電子文檔管理系統(tǒng)的藍(lán)海在哪里？

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢(xún)電話(huà)：400-8352-114

今天擺在我們面前的已經(jīng)是一個(gè)無(wú)可爭(zhēng)議的客觀(guān)事實(shí)：知識(shí)就是資源。知識(shí)正逐漸取代金融資本和自然資源，成為企業(yè)最重要的生產(chǎn)要素。企業(yè)的活力、競(jìng)爭(zhēng)力和發(fā)展力越來(lái)越取決于對(duì)知識(shí)的獲取、存儲(chǔ)、傳播、運(yùn)用、開(kāi)發(fā)創(chuàng)新和組織管理能力。

　　知識(shí)管理“叫好難叫座”，但可喜的是，當(dāng)我們和企業(yè)的高層進(jìn)行溝通時(shí)，驚奇的發(fā)現(xiàn)：一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)逾越了知識(shí)管理的“概念”階段，對(duì)知識(shí)管理的認(rèn)識(shí)在趨向理性化、深刻化和實(shí)在化。同時(shí)，我們也看到基于知識(shí)管理的“數(shù)據(jù)挖掘”，“非結(jié)構(gòu)化的文檔管理”，“協(xié)作管理”等領(lǐng)域的競(jìng)爭(zhēng)悄然已有“紅海”之勢(shì)。知識(shí)管理的未來(lái)在哪里?知識(shí)管理的藍(lán)海在哪里?這是目前一直縈繞著我們的一個(gè)問(wèn)題。

　　顧名思義，知識(shí)管理是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中知識(shí)流的管理。引申一下，我們還可以發(fā)現(xiàn)知識(shí)管理是企業(yè)“管理的管理”——管理過(guò)程中顯性和隱性知識(shí)的管理，它涉及到企業(yè)生存發(fā)展的所有方面：供應(yīng)商、客戶(hù)、生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)、營(yíng)銷(xiāo)、財(cái)務(wù)、人力資源等等，如何將知識(shí)管理融入到企業(yè)管理中?這是目前乃至今后面臨的一個(gè)難題。誰(shuí)能夠?qū)⒅R(shí)管理收發(fā)自如，誰(shuí)將會(huì)擁有一片藍(lán)天!但有一點(diǎn)是值得肯定的，知識(shí)管理的融入問(wèn)題最終都將落腳到知識(shí)管理與企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)結(jié)合的問(wèn)題。本文試圖從幾個(gè)方面去探討知識(shí)管理與企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的結(jié)合。

　　一、知識(shí)管理與戰(zhàn)略結(jié)合

　　1、企業(yè)戰(zhàn)略與知識(shí)管理戰(zhàn)略

　　知識(shí)管理的方向在哪里?這是知識(shí)管理要回答的第一個(gè)問(wèn)題，也就是知識(shí)管理的戰(zhàn)略的問(wèn)題。知識(shí)管理戰(zhàn)略不能離開(kāi)企業(yè)戰(zhàn)略，它必須服務(wù)于企業(yè)的整體戰(zhàn)略，是企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略在知識(shí)管理層面上的體現(xiàn)。通過(guò)分解企業(yè)的戰(zhàn)略單元，以企業(yè)戰(zhàn)略單位為導(dǎo)向確定各單元的知識(shí)管理需求，進(jìn)一步明確知識(shí)管理的策略——是外部購(gòu)買(mǎi)、兼并、合并，還是內(nèi)部培養(yǎng)、提升等等?

