新經(jīng)濟時代電子文檔管理系統(tǒng)離企業(yè)實踐十分遙遠？

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同樣是應(yīng)用企業(yè)知識管理的理論與工具，為何實踐的結(jié)果卻有著天壤之別？新經(jīng)濟時代知識管理是否依然離我們的企業(yè)實踐十分遙遠？

當前，隨著知識經(jīng)濟的不斷推進與發(fā)展，企業(yè)知識管理也逐步從理論走向?qū)嵺`，從局部的嘗試轉(zhuǎn)向全面系統(tǒng)化的推進，但企業(yè)的知識管理實踐活動所取得的效果卻不盡相同。一些企業(yè)取得了顯著的效果，提高了企業(yè)的運行效率，推進了企業(yè)的研發(fā)與創(chuàng)新，擴大了企業(yè)的市場占有率，建立起良好的品牌形象與口碑；而另一些企業(yè)在進行了嘗試和實踐之后，卻收效甚微，或不了了之，或無疾而終。

得非所愿

同樣是應(yīng)用企業(yè)知識管理的理論與工具，為何實踐的結(jié)果卻有著天壤之別？新經(jīng)濟時代知識管理是否依然離我們的企業(yè)實踐十分遙遠？是否仍然處于理論研究階段而難于與我們的企業(yè)管理相融合？

先讓我們觀察一下企業(yè)在實施和推動知識管理進程中的種種表現(xiàn)。

許多企業(yè)認為引進一套知識管理系統(tǒng)，整合原有的文件檔案與工作流程，應(yīng)用一些社區(qū)討論模式，提供一個交流的平臺，就已經(jīng)進行了知識管理；然后靜觀其變，期待著效率大幅度提升，員工的精神面貌煥然一新，產(chǎn)品市場占有率不斷擴大。

但結(jié)果卻往往令人失望，管理流程或許有所改變，員工或許有一段時間積極討論交流，提出一些建設(shè)性意見，但效益的改變并不明顯，并且隨著時間的推移，員工參與的積極性逐漸減弱，一切仿佛又回到了老路上。

于是，再改換另一套系統(tǒng)開始新的嘗試；或者既然這些系統(tǒng)起不到預(yù)想的效果，干脆徹底放棄，不再過問，繼而得出結(jié)論，這只不過是一些仍停留在研究階段的理論和概念，目前應(yīng)用也許為時尚早。然而企業(yè)管理層卻也不斷通過各種途徑了解到許多國內(nèi)外的企業(yè)通過實踐企業(yè)知識管理系統(tǒng)取得了良好的效果，成績斐然，令世人矚目，于是產(chǎn)生了更多的困惑，問題到底出在哪里？

理解偏差

我們之所以產(chǎn)生如此多的困惑，其根本往往在于我們?nèi)狈ζ髽I(yè)知識管理的深入理解與認識。

從狹義上講，企業(yè)知識管理體系的建立通常著眼于4個方面，如圖1所示。

這可以引發(fā)出我們對前述一些問題的思考：企業(yè)在放棄了運用一個新的知識管理系統(tǒng)的時候，是否意味著已經(jīng)放棄了對企業(yè)進行知識管理？抑或是應(yīng)該更多地理解為，企業(yè)很可能在不自覺中已經(jīng)放棄或喪失了運用先進的知識管理理念來改造其未來發(fā)展模式的機會？

實際上，無論我們是否引進新的知識管理系統(tǒng)，企業(yè)的知識管理模式已經(jīng)存在于企業(yè)運行過程中，或者由于我們?nèi)狈χR管理理論的了解，又或者由于現(xiàn)有的知識管理體系并不完善和系統(tǒng)化，而忽視了它的實際存在，及其在企業(yè)管理中所發(fā)揮的作用。

也就是說，無論我們是否愿意接受新興的企業(yè)知識管理的概念，我們早已經(jīng)在實際運作中涉及到它們，其區(qū)別只是在于，我們是運用了一個落后的自發(fā)的知識管理體系在經(jīng)營管理我們的企業(yè)，使企業(yè)在原有的基礎(chǔ)上遲緩重復(fù)地運行，還是我們自覺建立起了一套最適合我們的先進的企業(yè)知識管理系統(tǒng)，從而不斷挖掘企業(yè)潛力，通過知識的累積和創(chuàng)新提升企業(yè)的核心競爭力，使我們的企業(yè)在未來的發(fā)展中向著既定的目標不斷地加速前進。

體系改良

無論企業(yè)是直接引進一套新的系統(tǒng)化的知識管理體系，來整合、替代原有的企業(yè)知識管理體系，還是在現(xiàn)有的知識管理體系基礎(chǔ)上進行試點與改良，有以下幾方面的問題值得認真思考。

（一）對于重新構(gòu)建的知識管理體系，希望它能給企業(yè)帶來什么？

對于許多的管理者而言，首先能夠想到的就是效益。企業(yè)投入了大量的人力、物力和財力當然應(yīng)該有所回報，而且希望越快越好。在這種思維模式的帶動下，我們會輕易地做出決定找一套現(xiàn)成的系統(tǒng)，希望它為我們帶來立竿見影的效果。

