如何保持電子郵件系統(tǒng)正常

電子郵件已經(jīng)成為一種讓人越來越上癮的商業(yè)工具，從人們使用他們的BlackBerry手持設(shè)備的情況看，這種趨勢還在增強。

但是有調(diào)查顯示由于電子郵件管理不善，無論何種規(guī)模的企業(yè)，平均每個員工每年都會損失七個工作日的工作時間。絕大部分人每個月都會花兩到三個小時來進行電子郵件整理——通常是要跟蹤需要采取行動的重要電子郵件，查找舊郵件。

HP的研究表明，頻繁到達(dá)的郵件和濃濃的睡意一樣，會破壞員工注意力的集中。而且會浪費時間以及IT資源，而這些資源本應(yīng)用于解決真正的商業(yè)需求的。

“國際化工作的情況下，電子郵件會帶來很大的麻煩，這還不僅僅是說語言的障礙，我們的同事中大部分都把英語作為第二語言，不同的文化和時區(qū)也給我們帶來了大麻煩。”Judi Edwards表示。他在過去三年里，曾經(jīng)是Levi Strauss & Co Europe的首席信息官。

“如果使用得當(dāng)，電子郵件會成為非常強大的通信工具。但是如果使用不當(dāng)?shù)脑?，它就會成為浪費時間、降低效率的罪魁禍?zhǔn)?。?/P>

企業(yè)越來越意識到必須采取某些措施來管理電子郵件的巨大力量，并且把人們從收件箱里拯救出來。

那么象Levi Strauss這樣的企業(yè)采取了什么樣的行動呢？

“我們特別重視電子郵件超負(fù)荷的情況——企業(yè)里的每個人都在閱讀和回復(fù)電子郵件上花費很多時間。”Edwards表示。

“而且，即使在打個電話或者使用其他通訊方式會更合適的情況下，人們也還是使用電子郵件。”和其他絕大部分公司一樣，發(fā)送或者接收電子郵件被不恰當(dāng)?shù)厥褂昧恕！?/P>

對于很多公司來說，要解決這個問題最初的反應(yīng)是從技術(shù)上管理電子郵件。但是應(yīng)該從哪里開始呢？IT供應(yīng)商們總是圍在我們身邊，用各種各樣的“解決方案”來轟炸我們的耳朵，所有的這些解決方案都被當(dāng)做是非常重要的，兜售給企業(yè)。

“作為一個企業(yè)最起碼所需要的能力是存儲，保存和監(jiān)控，在不超出預(yù)算的范圍內(nèi)。電子郵件應(yīng)該能夠方便地被用戶訪問。并且能夠根據(jù)法律要求被快速找回?！盉ev Nicholls表示。他是咨詢企業(yè)Transam的銷售和市場經(jīng)理。

在過去的兩年里，產(chǎn)品和服務(wù)如雨后春筍般涌現(xiàn)，從垃圾郵件過濾到存檔系統(tǒng)。

“既然電子郵件對于絕大部分組織來說都是至關(guān)重要的，那么保持電子郵件可靠性并管理好收件箱就是管理的基礎(chǔ)了?！盞eith Quinn表示。他為信息公司Essential Computing工作。

“這意味著要使用反病毒軟件、垃圾郵件過濾軟件和完美的存儲管理服務(wù)來保障電子郵件服務(wù)器的正常運轉(zhuǎn)。然后企業(yè)可以考慮諸如強力搜索之類的技術(shù)，讓用戶能夠從電子郵件中獲得更多有價值的信息。”

只依靠技術(shù)是不能解決電子郵件超負(fù)荷的問題，因為電子郵件是人發(fā)送的，絕大部分安全問題都是由人的錯誤引起的。明智的IT總監(jiān)們現(xiàn)在開始意識到用戶行為在有效管理電子郵件的工作中，作用重大。

Levi Strauss Europe已經(jīng)開始采用一種以人為導(dǎo)向的方法，并且開始在工作計劃中增加了電子郵件管理規(guī)則。

“整體計劃是要幫助人們能夠更有效率地使用時間，這一計劃的主要目的是為了滿足企業(yè)的需求，后者對于減少員工因為使用電子郵件不當(dāng)而造成的時間浪費和效率降低非常不滿?！?/P>

