工程檔案過程管理軟件的特點(diǎn)有什么

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 　　在現(xiàn)實(shí)中，項(xiàng)目文件管理系統(tǒng)作為一個(gè)信息工作軟件，實(shí)現(xiàn)了超融合資源池的整合，有效承載了海量的數(shù)字文件數(shù)據(jù)，使文件服務(wù)辦公化，提高了服務(wù)能效。該方案大大提高了檔案數(shù)據(jù)中心的安全性，增強(qiáng)了用戶界面的應(yīng)用處理能力和業(yè)務(wù)擴(kuò)展能力，進(jìn)一步保證了業(yè)務(wù)的順利運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。

　　一、泛普軟件應(yīng)用于工程檔案過程管理軟件的特點(diǎn)

　　1.簡單快捷的維護(hù)

　　系統(tǒng)具有簡單快捷的維護(hù)功能簡單來說，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)整合存儲的信息、分類備份處理，并且可以撤銷，就像后悔棋一樣。什么做錯(cuò)事有什么大不了的，我會(huì)再做一次。

　　2.方便操作

　　系統(tǒng)的操作頁面設(shè)計(jì)清晰簡潔，也可以自行設(shè)置。它可以讓每一個(gè)用戶輕松操作我們公司負(fù)責(zé)檔案部門的阿姨快50歲了學(xué)了幾天，她就能熟練使用了。正是因?yàn)檫@個(gè)特點(diǎn)，你才能讓它聽起來復(fù)雜而充滿科技感“管理系統(tǒng)”讓每個(gè)人都容易開始。

　　3.拓展包含性

　　這個(gè)功能很受我個(gè)人和很多企業(yè)的歡迎簡單來說，系統(tǒng)可以用你的思想添加你想要的功能并使用，就像瀏覽器的插件一樣。

　　二、泛普工程檔案流程管理軟件的一些功能

　　1.收文登記

　　文書人員收到公文后，會(huì)將公文信息輸入系統(tǒng)，然后就可以打印收文登記簿，審核收文文具;回執(zhí)的序號由系統(tǒng)自動(dòng)生成，打印在回執(zhí)登記簿的右下角和回執(zhí)審核信紙上，形成查找，便于掌握單據(jù)的去向;輸入的信息數(shù)據(jù)可以提交到軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行存儲，方便以后錄入文件時(shí)查詢和檢索;如果收據(jù)登記簿或標(biāo)記信紙損壞或丟失，可以從系統(tǒng)中調(diào)出相應(yīng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行補(bǔ)充打印。

　　2.發(fā)文登記

　　每個(gè)部門可以有一個(gè)總數(shù)或多個(gè)數(shù)字;軟件系統(tǒng)可以根據(jù)年份自動(dòng)給文件編號;過賬登記后，可以打印過賬登記簿，可以自動(dòng)連接上次結(jié)束的行數(shù)或指定打印的起始行數(shù)，也可以批量打印;注冊時(shí)，可以從備選項(xiàng)中選擇內(nèi)容，例如“主送”抄送”標(biāo)題”等;還可以從泛普系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中檢索帖子文件的數(shù)據(jù)。

　　3.組建檔卷

　　根據(jù)本單位的具體工作職能，可以選擇合適的文件分類方案。如“年度—機(jī)構(gòu)(問題)保管期限”分類法、保管期限—年度—機(jī)構(gòu)(問題)分類法、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問題)分類法等;在輸入歸檔文件時(shí)，對于進(jìn)出文件，只需搜索相應(yīng)的序號即可調(diào)出相應(yīng)的文件;會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)者演講稿和其他文件可以手動(dòng)輸入;檔案編號由系統(tǒng)自動(dòng)生成，檔案編號格式可以自定義。

　　4.公文查詢

　　可以查詢文件管理系統(tǒng)軟件中的數(shù)據(jù);您可以為搜索查詢指定一個(gè)或多個(gè)匹配條件;您可以打印出查詢文件的內(nèi)容，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄查詢、打印記錄。雖然檔案管理系統(tǒng)軟件功能強(qiáng)大，優(yōu)勢明顯，但仍需要檔案管理人員合理使用，謹(jǐn)慎行事，使檔案管理系統(tǒng)軟件更好地為檔案管理工作服務(wù)。

　　三、泛普工程檔案管理軟件的優(yōu)勢

　　1.檔案的生命周期管理

　　紙質(zhì)文檔和電子文檔與流程相結(jié)合，文檔從、移交，到歸檔、用，整個(gè)過程都在管理范疇。

　　2.跨單位協(xié)同

　　項(xiàng)目結(jié)構(gòu)層級多，涉及單位多，檔案管理協(xié)作難規(guī)范。統(tǒng)一平臺管理，項(xiàng)目文件系統(tǒng)全管控，為其打造一站式項(xiàng)目文件管理平臺。企業(yè)可以通過一個(gè)平臺完成從制圖到各種工程文件、錄入、從歸檔到再利用的生命周期管理，可以同步管理實(shí)體和電子文件。無論是項(xiàng)目實(shí)施過程中的過程文件，還是項(xiàng)目結(jié)束后的成果文件，都可以集中統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化歸檔。

　　3.有序化分類

　　通過自定義分類和屬性的功能，將檔案按照不同的工程項(xiàng)目進(jìn)行分類，并根據(jù)管理要求按照相應(yīng)的分類進(jìn)行歸檔，從工程項(xiàng)目的招投標(biāo)階段開始進(jìn)行規(guī)范化收集、立項(xiàng)階段、從施工階段到竣工驗(yàn)收階段的各種報(bào)告、設(shè)計(jì)圖、合同、審批等材料。屬性清晰，分類明確，員工可以快速找到需要的檔案進(jìn)行后續(xù)統(tǒng)計(jì)、分析也有了支撐。

　　4.兼顧安全與高效

　　在項(xiàng)目推進(jìn)過程中，相關(guān)人員需要隨時(shí)查詢檔案、借用等。然后就可以通過站長訪問權(quán)限控制的搜索了、借還功能可以在保證安全的前提下實(shí)現(xiàn)文件的高效協(xié)作和利用。檢索功能：利用搜索平臺，員工可以隨時(shí)隨地在PC或移動(dòng)終端上組合關(guān)鍵詞、搜索條件組合或二次搜索等，快、準(zhǔn)確找到所需文件。

　　在新的發(fā)展趨勢下，建筑企業(yè)檔案工作者需要不斷創(chuàng)新和完善檔案管理模式，進(jìn)行科學(xué)的檔案管理、系統(tǒng)規(guī)劃，不斷提高檔案管理水平。另一方面，建筑企業(yè)檔案管理人員應(yīng)不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，采取積極有效的保護(hù)措施和發(fā)展規(guī)劃，推進(jìn)建筑工程檔案的科學(xué)化信息化管理，以更好地記錄城市發(fā)展、服務(wù)城市建設(shè)。