SaaS：中小企業(yè)的郵件歸檔之道

文章來源：泛普軟件

在今天這個信息化時代，電子郵件已經(jīng)成為各型企業(yè)最為普遍的一種溝通和聯(lián)絡(luò)方式，企業(yè)有很大部分日常業(yè)務(wù)都是通過電子郵件來維系的，其重要性已經(jīng)不言而喻，有些甚至關(guān)系到企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展和生存。對于郵件量的日益增長，企業(yè)往往采取郵箱配額或郵件刪除策略來管理，這種方式真的長期可行嗎?ESG 認為，簡單的刪除郵件并不是一個明智之舉，如何對所有的電子郵件進行分類、歸檔、存儲才是當務(wù)之急?！　?/p>

法律法規(guī)的相繼出臺以及電子搜索、舉證等需求，再加上企業(yè)自身業(yè)務(wù)連續(xù)性對數(shù)據(jù)的要求，都要求企業(yè)將電子郵件中的重要數(shù)據(jù)保存相當長的一段時間。ESG曾進行的一項電子郵件歸檔調(diào)查顯示，近半數(shù)的企業(yè)需要將歸檔的電子郵件保存5年以上的時間，最長的甚至長達50年。但是，傳統(tǒng)的信息管理方法已經(jīng)無法滿足數(shù)據(jù)增長和信息保留的需求，這迫使企業(yè)采用電子郵件歸檔解決方案。

然而，對于中型企業(yè)而言，由于資金、技術(shù)人員的缺乏，他們往往無法實施恰當?shù)碾娮余]件歸檔管理。這個時候，軟件即服務(wù)(SaaS)的出現(xiàn)，則很好地解決了他們的難題。基于SaaS的產(chǎn)品可以幫助客戶實現(xiàn)信息保留，無需實施和運行實際的歸檔軟件或任何相關(guān)的IT基礎(chǔ)設(shè)施(服務(wù)器、存儲設(shè)備等)。利用SaaS，IT人員只需要確定哪些郵箱需要歸檔及其保留和訪問的策略，其余的事情由SaaS的供應(yīng)商處理，因此，并不會增加IT人員的工作負擔。

SaaS所帶來的效益?；赟aaS的解決方案提供了多種效益，主要體現(xiàn)在運行和資本費用的節(jié)省上，同時由于關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可異地保存，從而帶來了一些新的商機。這些效益包括：

無需額外的基礎(chǔ)設(shè)施相關(guān)費用。中型企業(yè)不必購買任何應(yīng)用服務(wù)器來運行歸檔軟件或存儲設(shè)備來保留所有信息。當舊的存儲設(shè)備報廢而購買新的設(shè)備時，IT部門無需在存儲系統(tǒng)之間進行數(shù)據(jù)遷移，成本節(jié)省的機會也就逐漸增加。

歸檔時間。有了SaaS解決方案，中型企業(yè)就無需購買和配置硬件、分配存儲，也不必大幅改變通信環(huán)境。它們可以配置好通信應(yīng)用程序向SaaS服務(wù)供應(yīng)商發(fā)送郵件，然后就可以開始進行歸檔，對大多數(shù)用戶來說整個過程耗時不超過幾個小時。企業(yè)使用檔案時的設(shè)置也非常簡單。

災(zāi)難恢復(fù)。由于最近和以前的郵件備份進行了異地歸檔，如果主環(huán)境發(fā)生意外(計劃內(nèi)或計劃外的)，客戶可以使用遠程信息環(huán)境。中型企業(yè)可能沒有為其電子郵件環(huán)境制定充分的災(zāi)難恢復(fù)計劃，但如果它們選擇了SaaS電子郵件歸檔解決方案，作為服務(wù)的一部分，它們將獲得這樣的一個計劃。

風險分擔模式。由于歸檔解決方案涉及一些非常重要的程序(如法規(guī)遵循和電子搜索)，因此，中型企業(yè)可與服務(wù)供應(yīng)商共同承擔相關(guān)的責任和風險。SaaS廠商必須在合適的位置配備數(shù)據(jù)中心和系統(tǒng)安全措施，并記錄在案。供應(yīng)商必須防止任何未授權(quán)方(包括服務(wù)供應(yīng)商的員工)對歸檔信息的非法訪問。服務(wù)供應(yīng)商還必須通過備份和復(fù)制來保護檔案。所有這些策略和程序都是法規(guī)遵從(監(jiān)管和證據(jù)鏈的保管要求)的必備條件，但和用戶的IT部門比起來，由專業(yè)負責人(服務(wù)供應(yīng)商)去處理這些事物更為合理，這就已經(jīng)節(jié)約了資源。

投資回報率?；赟aaS的電子郵件歸檔產(chǎn)品不同于企業(yè)內(nèi)部歸檔產(chǎn)品，它無需最初前期投資和當前運行要求，因而是中型企業(yè)從電子郵件歸檔中獲益的一種理想手段。有了基于SaaS的電子郵件歸檔，企業(yè)不再需要過量使用資金或資源，僅僅簽一個一年期合同就可以來體驗這項服務(wù)。

總而言之，基于SaaS的電子郵件歸檔解決方案獨特、簡單的設(shè)計，使中型企業(yè)能以較低的成本更有效地將郵件保留更長時間。并且企業(yè)只需要很少的前期投資，對IT人員的負擔也最小。在目前經(jīng)濟困難時期，這樣一種風險規(guī)避型投資是中型企業(yè)迫切需要的。

發(fā)布：2007-04-21 10:17 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關(guān)閉]

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