改正郵件中浪費您的時間的壞習慣

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電子郵件壞習慣是否會分散您的精力，浪費您的時間，并造成您與客戶、員工以及其他人員之間溝通不暢？ 對您處理電子郵件的方式做出一些簡單的改變，將幫助您專注于重點、節(jié)省時間并更有效地溝通。

下面是在使用電子郵件過程中可能對您造成阻礙的五個壞習慣，同時提供了相應的正確做法來幫助您改正。

第 1 個壞習慣： 在深夜、凌晨和周末發(fā)送電子郵件。這會向客戶釋放一種信號，表明您將 24/7 全天候待命，因此他們也會以相同的方式對待您，最終使您精疲力竭。這也會向員工釋放一種信號，表明您期望他們保持 24/7 全天候待命，從而使員工精疲力竭。
請嘗試： 限制您與員工發(fā)送工作相關電子郵件的時間段。在一定時間段內(nèi)禁止發(fā)送電子郵件，例如：從晚上 10 點到早上 6 點，從而給每個人足夠的時間放松、休息和養(yǎng)精蓄銳。

第 2 個壞習慣： 使用電子郵件討論最適合其他交流方式的話題。過于復雜的電子郵件會引起混亂，通過電子郵件安排會議日程會導致循環(huán)往復的“回復全部”。
請嘗試： 以其他方式交流復雜或敏感議題。使用日歷工具制定會議計劃，使用即時消息或聊天工具討論簡單話題，通過電話或面談傳達壞消息或表述復雜問題。

第 3 個壞習慣： 設置電子郵件通知，每次收到電子郵件時都能收到通知。每次收到電子郵件時發(fā)出提醒，這極其分散精力，會降低您的工作效率和成效。
請嘗試： 關閉郵件通知（除非您正在等待一封非常緊急的電子郵件）。設置查看電子郵件的特定時間，例如早上、午餐前后和傍晚。

第 4 個壞習慣： 使用模糊、不明確的郵件主題。使用諸如“您好”、“開會”或“問題”等通用主題，收件人必須打開電子郵件才能看到其內(nèi)容，而且也會增加日后搜索相關電子郵件的難度。
請嘗試： 使用具體、詳細的郵件主題增進理解并節(jié)省時間。

第 5 個壞習慣： 發(fā)送過長和過于復雜的電子郵件。隨著越來越多的用戶在手機上查看電子郵件，人們很可能根本不會讀取過長的電子郵件，而是將之忽略掉。
請嘗試： 將郵件長度限制在最多五個短句內(nèi)。當必須提供更多詳細信息時，請使用附件。

還可以考慮使用電子郵件規(guī)則來對收到的郵件進行自動分類，從而將重點放在最重要的電子郵件上，并取消訂閱再也不希望接收的電子郵件（而不是每天刪除這些郵件）。通過改變壞習慣，您可以獲得對電子郵件的控制權(quán)，提高生產(chǎn)效率，并與員工、合作伙伴和客戶更清晰地進行交流。