　　2、戰(zhàn)略網(wǎng)絡(luò)與知識(shí)管理

　　從20世紀(jì)80年代末開(kāi)始，企業(yè)網(wǎng)絡(luò)及其關(guān)系管理的研究，愈來(lái)愈受到學(xué)者們的重視，相繼出現(xiàn)了組織生態(tài)系統(tǒng)(organization ecosystem)、網(wǎng)絡(luò)組織(network organization)、組織域(organization field)、企業(yè)集群(enterprise cluster)、伙伴關(guān)系 (partnering)、合作競(jìng)爭(zhēng)(co—petition)、關(guān)系能力(relational capability)、關(guān)系資源(relation resource)、戰(zhàn)略區(qū)域(strategic blocks)、公司間信任(inter—firm trust)、供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)(suppliers network)等新概念。有學(xué)者和先行的廠(chǎng)商已認(rèn)識(shí)到企業(yè)隱含的、不可模仿的社會(huì)關(guān)系網(wǎng)絡(luò)和其成功的合作伙伴——供應(yīng)商、顧客、互補(bǔ)者和聯(lián)盟伙伴，是“創(chuàng)新關(guān)鍵來(lái)源”、“組織學(xué)習(xí)的關(guān)鍵來(lái)源”、“學(xué)習(xí)和能力的關(guān)鍵來(lái)源”。這些具有持久性的、對(duì)進(jìn)入其中具有戰(zhàn)略意義的組織之間的節(jié)點(diǎn)構(gòu)成的網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)稱(chēng)為戰(zhàn)略網(wǎng)絡(luò)，這些節(jié)點(diǎn)包括了戰(zhàn)略聯(lián)盟、合資、長(zhǎng)期的買(mǎi)賣(mài)伙伴等。

而這些節(jié)點(diǎn)無(wú)疑是企業(yè)知識(shí)管理中的知識(shí)外部源，如何整合這些外部的知識(shí)源和這些外部知識(shí)源的知識(shí)是知識(shí)管理需要解決的一個(gè)問(wèn)題。首先我們應(yīng)該達(dá)到基于搜索引擎和知識(shí)分類(lèi)工具的外部知識(shí)整合;其次就是完成基于競(jìng)合的知識(shí)聯(lián)盟和知識(shí)集群的知識(shí)管理。完成這兩個(gè)層次，企業(yè)外部知識(shí)獲取、共享、學(xué)習(xí)、應(yīng)用、創(chuàng)新的“知識(shí)之輪”就能良好的運(yùn)轉(zhuǎn)，企業(yè)也能實(shí)現(xiàn)與外部相關(guān)知識(shí)體的互動(dòng)。

　　二、知識(shí)管理與企業(yè)流程的結(jié)合

　　知識(shí)管理和企業(yè)流程是相輔相成、緊密不可分的。一方面流程本身就是知識(shí)，談知識(shí)管理，就要對(duì)流程進(jìn)行規(guī)范化的管理，包括描述流程的流程圖，流程責(zé)任矩陣，流程作業(yè)指引等;同時(shí)我們還可以通過(guò)知識(shí)管理IT手段， 固化、電子化一部分流程，提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的效率。從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，知識(shí)管理有助于規(guī)范流程，優(yōu)化流程。另一方面借助于流程梳理我們可以對(duì)企業(yè)的知識(shí)流進(jìn)行梳理。例如對(duì)“月度滾動(dòng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃流程”進(jìn)行文件流轉(zhuǎn)梳理，就可以梳理如下流轉(zhuǎn)文檔：《月度滾動(dòng)銷(xiāo)售預(yù)測(cè)》、《月度滾動(dòng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃》、《部品和原材料采購(gòu)計(jì)劃》、《月度資金計(jì)劃》、《生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)計(jì)劃》、《市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)推廣計(jì)劃》、《新產(chǎn)品投產(chǎn)計(jì)劃》、《人力資源及工資計(jì)劃》、《技術(shù)工藝措施計(jì)劃》、《品質(zhì)保證及整改計(jì)劃》等;同時(shí)還可以梳理出作業(yè)該流程的關(guān)鍵人員，便于流程作業(yè)指導(dǎo)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與交流。

　　結(jié)合流程進(jìn)行知識(shí)管理是將知識(shí)管理融入企業(yè)最簡(jiǎn)單最直接的方法，也是我們?cè)谶M(jìn)行企業(yè)知識(shí)管理咨詢(xún)的過(guò)程中最有效的方法。

　　三、知識(shí)管理與人力資源管理的結(jié)合

　　隱性知識(shí)并不像顯性知識(shí)那么容易獲取，它隱藏在人的“大腦”，人的行為當(dāng)中。知識(shí)管理離不開(kāi)對(duì)人的管理。對(duì)人的管理必然涉及到人力資源管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)。具體到細(xì)節(jié)，知識(shí)管理建設(shè)將會(huì)在以下幾個(gè)方面和人力資源業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密結(jié)合：

　　1、“專(zhuān)家網(wǎng)絡(luò)”、“人才庫(kù)”與職位族、職業(yè)路徑的關(guān)聯(lián)

