昆明OA信息化應(yīng)用分析：面向業(yè)務(wù)流程的知識(shí)共享模型

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       昆明OA系統(tǒng)是適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代要求的新型管理模式，是迎接新時(shí)代挑戰(zhàn)的重要戰(zhàn)略。知識(shí)管理的動(dòng)機(jī)是為了提高組織的智慧及企業(yè)的智商。重點(diǎn)在于知識(shí)的共享，如何營(yíng)造一個(gè)共享知識(shí)的組織型態(tài)，讓知識(shí)的共享形成正向的循環(huán)，使得知識(shí)的搜尋、獲取、共享都更容易，如此衍生出的組織能量將非常可觀。

　　目前，國(guó)內(nèi)外很多學(xué)者從不同的角度對(duì)知識(shí)共享進(jìn)行了研究。國(guó)外，Hendriks從溝通的角度來(lái)描述知識(shí)共享的過(guò)程;從環(huán)境的角度來(lái)描述知識(shí)共享的環(huán)瑰;從學(xué)習(xí)的角度來(lái)解釋知識(shí)共享的結(jié)果;從知識(shí)互動(dòng)的角度來(lái)解釋知識(shí)共享的過(guò)程。綜上所述，目前對(duì)知識(shí)共享的研究大多集中在對(duì)靜態(tài)知識(shí)的共享環(huán)境、共享結(jié)果以及共享手段和方法等的研究上，缺乏針對(duì)企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程的知識(shí)共享的研究。因此，本文從業(yè)務(wù)流程角度出發(fā)分析了業(yè)務(wù)流程中的知識(shí)，闡述了業(yè)務(wù)流程中知識(shí)共享的重要性提出了面向業(yè)務(wù)流程的知識(shí)共享模型。

　　1 業(yè)務(wù)流程中的知識(shí)共享

　　1.1 業(yè)務(wù)流程的內(nèi)涵

　　業(yè)務(wù)流程是企業(yè)為創(chuàng)造以及出售其產(chǎn)品和服務(wù)而從事的所有活動(dòng)的總和。知識(shí)是流程中的一種客體，既可以是一種產(chǎn)品，也可以是一種資源知識(shí)伴隨著業(yè)務(wù)流程中任務(wù)的執(zhí)行而不斷地輸人和輸出。知識(shí)是所有流程的主軸，業(yè)務(wù)流程中涉及到的知識(shí)很多。流程知識(shí)是指與流程執(zhí)行有關(guān)的顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的集合。企業(yè)業(yè)務(wù)流程知識(shí)可以分為兩類，即關(guān)千流程的知識(shí)— “知道如何”和流程內(nèi)部的知識(shí)— “知追什么”。

　　關(guān)于流程的知識(shí)主要是指從流程中所學(xué)到的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，主要包括以下內(nèi)容:從流程中總結(jié)出的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn);需要單獨(dú)列出來(lái)的關(guān)鍵成功因素流程中的關(guān)鍵點(diǎn)所處的時(shí)間段;流程中關(guān)鍵點(diǎn)所采用的相關(guān)技術(shù)。

　　流程內(nèi)部的知識(shí)主要包括以下內(nèi)容流程的類型和流程的主要步驟;流程的邏輯關(guān)系和流程的主次任務(wù);流程中員工應(yīng)做的事，以及所做事情的結(jié)果;流程使用的資源如時(shí)間、專業(yè)技術(shù)、人員、資金等，以及它們的分配方法;流程現(xiàn)在進(jìn)行的情況以及與規(guī)定流程的差異。

　　1.2 知識(shí)共享的內(nèi)涵

　　知識(shí)共享是指?jìng)€(gè)體知識(shí)、組織知識(shí)通過(guò)各種共享手段為組織中其他成員所共享，并通過(guò)知識(shí)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)組織的知識(shí)增值。對(duì)知識(shí)共享的認(rèn)識(shí)應(yīng)從知識(shí)共享的對(duì)象—知識(shí)內(nèi)容，知識(shí)共享的手段— 知識(shí)網(wǎng)絡(luò)、會(huì)議及團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)，知識(shí)共享的主體—個(gè)人、團(tuán)隊(duì)及組織三個(gè)層次考慮其中，人是知識(shí)共享的主體，知識(shí)是知識(shí)共享的內(nèi)容信息技術(shù)是知識(shí)共享的重要工具。知識(shí)共享的過(guò)程包括兩個(gè)步驟a知識(shí)擁有者必須將知識(shí)“外化”。外化指的是如演講、編纂知識(shí)系