是否可以考慮轉(zhuǎn)換一種思路：

——企業(yè)的發(fā)展目標是什么？近期目標與中長期目標（戰(zhàn)略目標）？

——企業(yè)目前的實際經(jīng)營和發(fā)展狀況如何？

——以目前的經(jīng)營狀況要實現(xiàn)企業(yè)的各項發(fā)展目標，主要的困難和問題在哪里？

——解決方案如何？

——什么樣的技術(shù)可以支持我們的解決方案？

（二）知識管理體系對我們當前的企業(yè)發(fā)展及未來的戰(zhàn)略目標有何明確的貢獻？

新的知識管理體系（新的解決方案）對企業(yè)目前經(jīng)營狀況的影響如何？對實現(xiàn)長遠的戰(zhàn)略目標幫助如何？

——新的解決方案和技術(shù)方案，是否有利于幫助企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)階段的經(jīng)營目標（實務(wù)）？

對部門內(nèi)業(yè)務(wù)流程的整合，是否有利于效率的提高？是否有利于部門內(nèi)部的溝通的流暢？是否方便與平行協(xié)作部門的業(yè)務(wù)流程的接軌？是否有利于在不同職級部門間信息的溝通與交流？是否有利于快速決策？

——新的解決方案和技術(shù)方案，是否有利于實現(xiàn)企業(yè)的長遠戰(zhàn)略目標（理念結(jié)合實務(wù)）？

是否有利于企業(yè)內(nèi)各不同職級人員對企業(yè)長遠戰(zhàn)略目標的理解與認同，有助于達成共識？是否有利于知識的應(yīng)用與創(chuàng)新？是否有助于新的企業(yè)文化的形成？是否有利于持續(xù)提高各項工作的實際效率？

考量新的知識管理體系對企業(yè)當前發(fā)展及未來的戰(zhàn)略目標有何明確的貢獻時，在注重具體實效的同時，也應(yīng)考慮到新的管理理念的引入對實現(xiàn)企業(yè)長遠戰(zhàn)略目標的所做出的貢獻。

（三）知識管理體系建立過程中需要投入的成本是否與其對企業(yè)的當前及未來的貢獻相匹配？

新的知識管理體系的建立是一個相對復(fù)雜而漫長的過程，其間需要投入相應(yīng)的人力、物力和財力，如何在控制成本保證當前經(jīng)濟效益與兼顧未來發(fā)展，選擇性分步驟進行各項投入之間找到平衡點，需要企業(yè)進行全面系統(tǒng)的考慮。

——體系中是否有局部急需解決的關(guān)鍵性問題？解決成本如何？預(yù)期效益如何？是否可以相對獨立先行解決？是否已經(jīng)考慮到未來與體系中其他部分的協(xié)同與銜接？

——體系中是否有對實現(xiàn)企業(yè)未來長遠發(fā)展目標必須提前進行準備和啟動的內(nèi)容？解決成本如何？是否可通過財務(wù)均攤到未來幾年的成本？可以分步實施嗎？各階段成本如何？是否必須？再次評估、確認對未來企業(yè)發(fā)展的影響與貢獻。

（四）知識管理體系在實際應(yīng)用中是否便于相對長期的應(yīng)用、維護與局部改善？

新的體系的建立需要考慮具備相應(yīng)的兼容性，及一定的超前性，才能夠較好的兼顧當前與未來的需要。

——不同的解決方案的再思考：現(xiàn)有的知識管理體系要被全部否定嗎？如果保留，新老體系的整合的震動期對目前業(yè)務(wù)的影響、成本？實施的過程是自上而下先建立體系還是先從局部開始，仍需十分慎重。

——新的體系方案中是否已充分考慮長期的應(yīng)用維護與推廣工作？在體系設(shè)計及技術(shù)支持方面是否預(yù)留“接口”，以便未來局部的增加與改善？在建設(shè)理念與技術(shù)上是否具備了先進性與超前性？領(lǐng)先程度如何？

在新的知識經(jīng)濟時代我們所倡導(dǎo)的新型的企業(yè)知識管理模式（廣義上的），在橫向上充分結(jié)合了對人員、信息技術(shù)、業(yè)務(wù)流程的綜合管理。如僅從表面上分析，較以往的傳統(tǒng)的管理模式相比，只是增加了信息技術(shù)的應(yīng)用；而與前期的簡單的管理信息系統(tǒng)相比，結(jié)合了對人員的管理；但究其實質(zhì)，并非只是人員、信息技術(shù)、業(yè)務(wù)流程三者的簡單組合。

在縱向上，新的企業(yè)知識管理模式（廣義上的）結(jié)合了對企業(yè)過去、現(xiàn)在與未來的知識的管理，同樣的，并非傳統(tǒng)意義上的積累、繼承與簡單應(yīng)用。

來源：賽迪網(wǎng)－中國計算機用戶