電子文檔管理系統(tǒng)及其供應(yīng)鏈

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問題的提出

知識(shí)是技術(shù)發(fā)展的源泉，新的知識(shí)是唯一能夠保持企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和競爭優(yōu)勢(shì)的資源，它是技術(shù)創(chuàng)新、提高生產(chǎn)力和滿足顧客需要能力的基礎(chǔ)。知識(shí)將像原材料被用于制造產(chǎn)品一樣，也是一種可轉(zhuǎn)移的生產(chǎn)要素，當(dāng)在生產(chǎn)過程中有效地加以應(yīng)用時(shí)，知識(shí)的價(jià)值會(huì)不斷增值。把知識(shí)看作戰(zhàn)略資產(chǎn)來管理的企業(yè)必定會(huì)比沒有認(rèn)識(shí)這一點(diǎn)的企業(yè)贏得更大的競爭優(yōu)勢(shì)。

知識(shí)供應(yīng)鏈的概念是將工業(yè)企業(yè)、高校和科研機(jī)構(gòu)的各自知識(shí)優(yōu)勢(shì)加以集成和系統(tǒng)化，以便為企業(yè)提供能夠提高效益和創(chuàng)新能力的信息和方法。研究表明，未來企業(yè)的競爭力取決于是否能夠不斷獲得新的知識(shí)和應(yīng)用這些知識(shí)去實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品和過程的創(chuàng)新。企業(yè)是知識(shí)供應(yīng)鏈的最終用戶，高校和研究機(jī)構(gòu)是知識(shí)的生產(chǎn)者。通過產(chǎn)、學(xué)、研的聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)共同的市場目標(biāo)，共享利益。

如果能夠?qū)⑦^去多年來制造業(yè)在物料供應(yīng)鏈管理方面積累的成熟經(jīng)驗(yàn)運(yùn)用到知識(shí)流的管理上去，形成知識(shí)供應(yīng)鏈，那么就必定能夠大幅度提高制造企業(yè)的經(jīng)營能力、生產(chǎn)力和利潤。

技術(shù)創(chuàng)新和知識(shí)流

“科教興國”的關(guān)鍵是創(chuàng)新。技術(shù)創(chuàng)新的本質(zhì)是發(fā)現(xiàn)某種新事物，在很多情況下是由于產(chǎn)品不能滿足顧客（社會(huì)）要求所激發(fā)出來的。毫無疑問，創(chuàng)新需要新的知識(shí)，但新知識(shí)又往往難以立即表現(xiàn)出它的使用價(jià)值。比較容易成功的做法是，把新的知識(shí)與現(xiàn)有知識(shí)嫁接，開發(fā)出能夠?yàn)轭櫩蛣?chuàng)造價(jià)值的新產(chǎn)品或新服務(wù)。技術(shù)創(chuàng)新能否成功還取決于知識(shí)的轉(zhuǎn)移過程，即新思想和新概念的發(fā)現(xiàn)或創(chuàng)造能否及時(shí)有效地轉(zhuǎn)移給使用者，使他們應(yīng)用這些知識(shí)開發(fā)出新產(chǎn)品或新服務(wù)，最終體現(xiàn)為商品價(jià)值和企業(yè)的競爭力。

實(shí)質(zhì)上，知識(shí)供應(yīng)鏈的作用是將知識(shí)的提供者與最終使用者聯(lián)系起來，如圖1所示。。但是，這個(gè)過程需要不斷加以改進(jìn)和完善，只有對(duì)其中每一步驟的作用都很清楚和正確理解后，才能通過知識(shí)系統(tǒng)提高企業(yè)的競爭力。遺憾的是，直到目前為止，人們對(duì)這一過程還缺乏深刻的研究和認(rèn)識(shí)，阻礙了知識(shí)的獲取及其作用的發(fā)揮，使科學(xué)技術(shù)成果沒有能夠迅速轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力。