　　統(tǒng)、建立檔案或建立數(shù)據(jù)庫(kù)等行為。在多數(shù)情況下鼓勵(lì)知識(shí)擁有者將知識(shí)以某些形式外化有助于知識(shí)共享。b知識(shí)重建者必須將所接收的知識(shí)“內(nèi)化”。知識(shí)重建者在吸收知識(shí)后必須將知識(shí)內(nèi)化內(nèi)化的行為包括邊做邊學(xué)、閱讀書(shū)籍、了解知識(shí)庫(kù)的知識(shí)等。

　　1.3 業(yè)務(wù)流程中知識(shí)共享的重要性

　　對(duì)業(yè)務(wù)流程巾的知識(shí)進(jìn)行共享之所以重要主要源于業(yè)務(wù)流程知識(shí)自身的特征。經(jīng)驗(yàn)特征是指流程知識(shí)是流程制度化的結(jié)果。隨著企業(yè)的發(fā)展，流程逐漸在實(shí)踐中得到優(yōu)化，最終形成一種規(guī)范化的操作程序，并以文件或軟件的形式固化下來(lái)，形成一種制度。b可執(zhí)行特征，是指流程知識(shí)可用來(lái)培訓(xùn)員工、交流最佳實(shí)踐和影響流程改進(jìn)。c.價(jià)值特征，是指流程知識(shí)能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)價(jià)值。企業(yè)的業(yè)務(wù)流程是一種在競(jìng)爭(zhēng)中可以用來(lái)獲得優(yōu)勢(shì)地位的專有知識(shí)，一旦這種知識(shí)被公開(kāi)，就會(huì)使企業(yè)喪失競(jìng)爭(zhēng)力，從而減少利潤(rùn)。

　　因此,對(duì)業(yè)務(wù)流程中的知識(shí)進(jìn)行共享可以實(shí)現(xiàn)工作的高效率，避免再重造車輪.現(xiàn)象的出現(xiàn)，最大程度利用組織的資源;可以建立良好的學(xué)習(xí)交流氣氛，保證信息的流暢運(yùn)行，利用相關(guān)知識(shí)來(lái)改進(jìn)流程質(zhì)量;可以實(shí)現(xiàn)知識(shí)的不斷增值增強(qiáng)企業(yè)的組織適應(yīng)力和競(jìng)爭(zhēng)力。

　　2 業(yè)務(wù)流程中的知識(shí)共享模型

　　完整的知識(shí)管理核心活動(dòng)是將人員、流程和信息技術(shù)等項(xiàng)連接在一起的、同步的要素。業(yè)務(wù)流程任務(wù)本身決定了所需的知識(shí)及可以通過(guò)采用知識(shí)管理工具加以改進(jìn)的核心活動(dòng)。作為知識(shí)持有者的人，通過(guò)使用知識(shí)管理工具執(zhí)行任務(wù)引入其隱性”知識(shí)和體臉。信息技術(shù)的應(yīng)用為業(yè)務(wù)流程任務(wù)提供了支持，它使用戶可以使用存儲(chǔ)在內(nèi)部或外部數(shù)據(jù)庫(kù)的顯性知識(shí)和使其與其他人員聯(lián)系在一起，以便分享其未記錄的專門技術(shù)。

　知識(shí)共享過(guò)程的“軟”、“硬”支持是實(shí)現(xiàn)有效知識(shí)共享的基礎(chǔ)和手段，只有建立了基于人工智能技術(shù)的知識(shí)共享系統(tǒng)、構(gòu)建了基于本體的知識(shí)庫(kù)并且實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部知識(shí)共享的軟硬件平臺(tái)及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，跨時(shí)空、跨地域的知識(shí)共享才能得以有效地實(shí)現(xiàn)，信息技術(shù)不是萬(wàn)能的，但離開(kāi)了信息技術(shù)的知識(shí)共享也是無(wú)序、無(wú)效的。當(dāng)然，光有“硬”的支持還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，知識(shí)共李是與人緊密結(jié)合的，由人構(gòu)成的知識(shí)共享過(guò)程就需要考慮文化、組織、激勵(lì)等方面的因素這些問(wèn)題解決了，才能形成企業(yè)內(nèi)部知識(shí)享的氛圍，打消員工共享的顧慮，創(chuàng)造有效的共享的一人沖的環(huán)境.當(dāng)然這里合理的知識(shí)評(píng)價(jià)體系也是實(shí)現(xiàn)“軟，的支持的關(guān)鍵?；哟耍瑯I(yè)務(wù)流程的知識(shí)共享模型構(gòu)建如圖1所示。

