長假結(jié)束后的企業(yè)文檔管理問題席卷而來！

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

    “十一”七天長假剛剛結(jié)束。眾多人拖著疲憊的精神回到工作崗位中。面對久未謀面的工作，許多員工早已忘記該怎么上手。又由于長時間的放松，也會懶得去重新整理思路。故而每每長假歸來，許多員工的工作效率特別低。對于管理者，十一長假回來后的問題，則又比普通員工多了一個：員工離職。
   

    目前國內(nèi)最為普遍的現(xiàn)象就是跳槽率高。而最高的幾段時期，就是每次的長假結(jié)束后的那幾天。不管這個假期是五一、十一，端午、中秋，或是春節(jié)假期，每每節(jié)日歸來，都會是一個跳槽熱潮。
   

    跳槽并不可怕，但是可怕的是員工的跳槽會帶走企業(yè)的相關(guān)資料，更嚴(yán)重些甚至?xí)ё咂髽I(yè)的機密文件。當(dāng)下有很多人都認識到泄密的可怕和危害。但是很多人都覺得這種事情離自己的企業(yè)很遙遠?；蛘咂髽I(yè)覺得自己的保密工作做得很好。

    這都是錯誤的觀念，企業(yè)泄密貼在每個企業(yè)的身后，只要一步走錯，他就會將你打倒。眾多企業(yè)因為小看這事，付出了血淋淋的代價。某些企業(yè)只把文檔給少數(shù)幾個人。但是看如今的社會，公司完成某件事情，通常不是幾個人就可以的。而是需要共享一些文件。我們都知道，文件一旦發(fā)送共享出現(xiàn)，就代表它不在機密。復(fù)制、粘貼，上千份的機密文檔就可問世了。想解決泄密問題，有兩種方法。第一是阻止員工流失，讓企業(yè)的離職率降為“0”。第二是為企業(yè)文檔設(shè)防。

    正所謂鐵打的營盤流水的兵，企業(yè)的員工流失是不可避免的。沒有任何一個企業(yè)可以保證沒有員工離職。不管這個企業(yè)是政府部門、事業(yè)單位、知名公司，例如：公安局、阿里巴巴、蘋果等，都有很多主要崗位的員工離開。或是很多小企業(yè)的員工離職，都會卷走公司的所有能得到的文件。所以要想保住企業(yè)文檔的安全機密。只能從文檔設(shè)防、文檔管理著手。

    如何給企業(yè)文檔設(shè)防？如何做好文檔管理？如何保證企業(yè)既安全又高效的辦公？為此，小編咨詢了目前國內(nèi)做文檔管理系統(tǒng)中最為專業(yè)的一家，泛普軟件。泛普軟件的專家團隊以泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)為例，講解如何為文檔設(shè)防保護企業(yè)安全并提高辦公效率。

    首先是設(shè)防。為文檔設(shè)防很難組建。因為防護是全方位的，并不是某個方面做好就可以。就像木桶原理一樣，最短的那塊決定桶里水的多少。防護則是最薄的環(huán)節(jié)，決定防護的強弱。

    泛普軟件提供權(quán)限管理，可為每個員工設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限。從正面直接防衛(wèi)企業(yè)文檔安全。降低企業(yè)文檔的曝光度。按需安排權(quán)限，做到文檔停到每個人需要的地方。

    并且泛普軟件輔佐以定時備份、限制IP等。泛普軟件是將企業(yè)的文檔集中存儲，集中存儲后可定時備份。保證每一份文檔都不會丟失和損壞。限制IP功能讓員工在指定的地方辦公，避免在公共場所辦公，導(dǎo)致泄漏企業(yè)信息。同時還有存儲加密、登陸提示等功能，可在第一時間發(fā)現(xiàn)和避免隱患。

    其次是提高辦公效率。保衛(wèi)企業(yè)文檔安全，最害怕的就是為了安全而犧牲了方便、快捷、高效。為了適應(yīng)某個系統(tǒng)，強硬的改變員工的使用習(xí)慣。這樣也許可以保護企業(yè)文檔安全，但是辦公效率的下降則是讓企業(yè)又多了一個問題，拆東墻補西墻如同飲鴆止渴。泛普文件管理系統(tǒng)系統(tǒng)則是將操作簡化，與諸多辦公軟件無縫集成。使員工無需花費時間在熟悉系統(tǒng)上。只需短短幾分鐘則，就可以完全掌握。

    系統(tǒng)提供許多方便辦公的功能。就像版本管理、智能規(guī)則等。系統(tǒng)提供的版本管理，可以記錄每次被改編時候的想法，然后保存。當(dāng)日后創(chuàng)造想恢復(fù)到之前的版本時候，可以一鍵閱讀自己對每個版本的屬性記錄，讓自己輕松選擇最想回到的版本。

    智能規(guī)則可以讓文檔自動的運作。這項功能是目前最為先進的一項技術(shù)。設(shè)定好相應(yīng)的觸發(fā)條件和執(zhí)行動作?？梢宰屛臋n自己動起來。自動去執(zhí)行某些操作。這項功能的實施和運用，可以說是一個時代的劃分。一個“死”的系統(tǒng)，開始轉(zhuǎn)變?yōu)?ldquo;活”的系統(tǒng)。真正的智能化和自動化開始進入到我們的生活和工作。

    文檔管理系統(tǒng)的安全和高效，可以解決我們再工作中的文檔管理困局和辦公質(zhì)量問題。這類文檔系統(tǒng)如今在中國已經(jīng)是較為普及。中國石化、中國移動等大企業(yè)都早已和泛普軟件達成合作。相信在以后文檔系統(tǒng)會得到眾多企業(yè)的認可，進入到每個公司當(dāng)中。讓跳槽泄密不在可怕。讓工作更加高效。