圖1 知識(shí)流

知識(shí)的產(chǎn)生是創(chuàng)造和發(fā)現(xiàn)新知識(shí)的過程。進(jìn)行科學(xué)研究和實(shí)驗(yàn)所獲得的科研成果是新知識(shí)產(chǎn)生的典型例子。同時(shí)，深入基層調(diào)查研究、總結(jié)實(shí)際經(jīng)驗(yàn)也是產(chǎn)生新知識(shí)的另一條途徑。在這個(gè)階段，知識(shí)好象物質(zhì)生產(chǎn)過程中的原材料一樣，還沒有形成可用的產(chǎn)品，可以稱為“原知識(shí)”。

知識(shí)的開發(fā)是對(duì)原知識(shí)進(jìn)行深加工的過程，使其成為可識(shí)別、可轉(zhuǎn)移和可傳播的。例如，將原知識(shí)以規(guī)范和明確的語言寫成文獻(xiàn)，使他人能夠理解；將專家的知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)寫成專家系統(tǒng)軟件，使他人能夠利用該領(lǐng)域?qū)＜业闹R(shí)。經(jīng)過開發(fā)后的知識(shí)可以看作是一種“知識(shí)產(chǎn)品”。

知識(shí)的轉(zhuǎn)移是以不同的方式轉(zhuǎn)移或傳播知識(shí)，使他人能夠有效地利用知識(shí)。轉(zhuǎn)移或傳播的方式包括發(fā)行印刷出版物和電子出版物，舉辦教育和培訓(xùn)活動(dòng)，以及個(gè)人傳授等。知識(shí)轉(zhuǎn)移的實(shí)質(zhì)是一種“知識(shí)交易和知識(shí)產(chǎn)品的占有”。

知識(shí)的應(yīng)用是將知識(shí)用于滿足客觀需要的過程。有時(shí)候，新知識(shí)就是最終的新產(chǎn)品；但大多數(shù)情況是，新知識(shí)與現(xiàn)有知識(shí)綜合，才能轉(zhuǎn)變成為新產(chǎn)品或新服務(wù)。顧客在使用產(chǎn)品或享用服務(wù)時(shí)，將他對(duì)新產(chǎn)品或新服務(wù)是否滿意反饋給知識(shí)的提供者。知識(shí)應(yīng)用的實(shí)質(zhì)可以看作是“知識(shí)消費(fèi)”。如果沒有完全滿足顧客的需求，上述過程將重復(fù)進(jìn)行。

實(shí)際上，這四個(gè)階段不是孤立的，而是相互緊密聯(lián)系的。但是，目前的情況是，每一階段的人都把自己的工作看成“最終產(chǎn)品”，缺乏共同的目標(biāo)，是一種“推動(dòng)”式系統(tǒng)。這種陳舊的、孤立的、各自為政的觀念導(dǎo)致科學(xué)技術(shù)研究成果的商品化程度很低，知識(shí)沒有能夠及時(shí)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。知識(shí)管理的目標(biāo)就是形成連續(xù)有效的知識(shí)流，把這種“推動(dòng)”式系統(tǒng)轉(zhuǎn)換成符合市場需求的“拉動(dòng)”系統(tǒng)。

我們必須認(rèn)識(shí)和高度重視知識(shí)管理在未來經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要性。我國現(xiàn)在已經(jīng)成為世界第一“人才出口大國”，智力資本流失極其嚴(yán)重，再不采取用力措施，悔之晚矣。

從物料供應(yīng)鏈到知識(shí)供應(yīng)鏈

物料供應(yīng)鏈?zhǔn)俏锪狭鲃?dòng)和增值過程所組成的事件網(wǎng)絡(luò)，包括原物料供應(yīng)、加工制造、銷售等。供應(yīng)鏈的概念是鏈上的每一個(gè)成員都以自己的資源、產(chǎn)品和技能按照時(shí)間、成本和質(zhì)量要求完成它所承擔(dān)的義務(wù)。這個(gè)集成化的整體觀念使每一個(gè)成員能夠充分理解它所提供的產(chǎn)品和服務(wù)在全局中的作用和地位。供應(yīng)鏈的建立使它的成員從狹窄的視野和活動(dòng)圈子里跳出來，聯(lián)合起來為全局成功作出貢獻(xiàn)，從中分享更大的利益。

