獨家：企業(yè)郵箱應(yīng)該外包還是自建？

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【計世獨家】在互聯(lián)網(wǎng)時代，企業(yè)郵箱逐漸成為企業(yè)與外界交往的必備工具。然而，是自建郵箱，還是利用互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)提供的郵箱服務(wù)？這是企業(yè)面臨的新選擇。

為什么要用企業(yè)郵箱?

無論是對新興的還是有著悠久歷史的企業(yè)，目前，企業(yè)郵箱都已經(jīng)成為企業(yè)日常運作不可或缺的工具。

李錦記食品有限公司就是一個百年老店成功應(yīng)用企業(yè)郵箱的典范。該公司成立于1888年，由小型家族式生意發(fā)展成為跨國公司，產(chǎn)品種類亦由蠔油多元化發(fā)展至美食醬料及食品系列，分銷網(wǎng)絡(luò)遍布五大洲六十多個國家，在國內(nèi)多個城市均設(shè)有辦事處。目前，該公司有1000多個企業(yè)郵箱在維持著公司的日常溝通。

據(jù)李錦記食品有限公司資訊部經(jīng)理趙成剛介紹，使用企業(yè)郵箱，會給企業(yè)帶來如下的好處：首先，所有員工的郵箱均為“name@lkk.com” 形式，有助于樹立統(tǒng)一的企業(yè)形象；其次，當(dāng)外人收到一封企業(yè)郵件時，可根據(jù)來信域名方便地查詢企業(yè)網(wǎng)站，這樣企業(yè)在日常通信中可毫不費力地附帶宣傳自己；第三，企業(yè)員工離職時，企業(yè)郵箱可以順利收回，從而將所有業(yè)務(wù)聯(lián)系保留和延續(xù)下來，若日常工作使用個人郵箱，員工離職不會上繳，客戶可能仍然與其個人郵箱聯(lián)系而被一起帶走；第四，企業(yè)郵箱的系統(tǒng)管理解決了企業(yè)信息的安全性問題，通過企業(yè)郵箱進(jìn)行管理，可以有效避免企業(yè)信息泄露?！捌髽I(yè)的信息或數(shù)據(jù)有它自己的保密性，安全是每一個企業(yè)所追求的。”他說。

成立于1996年的柳州五菱汽車有限責(zé)任公司（簡稱五菱集團），也在成立后不久就采用了企業(yè)郵箱服務(wù)。該公司是廣西壯族自治區(qū)政府授權(quán)經(jīng)營的大型國有獨資企業(yè)，主營業(yè)務(wù)為生產(chǎn)和銷售汽車零部件、發(fā)動機和專用汽車。公司網(wǎng)絡(luò)管理員郭水萍說：“統(tǒng)一使用企業(yè)郵箱，可以方便地對工作郵件備份、監(jiān)控、管理，防止郵件意外丟失；企業(yè)郵箱可方便地自行管理，可自由命名、分配容量、自行群發(fā)、分組、修改密碼、設(shè)定功能限制等，這些都是個人郵箱望塵莫及的；同時，企業(yè)郵箱的群組等功能提高了工作效率，增進(jìn)了內(nèi)部溝通和協(xié)同辦公能力。”

事實上，中國目前有5000多萬家各種各樣的企業(yè)，都與李錦記和五菱集團一樣，認(rèn)識到企業(yè)郵箱已經(jīng)成為企業(yè)與外界交往的必備工具。

iResearch 艾瑞咨詢公司預(yù)測，未來5年全球企業(yè)郵箱中平均每天的用戶信息量將遠(yuǎn)超過個人郵箱用戶的郵件信息量。2007年底，全球企業(yè)用戶平均每天的郵件信息量達(dá)到了730億封，個人用戶信息量只占企業(yè)用戶信息量的58.9%；預(yù)計至2011年，企業(yè)郵箱用戶將平均每年以20%左右的速度增長到1645億封/天。調(diào)研報告還顯示，2008年第一季度，中國企業(yè)郵箱市場規(guī)模達(dá)到了6500萬元人民幣，預(yù)測2009年，市場規(guī)模將達(dá)到3.3億元人民幣，企業(yè)郵件市場規(guī)模每年的增速為30%左右。

自建還是外包？

顯然，企業(yè)郵箱數(shù)量在以人們難以想象的速度發(fā)展。企業(yè)在建立郵箱的方法上，目前有兩種選擇：企業(yè)自建郵箱和將郵箱外包給專業(yè)的郵件服務(wù)公司。