　　知識(shí)管理崇尚“知識(shí)霸權(quán)”。有學(xué)者也撰文強(qiáng)調(diào)知識(shí)管理的建設(shè)應(yīng)該超越企業(yè)的組織架構(gòu)，超越企業(yè)的職位架構(gòu)。但是職位權(quán)力和知識(shí)權(quán)力是對(duì)立的統(tǒng)一體，我們必要沒(méi)有必要去回避這樣一個(gè)問(wèn)題。相反，我們應(yīng)該借助和結(jié)合企業(yè)具體的職業(yè)路徑和職位族來(lái)建立企業(yè)的“專(zhuān)家網(wǎng)絡(luò)”和“人才庫(kù)”。

　　2、業(yè)績(jī)目標(biāo)與知識(shí)能力需求(提升)關(guān)聯(lián)

　　對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，實(shí)施知識(shí)管理無(wú)非是為了更好的完成企業(yè)目標(biāo)。那么為了完成企業(yè)目標(biāo)，知識(shí)管理應(yīng)該怎么做呢?知識(shí)管理對(duì)即時(shí)業(yè)務(wù)能力的提升具體應(yīng)該表現(xiàn)在那些方面呢?如圖一所示，業(yè)績(jī)目標(biāo)導(dǎo)向下的知識(shí)能力(崗位能力)需求分析可以有效地找到需要提升的知識(shí)和能力(隱性知識(shí))，并制定相應(yīng)的提升計(jì)劃。

　　3、業(yè)績(jī)考核、薪酬制度與知識(shí)貢獻(xiàn)等的關(guān)聯(lián)

　　如果沒(méi)有相應(yīng)的業(yè)績(jī)考核指標(biāo)和配套的薪酬制度，知識(shí)管理將會(huì)是軟弱無(wú)力的。知識(shí)管理的建設(shè)必然經(jīng)歷從有意識(shí)而為到無(wú)意識(shí)而為的過(guò)渡。有意識(shí)而為的知識(shí)管理需要業(yè)績(jī)考核(知識(shí)積分)、薪酬制度(金幣計(jì)劃等)的強(qiáng)有力的推動(dòng)。將知識(shí)管理的考核納入到企業(yè)業(yè)績(jī)考核的范圍，通過(guò)有效的考核方式，去規(guī)范和約束員工的知識(shí)行為，鼓勵(lì)員工共享知識(shí)、學(xué)習(xí)知識(shí)、應(yīng)用知識(shí)，最終達(dá)到員工無(wú)意識(shí)的貢獻(xiàn)自己的知識(shí)，學(xué)習(xí)討論別人的知識(shí)，營(yíng)造一個(gè)良好的知識(shí)管理氛圍。

　　四、知識(shí)管理與財(cái)務(wù)管理的結(jié)合

　　1、智慧資本與財(cái)務(wù)管理

　　智慧資本是公司的隱形的“寶藏”，是未來(lái)獲利的主要來(lái)源，尤其在知識(shí)密集產(chǎn)業(yè)當(dāng)中，投資在知識(shí)資源上會(huì)有報(bào)酬遞增的現(xiàn)象。智慧資本是一種對(duì)知識(shí)、實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)、組織技術(shù)、顧客關(guān)系和事業(yè)技能的掌握，它一般包括人力資本、組織資本和顧客資本，現(xiàn)有的財(cái)務(wù)指標(biāo)不可能對(duì)這部分資本進(jìn)行核算和評(píng)價(jià)。測(cè)量、核算和評(píng)價(jià)智慧資本是知識(shí)管理的應(yīng)有之義，反過(guò)來(lái)智慧資本的評(píng)價(jià)是對(duì)知識(shí)管理效果定量評(píng)估的最有效的方式。實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的結(jié)合將是一個(gè)重點(diǎn)，但也是一個(gè)難點(diǎn)。