世界領(lǐng)先制造企業(yè)現(xiàn)在都已經(jīng)采用物料供應(yīng)鏈的組織方法，使他們所制造的產(chǎn)品能夠更加滿足市場要求。原材料、零部件和組件必須按質(zhì)和準(zhǔn)時(shí)地送到總裝廠，同時(shí)產(chǎn)出品也必須及時(shí)運(yùn)往銷售商并轉(zhuǎn)到顧客手中。供應(yīng)鏈的全面質(zhì)量管理和準(zhǔn)時(shí)管理使企業(yè)明顯提高了最終產(chǎn)品的質(zhì)量和功能，降低了生產(chǎn)總成本，縮短了生產(chǎn)周期和交貨期。這是因?yàn)槲锪瞎?yīng)鏈將所有環(huán)節(jié)看作一個(gè)連續(xù)的、集成的系統(tǒng)加以管理。

知識(shí)供應(yīng)鏈與物料供應(yīng)鏈不同，它是抽象的、動(dòng)態(tài)的和復(fù)雜的。但是，知識(shí)的價(jià)值與物質(zhì)資源一樣，在生產(chǎn)過程中是不斷增值的。知識(shí)供應(yīng)鏈和物料供應(yīng)鏈有很多相似之處：

1)都有產(chǎn)生、開發(fā)、轉(zhuǎn)移和應(yīng)用的不同階段；

2)都是從概念開始，通過附加價(jià)值的增加形成最終的產(chǎn)出，即可用的產(chǎn)品和可用的知識(shí)；

3)都需要有一個(gè)把概念轉(zhuǎn)化成消費(fèi)者能使用的狀態(tài)的轉(zhuǎn)變過程；

4)在增值過程中都依賴于連續(xù)的、有效的和豐富的信息流和知識(shí)流；

5)一般都會(huì)涉及不同的單位或部門。

這種相似性使得我們有可能利用物料供應(yīng)鏈的管理原則來管理知識(shí)供應(yīng)鏈，促進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新的過程，使科學(xué)技術(shù)成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。

知識(shí)供應(yīng)鏈的內(nèi)涵不是管理知識(shí)的具體的內(nèi)容。它的目標(biāo)是把相互孤立的知識(shí)創(chuàng)新階段和伙伴組織起來，通過科學(xué)的管理方法，集成和改進(jìn)這一過程。

產(chǎn)學(xué)研的聯(lián)合和分工

在建立知識(shí)供應(yīng)鏈時(shí)，伙伴的形式是多種多樣的，產(chǎn)學(xué)研聯(lián)合是重要趨勢(shì)。知識(shí)創(chuàng)新過程中學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)（高等院校和研究院所）和工業(yè)企業(yè)的各自作用如圖2所示。

圖2 產(chǎn)學(xué)研在知識(shí)創(chuàng)新中的各自作用

圖2是劃分為四個(gè)部分的矩陣，用以表述提高企業(yè)競爭能力、使產(chǎn)品和服務(wù)滿足顧客和社會(huì)需要的不同關(guān)鍵活動(dòng)。

左上部分：基礎(chǔ)科學(xué)研究是探索新的、對(duì)社會(huì)發(fā)展有益的基礎(chǔ)知識(shí)，同時(shí)它也是技術(shù)和管理科學(xué)持續(xù)發(fā)展的源泉。

右上部分：高等學(xué)校將科學(xué)研究成果納入教學(xué)內(nèi)容，培養(yǎng)新的人才和建立新的學(xué)科，有效地傳播新知識(shí)。

左下部分：工業(yè)企業(yè)的研究活動(dòng)是面向?qū)嶋H應(yīng)用的。主要是了解顧客需要，將新知識(shí)轉(zhuǎn)化為新產(chǎn)品和新服務(wù)以及改進(jìn)生產(chǎn)活動(dòng)的應(yīng)用研究。