　　3 實(shí)例分析

　　現(xiàn)以某省電力設(shè)計(jì)院為例來(lái)分析基于業(yè)務(wù)流程的知識(shí)共享的實(shí)施情況。

　　3.1人

　　3. 1. 1 企業(yè)文化。企業(yè)以信譽(yù)、業(yè)績(jī)、創(chuàng)新、速度為價(jià)值取向;內(nèi)部環(huán)境以“人和“為特征表現(xiàn)為“親和“的氛圍、以信任為基礎(chǔ)的員工關(guān)系、民主的決策風(fēng)格;組織行為以“穩(wěn)健且持續(xù)改進(jìn)”為特征，并以漸進(jìn)方式推進(jìn)一切;管理行為以“嚴(yán)、細(xì)、實(shí)”為特點(diǎn)，決策實(shí)施有力。管理效率較高，但彈性不足;企業(yè)有反思、反饋行為.但還不系統(tǒng)。

　　3. 1. 2組織結(jié)構(gòu)。組織結(jié)構(gòu)較扁平，信息傳遞速度較快，對(duì)客戶需求反映較迅速;但授權(quán)賦責(zé)還不夠充分，高層管理者過(guò)多參與具體事務(wù)決策對(duì)外部變化的應(yīng)變能力還不夠敏捷;項(xiàng)目管理實(shí)行矩陣式管理，但項(xiàng)目為中心思想體現(xiàn)不移充分。

　　3. 1. 3激勵(lì)制度。企業(yè)通過(guò)尊重、授予榮譽(yù)、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、給予培訓(xùn)機(jī)會(huì)、給予富有挑戰(zhàn)性的工作等予以激勵(lì)。該院人員以專業(yè)技術(shù)人員為主，學(xué)歷層次以大學(xué)本科為主，員工普遍具有較強(qiáng)的知識(shí)獲取能力和創(chuàng)新能力;員工有不斷學(xué)習(xí)的意識(shí)和實(shí)踐;員工關(guān)心企業(yè)發(fā)展.對(duì)組織有認(rèn)同感;普遍具有較強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)合作精神。

　　3.2倍息技術(shù)二維CAD圖庫(kù)已經(jīng)建立，工程套改量大，對(duì)知識(shí)使用、經(jīng)驗(yàn)共享、提高效率、改進(jìn)質(zhì)量起到了極大作用，明顯提高了該院的生產(chǎn)力。門類較齊全的Web網(wǎng)頁(yè)的建立，管理和技術(shù)信息得到了共享，尤其是管理方面，起到了很好的作用內(nèi)部電子由「件、公文處理系統(tǒng)、三維圖庫(kù)的使用，對(duì)該院知識(shí)傳播和使用起到了明顯的作用。知識(shí)庫(kù)與軟件，尤其是流程軟件的結(jié)合程度，總體來(lái)看還是弱項(xiàng)有組織地利用知識(shí)庫(kù)方式還不夠。

　　綜上所述，該院已創(chuàng)造了有效的共享的“人”的環(huán)境，業(yè)務(wù)流程已制度化，信息技術(shù)的應(yīng)用為業(yè)務(wù)流程提供了有效的支持，但主要是支持外顯知識(shí)的IT工其，而支持內(nèi)隱知識(shí)的幾乎沒(méi)有應(yīng)在這方面大力提高?？傮w來(lái)說(shuō)，該院基于業(yè)務(wù)流程的知識(shí)共享的實(shí)施情況較好。

　　4 結(jié)論

　　本文在論述了業(yè)務(wù)流程的知識(shí)共享后，提出了面向業(yè)務(wù)流程的知識(shí)共李模型，并通過(guò)實(shí)際案例論證了本文觀點(diǎn)。企業(yè)要有效地實(shí)行面向業(yè)務(wù)流程的知識(shí)共享首先要建立共享的“人”的環(huán)境，其次要詳細(xì)描述業(yè)務(wù)流程中的知識(shí)，最后要輔以一定的信息技術(shù)，特別要提高支持內(nèi)隱知識(shí)的IT 工具。只有這樣，企業(yè)才能提高流程運(yùn)作的效率和質(zhì)量，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。