　　2、知識(shí)管理與人力資本成本分解

　　對(duì)于人力資本集中，但業(yè)務(wù)范圍模糊的利潤(rùn)核算中心，如何有效地進(jìn)行人力資本的成本分解是一件困難的事情。例如，企業(yè)的呼叫中心，某種產(chǎn)品(部件)和服務(wù)的人力資本分解。知識(shí)管理可以為我們提供一個(gè)新的思路和簡(jiǎn)便的方法。首先通過(guò)對(duì)呼叫中心的服務(wù)知識(shí)進(jìn)行以產(chǎn)品大類(lèi)劃分的一級(jí)知識(shí)分類(lèi)，進(jìn)一步根據(jù)價(jià)值功能結(jié)構(gòu)進(jìn)行二級(jí)知識(shí)分類(lèi);其次利用知識(shí)管理系統(tǒng)記錄每次服務(wù)的知識(shí)類(lèi)別和服務(wù)時(shí)間;最后以服務(wù)的時(shí)間作為呼叫中心人力資本分解的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分解。這樣的成本分解可以為我們提供很多的有用的信息。圖2，是某一產(chǎn)品的6個(gè)主要功能部件呼叫中心人力成本的分解與產(chǎn)品成本結(jié)構(gòu)的對(duì)應(yīng)關(guān)系圖，將該產(chǎn)品不同功能部件的服務(wù)成本與剩余價(jià)值進(jìn)行對(duì)比，可以發(fā)現(xiàn)很多有價(jià)值的東西：(1)服務(wù)成本占產(chǎn)品利潤(rùn)的份額?(2)服務(wù)成本高但利潤(rùn)低的產(chǎn)品部件是什么??(3)服務(wù)成本的定價(jià)策略研究等等。

五、知識(shí)管理與IT系統(tǒng)

　　知識(shí)管理的實(shí)施離不開(kāi)IT系統(tǒng)，究竟知識(shí)管理系統(tǒng)是孤立于其他IT系統(tǒng)，還是融合其他系統(tǒng)呢? 縱觀(guān)知識(shí)管理的基本含義和本質(zhì)，我們就可以斷言知識(shí)管理系統(tǒng)應(yīng)該是關(guān)聯(lián)、融合其他系統(tǒng)的。

　　1、門(mén)戶(hù)

　　知識(shí)管理的目標(biāo)是達(dá)到“合適的人在合適的場(chǎng)所獲取合適的知識(shí)”，它以人為導(dǎo)向，關(guān)注人與知識(shí)的聯(lián)結(jié)。企業(yè)知識(shí)門(mén)戶(hù)(Enterprise Knowledge Portal，EKP)正好可以較好的實(shí)現(xiàn)這樣的聯(lián)結(jié)。它并不是一個(gè)獨(dú)立的實(shí)體，而是使用一系列的技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)面向用戶(hù)、組織良好的一種知識(shí)配置手段;它實(shí)際上是提供了一個(gè)創(chuàng)造，收集和傳播企業(yè)知識(shí)的平臺(tái)，提供了一個(gè)使用企業(yè)知識(shí)并最大化其價(jià)值的載體。通過(guò)門(mén)戶(hù)可以改變現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)孤立，實(shí)現(xiàn)知識(shí)應(yīng)用方面的整合，在邏輯上統(tǒng)一各分散系統(tǒng)中的知識(shí)。

　　2、知識(shí)整合與系統(tǒng)整合、企業(yè)搜索

　　通過(guò)門(mén)戶(hù)我們可以實(shí)現(xiàn)了知識(shí)應(yīng)用方面的整合，達(dá)到企業(yè)知識(shí)共享。但共享只是知識(shí)管理的一個(gè)層面，共享的目的還是為了知識(shí)創(chuàng)新。為了實(shí)現(xiàn)知識(shí)聚類(lèi)，知識(shí)挖掘等創(chuàng)新工作，知識(shí)元的“整合”成為一種必然。但由于各應(yīng)用系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)平臺(tái)、開(kāi)發(fā)語(yǔ)言和內(nèi)部結(jié)構(gòu)方面千差萬(wàn)別，整合之路“任重道遠(yuǎn)”。

　　企業(yè)搜索則為我們提供了另外一種知識(shí)整合的方式——知識(shí)垂直整合。企業(yè)搜索相對(duì)于系統(tǒng)內(nèi)部整合而言，它不僅可以避免整合涉及的底層接口開(kāi)發(fā)，數(shù)據(jù)規(guī)范統(tǒng)一等大量工作，還可以搜索不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)、文檔并統(tǒng)一展現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)知識(shí)之間的關(guān)聯(lián)。更重要的是它會(huì)紀(jì)錄下那些專(zhuān)為諸如IT市場(chǎng)等主題范圍的知識(shí)供應(yīng)者和需求者，以及不同主題詞的搜索頻率。通過(guò)分析搜索帶來(lái)的信息，我們可以進(jìn)行特定領(lǐng)域知識(shí)的垂直整合，提供更好的知識(shí)服務(wù)。