左下部分：企業(yè)為職工提供繼續(xù)教育和發(fā)展的機(jī)會(huì)，使他們能夠有效地使用知識(shí)，提高企業(yè)的競爭力。

遺憾的是，直到目前為止，這四部分是幾乎各不相干的，特別是在工業(yè)企業(yè)和高等院校之間存在著相當(dāng)大的隔閡。

回顧90年代初，在物料供應(yīng)領(lǐng)域也存在著類似的情況，顧客和供應(yīng)商之間沒有建立合作關(guān)系，物料供應(yīng)混亂，采購費(fèi)用高昂，質(zhì)量和時(shí)間要求都沒有保證。后來通過物料供應(yīng)鏈管理大大改善了物料供應(yīng)的集成性，獲得了明顯的效益。

今天，我們完全可以借鑒物料供應(yīng)鏈管理的經(jīng)驗(yàn)建立知識(shí)供應(yīng)鏈，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)學(xué)研的真正聯(lián)合，取得與物料供應(yīng)鏈管理類似的效果。

產(chǎn)學(xué)研聯(lián)合的知識(shí)供應(yīng)鏈管理模型如圖3所示。它把圖2中四個(gè)分割的部分集成為一個(gè)整體系統(tǒng)，同時(shí)反映了新一代企業(yè)的推行小組化工作方式的特點(diǎn)。

圖3 產(chǎn)學(xué)研聯(lián)合的知識(shí)供應(yīng)鏈模型

知識(shí)供應(yīng)鏈模型描述了采用供應(yīng)鏈管理原則后所產(chǎn)生的巨大變化和改進(jìn)，主要有四點(diǎn)：

1)技術(shù)創(chuàng)新是產(chǎn)學(xué)研聯(lián)合的產(chǎn)物，是一個(gè)具有反饋的知識(shí)流閉環(huán)回路，是一個(gè)集成的系統(tǒng)。

2)模型中間的重疊灰色部分描述了伙伴之間的內(nèi)在聯(lián)系，表達(dá)打破相互之間的隔閡，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，為全局的成功作出貢獻(xiàn)的所在。

3)外層的箭頭描述了知識(shí)流和信息流，以及產(chǎn)學(xué)研之間的分工和知識(shí)增值過程。當(dāng)沒有滿足市場需求的情況時(shí)，所有伙伴將共同研討問題所在，提出改進(jìn)措施。

4)使最終用戶和每一成員都滿意將是知識(shí)供應(yīng)鏈可持續(xù)發(fā)展的基石，每一成員都有幫助其他伙伴獲得成功的義務(wù)。知識(shí)供應(yīng)鏈的最終效益取決于所有伙伴之間的合作和成功。

知識(shí)供應(yīng)鏈的建立

知識(shí)供應(yīng)鏈的建立不是教育和研究體制的改造，也不是工業(yè)企業(yè)和學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)的結(jié)構(gòu)調(diào)整，更不是把復(fù)雜的知識(shí)管理過程簡單化。知識(shí)供應(yīng)鏈僅僅是把現(xiàn)有的、與知識(shí)創(chuàng)新有關(guān)的活動(dòng)加以集成的一種工具。與物料供應(yīng)鏈一樣，知識(shí)供應(yīng)鏈的建立不需要從零開始；所有的要素都已經(jīng)存在，只不過目前是相互孤立的。知識(shí)供應(yīng)鏈的作用在于將有限的伙伴集合在一起，在特定的知識(shí)領(lǐng)域中圍繞一個(gè)有限的目標(biāo)共同作出貢獻(xiàn)。建立知識(shí)供應(yīng)鏈的基本步驟是：

1)明確用戶需要的特定知識(shí)內(nèi)容和形式，建立知識(shí)提供者和知識(shí)使用者之間的兩點(diǎn)供應(yīng)鏈；

2)找出影響建立知識(shí)供應(yīng)鏈的障礙及其解決辦法，確認(rèn)供應(yīng)鏈管理的基本原則得到應(yīng)用；

3)查明初步建立的兩點(diǎn)知識(shí)供應(yīng)鏈?zhǔn)欠衲軌驖M足需要，如果不能滿足需要，將知識(shí)供應(yīng)鏈擴(kuò)大到第三個(gè)知識(shí)供應(yīng)者；

