企業(yè)文檔管理之“六脈神劍”

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

    信息化的快車，已經(jīng)提速駛進(jìn)我們的工作。各家單位將自身的機(jī)密信息和核心價(jià)值文檔，逐步電子化、網(wǎng)絡(luò)化。當(dāng)然，這樣可以極大提升工作效率。但是將企業(yè)信息電子化后的“雙刃劍”效應(yīng)，則使得這些“核心價(jià)值”面臨著巨大風(fēng)險(xiǎn)和威脅。

    近年來，企業(yè)信息泄露的案例屢見不鮮。當(dāng)信息安全大浪潮席卷而來的時(shí)代，切近每個(gè)企業(yè)利益最緊密的，便是文檔安全的威脅。有專家指出，對(duì)于企事業(yè)單位，文檔信息化后的安全保密工作，必將在未來成為信息安全的重中之重。

    在這樣的安全形勢(shì)下，盡管企事業(yè)單位也日趨重視文檔安全問題，但往往事與愿違，不得其法。嘗試過眾多的軟件和方法。都不得效果。

    金庸先生在其武俠小說《天龍八部》中，描寫了一種精絕至深的武學(xué)內(nèi)功——六脈神劍。該劍法實(shí)為人體內(nèi)功修煉的最高境界之一?？裳杆匍_發(fā)人體潛能。治病療疾，增長(zhǎng)人體內(nèi)力及耐力，亦為內(nèi)功打下深厚基礎(chǔ)。其功法強(qiáng)健人體筋骨精神，打通人體氣血脈絡(luò)，激發(fā)人體潛能，將劍意轉(zhuǎn)化為劍氣，構(gòu)建和諧強(qiáng)大的內(nèi)在穩(wěn)健體系，爆發(fā)出迅猛有力的攻擊力度。

    企業(yè)就像一個(gè)人體，如何暢通、調(diào)理好內(nèi)部系統(tǒng)，構(gòu)建出架構(gòu)簡(jiǎn)約、功效卓著、固若金湯的文檔安全系統(tǒng)，成為多少企業(yè)“功夫高手”們追求學(xué)習(xí)的終極夢(mèng)想。

    從當(dāng)前先進(jìn)的文檔安全理念和實(shí)踐出發(fā)，眾多信息安全“江湖”的高手都認(rèn)為，要構(gòu)筑企業(yè)綜合安全體系，需要從集中存儲(chǔ)、全文索引、權(quán)限控制、歷史審計(jì)、協(xié)同辦公、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份六大技術(shù)出發(fā)，打通安全管理系統(tǒng)的筋脈，構(gòu)筑嚴(yán)密體系，保障內(nèi)網(wǎng)安全。

    下面由泛普軟件（www.zhidesoft.com）的專家，來給我們講解一下管理系統(tǒng)的——六脈神劍。

    一、少商劍：集中存儲(chǔ)

    劍氣經(jīng)脈：左手大拇指—手太陰肺經(jīng)。

    劍法特點(diǎn)：劍路雄勁，頗有石破天驚，風(fēng)雨大至之勢(shì)。將整個(gè)公司的文檔，置于統(tǒng)一的存儲(chǔ)平臺(tái)。彷如置于密不透風(fēng)的劍氣罩護(hù)之下。

    為單位搭建海量文檔集中存儲(chǔ)的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的文檔共享。不用擔(dān)心散落在各臺(tái)電腦上的數(shù)據(jù)會(huì)丟失，遺漏。而且采用B/S架構(gòu)，為企業(yè)搭建一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，信息可以輕松、安全地實(shí)現(xiàn)內(nèi)外部共享。支持局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)訪問，跨地域地辦公，異地協(xié)同輕松掌控。

    二、少?zèng)_劍：全文索引

    劍氣經(jīng)脈：右手小指—手少陰心經(jīng)。

    劍法特點(diǎn)：輕靈迅速，意之所指，氣之所向，劍之即到。迅速找到所需文件。加大辦公效率。

    文件管理系統(tǒng)全文搜索及高級(jí)搜索引擎可快速從海量資料中精準(zhǔn)查找所需文件。普通搜索的速度與windows的搜索相比會(huì)迅速很多。毫秒級(jí)別搜索可節(jié)約數(shù)倍的搜索時(shí)間。并且支持模糊搜索和精準(zhǔn)搜索兩種模式。高級(jí)搜索功能，支持多維度搜索，例如對(duì)：正文，文件名，編號(hào)等。

