性，不能夠有效共享。與信息化相匹配的業(yè)務流程再造的失敗通常是信息化項目失敗的重要原因。

為了進一步提高中小企業(yè)的生存與發(fā)展能力，中小企業(yè)必須理性的面對和把握當今世界經(jīng)濟全球化和全球信息化環(huán)境，以及中國企業(yè)缺乏有效管理帶來的挑戰(zhàn)和壓力，并從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略高度審視企業(yè)信息化建設的作用與價值，盡快、科學的做出應用協(xié)同商務、供應鏈管理、企業(yè)資源計劃、業(yè)務模式重組、產(chǎn)品協(xié)同研發(fā)和信息技術的決策，并逐步落到實處。具體而言，就是將企業(yè)的管理技術、研發(fā)技術、制造技術、信息技術和網(wǎng)絡技術有機的結(jié)合起來，通過有效的應用，推動供應鏈協(xié)同商務模式、相互信任和雙贏機制的創(chuàng)新、企業(yè)管理模式和業(yè)務流程的創(chuàng)新、產(chǎn)品研發(fā)模式和設計理念的創(chuàng)新、產(chǎn)品制造模式和方法的創(chuàng)新，從而全面提升中小企業(yè)競爭力。

增強風險意識，積極地防范風險，是實施信息化項目中必須認真考慮的事項。風險管理是一種特殊的管理功能，它通過對風險的識別、評估與控制，以較低的成本獲得較多的安全保障。由于人們對于信息化項目的認知不夠完整，另外，信息技術的載體不容易被人們直接感知，以至人們對于包括技術、溝通、管理的一些重要因素的變化情況很難預先完全把握，在項目實施的過程中容易造成對于企業(yè)組織架構(gòu)的損害和經(jīng)濟上的損失。進行有效的風險管理是減少損失的重要手段。在實際的風險管理的過程中，除了要有較強的風險意識和按照科學的方法有步驟地提出系統(tǒng)防范風險和解決問題的措施之外，更重要的是通過合理的方法辨識風險、分析風險、控制風險，找出不同的風險來源，區(qū)分風險因索對項目實施的影響，并且對于不同的風險采取相應的防范與化解的措施。

企業(yè)風險管理的目的是讓相關人員提出合適的問題，在風險和收益的平衡上作出恰當?shù)呐袛嗯c選擇。那么，中小企業(yè)開展信息化應如何降低或規(guī)避風險呢?筆者將從以下幾個方面與中小企業(yè)主和廣大讀者朋友們進行交流：

公司內(nèi)部管理部門存在的風險

成功的信息化系統(tǒng)的建設首先需要管理層對信息化的價值透徹理解，不能急于求成，不能為上信息化而信息化。企業(yè)高層必須要在人力、物力、財力及戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃上給予信息化建設高度重視，并明確項目管理機構(gòu)和職能。領導的重視，勢必帶動各級員工的積極性和參與意識，為信息化項目的實施奠定良好的基礎，確保信息建設的順利實施。

信息化是一個管理理念上的改變，而不僅僅是一個項目。不少中小企業(yè)高層管理人員尚未認識到這一點。項目實施的過程中僅由技術主管負責，缺少管理人員和業(yè)務人員的積極參與，項目經(jīng)理由技術部門的領導擔任。管理觀念的轉(zhuǎn)變還體現(xiàn)在信息化系統(tǒng)實施過程對企業(yè)原有的管理思想的調(diào)整上。信息化不僅僅是用一個系統(tǒng)或買一套軟件，更重要的是帶來了整套先進的管理思想。只有深刻理解、全面消化吸收了新的管理思想，并結(jié)合企業(yè)實際情況加以運用，才能充分發(fā)揮系統(tǒng)帶來的效益。因此，在實施過程中中小企業(yè)管理人員和業(yè)務人員轉(zhuǎn)變管理思想是一個必不可少的痛苦過程。順利轉(zhuǎn)變管理思想，在某種意義上是信息化成功推行的最關鍵的因素。企業(yè)的領導層要站在企業(yè)整體戰(zhàn)略規(guī)劃的高度來考慮信息化。站的越高看得越遠，做出的規(guī)劃實施成功的把握就越大，信息化為企業(yè)做出的貢獻也將越大。

許多企業(yè)投入大量資金卻并沒有提高效率，往往是專注與如何用軟件實現(xiàn)現(xiàn)有的業(yè)務，其結(jié)果往往不如人意，沒有把軟件的實施真正同管理的改進結(jié)合起來。信息化的過程涉及到企業(yè)管理方法、經(jīng)營機制、生產(chǎn)組織方式、人員素質(zhì)、管理基礎和國家經(jīng)濟管理體制等諸多因素，是一項系統(tǒng)工程，具有典型的項目管理的特征，需要有一套規(guī)范的實施原則和方法來對項目實施過程進行有效的組織和管理，需要各相關部門問的緊密配合與相互協(xié)調(diào)。

在制定信息化戰(zhàn)略時，首先，企業(yè)要對安全性、實用性、先進性等方面進行全面統(tǒng)籌和權衡，把企業(yè)信息系統(tǒng)依據(jù)操作層、運營層和決策層三個層次來規(guī)劃，緊緊圍繞企業(yè)中長期發(fā)展戰(zhàn)略，以支持企業(yè)實現(xiàn)使命為主要目標，建設和不斷完善相應的硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)。其次，制定具體實施推進策略是，在做好整體規(guī)劃的前提下，分步實施、重點突破、持續(xù)改進。最后，在關鍵環(huán)節(jié)、關鍵機構(gòu)、關鍵業(yè)務進行實施，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)關鍵點的信息化，然后連點成線，織線成面，接面成體，最終構(gòu)成立體化、高度集成、高度集中的企業(yè)級智能信息應用系統(tǒng)。