4)當(dāng)感到滿意時(shí)，將這一知識(shí)供應(yīng)鏈規(guī)范化，形成固定聯(lián)盟，并與其他知識(shí)供應(yīng)鏈交流經(jīng)驗(yàn)。

建立知識(shí)供應(yīng)鏈的過程必然會(huì)遇到某些障礙和困難。解決這些問題需要工業(yè)企業(yè)和學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)具備新的觀念和業(yè)務(wù)實(shí)踐。首先所有伙伴必須認(rèn)識(shí)和理解為什么這些障礙和困難會(huì)影響知識(shí)供應(yīng)鏈的建立，然后才有可能去克服它。同時(shí)，知識(shí)供應(yīng)鏈的運(yùn)作本身也將會(huì)提供克服障礙和困難的動(dòng)力和方法。

明確誰是最終用戶是知識(shí)供應(yīng)鏈獲得成功的重要前提。因?yàn)橹挥凶罱K用戶才能提出最終目標(biāo)，建立衡量整個(gè)過程的標(biāo)準(zhǔn)，找到焦點(diǎn)，拉動(dòng)整個(gè)過程和評(píng)價(jià)實(shí)施結(jié)果。然后，進(jìn)一步必須明確：誰是最終用戶的代表？誰來確定“知識(shí)規(guī)范”？誰來判斷是否滿足這些規(guī)范？

面向最終用戶并不是說其他成員的利益是不重要的，或者是應(yīng)該從屬于最終用戶的，所有伙伴都是平等的。最終用戶的責(zé)任是提出使整個(gè)系統(tǒng)能夠按照統(tǒng)一而明確的目標(biāo)運(yùn)行的聚焦點(diǎn)。沒有明確的最終用戶和統(tǒng)一目標(biāo)，知識(shí)供應(yīng)鏈就失去聚焦點(diǎn)，這樣，每一個(gè)伙伴會(huì)很自然地去努力實(shí)現(xiàn)他自己的目標(biāo)，以局部取代整體。

為了使知識(shí)供應(yīng)鏈能夠獲得成功并持續(xù)發(fā)展，就要保證每一個(gè)參與的組織和個(gè)人都能夠從中得益。

與物料供應(yīng)鏈相比較，知識(shí)供應(yīng)鏈的特點(diǎn)是包含更多的不同性質(zhì)的單位和實(shí)體。為了保證通暢的信息流和知識(shí)流，他們之間必須相互理解、真誠合作，接受和參與這種個(gè)性多樣化的聯(lián)盟。工業(yè)企業(yè)與高等院校的性質(zhì)和任務(wù)不同，他們之間必然存在差異和隔閡。例如，一方面高等院校的科研項(xiàng)目主要由政府資助，不是由企業(yè)提供經(jīng)費(fèi)，就很難真正為最終用戶提供可用的知識(shí)產(chǎn)品。另一方面企業(yè)重視短期效益，沒有認(rèn)識(shí)到知識(shí)對(duì)提高競爭力的重要性和緊迫性，缺乏長期戰(zhàn)略，認(rèn)為學(xué)校理論脫離實(shí)際，不愿意投資長期的科研項(xiàng)目。他們之間缺乏信息和知識(shí)的交流。

為了改變這一狀況，工業(yè)企業(yè)和高等院校需要共同努力，更新觀念，促使信息和知識(shí)的流動(dòng)。工業(yè)企業(yè)必須認(rèn)識(shí)知識(shí)是重要的生產(chǎn)資源，應(yīng)該經(jīng)常向高等學(xué)校提出生產(chǎn)中存在的問題和急需的技術(shù)知識(shí)。高等院校應(yīng)該認(rèn)真聽取企業(yè)（特別是最終用戶）的意見。建立知識(shí)供應(yīng)鏈的目的是為了使雙方更好地為對(duì)方服務(wù)，利用各自的優(yōu)勢(shì)，通過科技成果的實(shí)用化和商品化，使大家都能夠獲得巨大的利益。