    三、中沖劍：權(quán)限控制

    劍氣經(jīng)脈：右手中指—手厥陰心包經(jīng)。

    劍法特點(diǎn)：大開大闔，氣勢(shì)雄邁。權(quán)限控制，乃防護(hù)文檔的重中之重。須大招術(shù)，大管控，大力度。各種權(quán)限互相搭配，靈活掌控管理。

 
    企業(yè)辦公的計(jì)算機(jī)，對(duì)于內(nèi)部員工都是不設(shè)防的，也防不了。事實(shí)也證明，百分之70%的泄密事故是內(nèi)部人員所為。結(jié)合企業(yè)的日常辦公特點(diǎn)，泛普?qǐng)F(tuán)隊(duì)開發(fā)了權(quán)限管理功能。所謂的權(quán)限管理，在統(tǒng)一管理平臺(tái)中，可以為不同人員設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限，如瀏覽、編輯、下載、拷貝、刪除…等等操作都是通過權(quán)限來完成的，降低機(jī)密文件在公司內(nèi)部的可視性，避免員工隨意拷貝重要資料，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔的安全管理。

    四、少澤劍：歷史審計(jì)

    劍氣經(jīng)脈：左手小指—手太陽小腸經(jīng)。

    劍法特點(diǎn)：忽來忽去，變化精微。企業(yè)各種業(yè)務(wù)，應(yīng)用系統(tǒng)日益復(fù)雜，變化繁多。人員眾多。參與文檔編輯、下載、閱讀的人數(shù)不勝數(shù)。

    成百上千個(gè)員工每時(shí)每刻都在對(duì)文檔進(jìn)行操作，每個(gè)員工對(duì)哪些文檔做過哪些操作根本無法記錄，工作失誤后責(zé)任相互推諉的現(xiàn)象嚴(yán)重。歷史審計(jì)則可以清楚的查看每個(gè)文檔被何人所編輯、閱讀、下載、打印過。

    五、商陽劍：協(xié)同辦公

    劍氣經(jīng)脈：六脈神劍右手食指—手陽明大腸經(jīng)。

    劍法特點(diǎn)：巧妙靈活，難以捉摸。凡事預(yù)則立，凡險(xiǎn)防則微。文檔管理的各種漏洞，以及其所可能導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)，都是快速發(fā)展變化，且難以捉摸的。

 
    系統(tǒng)支持將公共文檔和個(gè)人文檔進(jìn)行借閱管理，借出過程中可控制用戶訪問權(quán)限。被借閱用戶會(huì)收到系統(tǒng)發(fā)送的即時(shí)消息通知。系統(tǒng)支持根據(jù)時(shí)間對(duì)借出的文檔自動(dòng)進(jìn)行收回處理。并且用戶可以對(duì)目錄進(jìn)行訂閱。當(dāng)目錄下文檔發(fā)生變化時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送即時(shí)消息通知訂閱用戶。同時(shí)可訂閱相關(guān)提醒文檔，到達(dá)指定日期后，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送即時(shí)消息和郵件進(jìn)行提醒。而且文件管理系統(tǒng)支持一對(duì)一或一對(duì)多的用戶間的消息發(fā)送，同時(shí)支持直接給部門全員發(fā)送消息與短信。即時(shí)消息與短信功能實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部信息及時(shí)準(zhǔn)確的傳遞。

    六、關(guān)沖劍：數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份

    劍氣經(jīng)脈：右手無名指—手少陽三焦經(jīng)。

    劍法特點(diǎn)：以拙滯古樸取勝。存儲(chǔ)和備份是技術(shù)含量不高的基礎(chǔ)功能。然而隨著數(shù)據(jù)的重要性不斷提升，最樸素最基礎(chǔ)的備份功能，成為文檔安全的最后一道鋼鐵防線。

    企業(yè)文檔分散在各地。要做到統(tǒng)一備份，基本不可能。當(dāng)企業(yè)文檔或硬盤因人員操作失誤或病毒感染等原因?qū)е缕茐臅r(shí)，可以利用完整備份的數(shù)據(jù)在第一時(shí)間進(jìn)行恢復(fù)，保證內(nèi)部核心數(shù)據(jù)的完整和安全。