在企業(yè)郵箱發(fā)展初期，有實力的大單位一般采取自建郵件系統(tǒng)為主。德國依博羅閥門有限公司是世界上最著名的閥門生產(chǎn)制造商之一，其生產(chǎn)基地、子公司和代表處以及代理網(wǎng)絡(luò)遍布全球。依博羅北京分公司的IT經(jīng)理陳先生表示，自己的公司就是自建企業(yè)郵箱。自建郵件系統(tǒng)就是自己購買郵件服務(wù)器、存儲設(shè)備、反垃圾網(wǎng)關(guān)等一系列軟、硬件設(shè)備，自己配備相應(yīng)的郵件管理人員，對公司的郵件系統(tǒng)進(jìn)行管理。管理人員一般由公司的IT管理人員兼任，以后每年還需對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)升級，并需要不斷培訓(xùn)人員以跟進(jìn)郵件技術(shù)的發(fā)展。

但是，隨著郵件的作用在企業(yè)中日益重要，更由于郵件安全性問題日益突出，如垃圾郵件、病毒通過郵件傳入等，企業(yè)發(fā)現(xiàn)，如果僅僅通過企業(yè)自身培養(yǎng)的技術(shù)人員，很難處理日益增多的郵件安全問題。比如，一封重要的郵件丟失將可能影響企業(yè)的收益；而垃圾郵件太多不僅影響企業(yè)內(nèi)的辦公效率，也讓企業(yè)浪費大量的服務(wù)器資源。一些專業(yè)的互聯(lián)網(wǎng)公司看到了這一問題，于是推出了專業(yè)的郵箱服務(wù)。外包郵箱提供商的出現(xiàn)，讓一部分企業(yè)開始采取郵件外包服務(wù)。比如上面所說的李錦記和五菱集團等，都是采用了263的郵箱外包服務(wù)。

“郵箱外包的好處是，企業(yè)只需要每年按照郵箱數(shù)量，付一定的服務(wù)費用，就能得到專業(yè)的郵件服務(wù)，并且，企業(yè)不需要專業(yè)的IT服務(wù)人員，這對廣大的中小企業(yè)來說減少了很多麻煩?！?63網(wǎng)絡(luò)通信股份有限公司副總裁兼郵件事業(yè)部總經(jīng)理李銳說。

外包趨勢明顯

今年5月份，263公司推出了263G的幾乎無限量的企業(yè)郵箱服務(wù)，隨后其企業(yè)郵箱的銷售額增長了20%以上。與此同時，網(wǎng)易、21CN等互聯(lián)網(wǎng)公司也推出了郵件外包服務(wù)。

隨著時間的推移，企業(yè)郵箱外包的趨勢越來越明顯。李錦記、五菱集團和依博羅閥門有限公司分別都從用戶的角度給出了自己的分析。

1．自建比外包投入高

“自建郵局系統(tǒng)無論是放在自己的機房還是托管，都需要較高的初期投入，即使自建郵局系統(tǒng)都選用的低檔設(shè)備和服務(wù)，其一次性投入也需要以十萬元計，每年的運營費用還需要幾萬元。”依博羅北京分公司IT經(jīng)理陳先生表示，“此外，IT技術(shù)發(fā)展很快，因此設(shè)備折舊也很快，這樣的投入顯然并不經(jīng)濟，每年還要養(yǎng)幾個IT人員，遠(yuǎn)沒有直接購買專業(yè)的服務(wù)來得劃算。”

2． 自建安全性與穩(wěn)定性遠(yuǎn)低于外包

五菱集團郭水萍表示，企業(yè)郵箱外包不僅僅是財力和人力上大幅度的節(jié)省，其安全性和穩(wěn)定性也可以得到肯定，這對于日常工作的開展十分便利。自建郵局除非投入巨資購買設(shè)備、研發(fā)軟件和培養(yǎng)一支完善的維護(hù)隊伍，否則，其性能和外包郵局根本無法相比。

3． 外包技術(shù)維護(hù)更完善

李錦記的趙成剛經(jīng)理說，采用了郵箱外包后，在遇到技術(shù)問題無法解決時，企業(yè)郵箱提供商會及時提供幫助?！袄?63的企業(yè)郵箱，有專職的運營維護(hù)及客戶服務(wù)團隊、實時問題監(jiān)控和響應(yīng)處理體系，可為我們提供全年7×24的服務(wù)，這讓我們很放心?！倍鴮τ谧越ㄠ]箱而言，無論如何完美的共享托管環(huán)境，都會遭受到一些意想不到的故障，比如網(wǎng)絡(luò)連通性的故障、電力和空調(diào)的故障、同組機器受攻擊產(chǎn)生的流量阻塞故障、本機器受DDoS等類似攻擊而產(chǎn)生的故障等，這些故障不是企業(yè)自身能夠獨立解決的，需要協(xié)調(diào)托管方，乃至于電信方解決。作為一個非專業(yè)的郵商企業(yè)，這種協(xié)調(diào)力量顯然不夠。選擇企業(yè)郵箱外包，可以以較小的投入快速獲得應(yīng)有的服務(wù)，避免浪費大量的精力在系統(tǒng)維護(hù)上。

看來，企業(yè)郵箱外包服務(wù)基本已成大勢所趨；并且，越來越多的大型企業(yè)，也在向郵箱外包遷移。