將知識(shí)供應(yīng)的過程建成一個(gè)集成的鏈，就有可能把知識(shí)供應(yīng)過程從無序變?yōu)橛行?，把中斷和等待轉(zhuǎn)變?yōu)檫B續(xù)的流動(dòng)，使各方都能夠按照時(shí)間和地點(diǎn)要求為整個(gè)過程提供更好的服務(wù)，同時(shí)保證各方的利益。為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，必須妥善解決以下幾個(gè)問題：知識(shí)的評(píng)估、資金來源、學(xué)術(shù)水平的標(biāo)準(zhǔn)以及知識(shí)交流。

在知識(shí)供應(yīng)鏈中必須明確每個(gè)環(huán)節(jié)的成本、時(shí)間、質(zhì)量以及功能要求和效益，才能正確評(píng)估其結(jié)果。當(dāng)結(jié)果沒有達(dá)到預(yù)期目標(biāo)時(shí)，各方應(yīng)該共同找出問題所在，協(xié)商解決的辦法。為此，有必要為鏈中每一環(huán)節(jié)建立成本、時(shí)間、質(zhì)量和功能四個(gè)指標(biāo)的矩陣，以避免僅局限于最終用戶提出的一、二個(gè)目標(biāo)。

網(wǎng)上專家

“網(wǎng)上專家”是利用各種計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提供知識(shí)產(chǎn)品和服務(wù)的統(tǒng)稱。“專家”可以是個(gè)人、小組或公司，但他們都是知識(shí)的提供者。例如，在新產(chǎn)品設(shè)計(jì)的過程中，可以將CAD文件通過網(wǎng)絡(luò)傳送給“有限元分析專家”，由他進(jìn)行靜態(tài)和動(dòng)態(tài)性能的分析。在工藝設(shè)計(jì)過程中，可以將CAD文件通過網(wǎng)絡(luò)傳送給“數(shù)控編程專家”，由他進(jìn)行零件數(shù)控加工程序的編制。

網(wǎng)上專家具有該領(lǐng)域的豐富知識(shí)、掌握最新的發(fā)展動(dòng)態(tài)、配備有先進(jìn)的計(jì)算機(jī)硬件和軟件，他可以為不同的顧客提供服務(wù)。因此，網(wǎng)上專家在技術(shù)上非常熟練，工作效率很高，可以快速提供優(yōu)質(zhì)的知識(shí)產(chǎn)品和服務(wù)，費(fèi)用相對(duì)合理。

人的素質(zhì)，包括技能、知識(shí)和觀念是企業(yè)能夠生產(chǎn)高附加價(jià)值、高質(zhì)量產(chǎn)品的核心。雖然人的體力是有限的，但人的智力發(fā)展卻是無限的，如果能夠讓網(wǎng)上專家充分展示個(gè)人的創(chuàng)造力，開發(fā)出具有創(chuàng)新性的新產(chǎn)品，就會(huì)為網(wǎng)絡(luò)聯(lián)盟制造中的企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)效益。

結(jié)論

知識(shí)管理和知識(shí)供應(yīng)鏈的建立，必須是從知識(shí)工程的大處著眼，從解決具體問題的小處著手，創(chuàng)造和逐步積累經(jīng)驗(yàn)。為了使知識(shí)供應(yīng)鏈在企業(yè)中能夠獲得成功并持續(xù)發(fā)展，就要充分利用產(chǎn)學(xué)研各方的優(yōu)勢(shì)，保證每一個(gè)參與的組織和個(gè)人都能夠通過科技成果的實(shí)用化和商品化獲得巨大的利益。從而，大幅度地提高制造企業(yè)的經(jīng)營能力、競爭力、生產(chǎn)力和利潤。

來源：e-works