“我們對于獲得的反饋非常滿意。人們說他們能夠更好的管理自己的收件箱，并且感覺自己工作更富有效率了，而且最棒的是，他們的電子郵件質(zhì)量更高了。”

支撐所有電子郵件教育的基礎(chǔ)都是嚴(yán)格的、可接受的使用策略。電子通信類法規(guī)，比如Freedom of Information Act、Human Rights Act and Data Protection Act已經(jīng)改變了企業(yè)IT資源合理使用的范圍。

你的策略上一次被檢查，并引起用戶注意是在什么時候？更重要的是，是不是所有的用戶都收到了正式的通知來執(zhí)行這一策略？

最近飛機制造商波音公司的高級管理人員由于同該公司一名女性員工不恰當(dāng)?shù)亟粨Q電子郵件離職。這表明公司里的任何人都應(yīng)該牢記策略——從上到下，所有的人都一樣。

銀行業(yè)企業(yè)Association for Payment Clearing Services(Apacs)，“必須保存自己的數(shù)據(jù)，而且要成為行業(yè)的存儲器，”IT及辦公室服務(wù)總監(jiān)Sue Yoe表示。

對于Apacs來說，電子郵件管理所面臨的主要問題同這個行業(yè)里文件管理是一樣的。但是該組織的需求比其他企業(yè)來說要更為寬廣，因為它不僅僅需要保存自己的資料，還需要按照法律要求長期保存成員單位的電子通信記錄。

這個行業(yè)依賴于電子通信架構(gòu)將外部行業(yè)連接起來，這讓Apacs創(chuàng)建了一種新的電子郵件策略來規(guī)范所有成員的電子通信，無論采用的是哪種媒體。

“我們意識到應(yīng)該給我們的員工以指導(dǎo)，不僅僅是針對法律問題，還應(yīng)該告訴他們?nèi)绾胃行У奶幚怼畑’和‘y’，”Yoe表示。“我們意識到我們應(yīng)該對已經(jīng)使用了14年的電腦用戶指南和使用了5年的互聯(lián)網(wǎng)策略進行全面的檢查，所以我們把兩者合二為一，形成了一個實用文檔，把這個新文件作為我們的策略。它照顧到了使用各種界面的用戶，并且包括了可能出現(xiàn)的任何關(guān)系的用戶，我們的法律要求，數(shù)據(jù)保護和在通信方面的競爭?！?/P>

Apacs還在外部專家的幫助下建立了一個電子郵件規(guī)章制度，因為策略中的很多內(nèi)容需要詳細(xì)的說明。

“電子郵件無所不在，而且不通過外網(wǎng)能夠進行行業(yè)外的通信，所以電子郵件規(guī)章制度還只是簡單地強調(diào)了這個策略中關(guān)于其他信息的規(guī)定?！盰oe表示。

企業(yè)開始處理這些問題，為用戶提供一系列工具，從工作場所的最佳經(jīng)驗到收件箱編輯工具、電子郵件軟件培訓(xùn)、常見問題回答數(shù)據(jù)庫、用戶指南，以及諸如日歷、鼠標(biāo)墊等提醒物件等，并且從中收到了回報。

行為的改變不是一夜之間就能夠?qū)崿F(xiàn)的，所有的公司都必須著手進行這樣的改變并且遵循整個計劃的安排，并且提供好用的工具來幫助用戶。

在越來越多的情況下，這些行為是由高級管理團隊發(fā)起的，然后由各個部門專家組成的工作小組來實施，比如人力資源、IT、市場、通信和法律部門等。

IT部門時常會成為策略的所有者，但是最終歸誰所有并不重要。重要的是高級管理人員能夠支持這一策略，并且按照策略的規(guī)定使用電子郵件。

將各種技術(shù)結(jié)合在一起，按照恰當(dāng)?shù)捻樞颍Y(jié)合了最佳經(jīng)驗和程序，用戶能夠擺脫被收件箱打攪的局面，對于這一媒介來說技術(shù)問題是很獨特的。

 “必須把大量的精力集中在人的身上，但是你需要做的不僅僅是例行公事?！盰oe表示，“你需要和他們一起工作，然后找到他們的目的所在?！保▃dnet）