IT技術：突破企業(yè)人力資源管理的“事務瓶頸”

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

T能管，但又不可能全管

　　要把“IT能管、但又不可能全管”表述清楚，我們還需要回頭討論一個問題：人力資源管理的經(jīng)理們的PAIN也就是痛點在哪里？

　　曾經(jīng)從一家知名企業(yè)的HR負責人那里聽到這樣的話，“好聽的東西其實我們聽的多了，什么什么評分卡、什么什么生涯設計、什么什么以員工滿意為中心的管理，什么什么企業(yè)內部奧林匹克競賽，可我哪有精力有余力去做這些‘上層建筑’？”

　　沒錯，我們注意到，很多企業(yè)的人力資源管理經(jīng)理們已經(jīng)感受到企業(yè)運營游戲規(guī)則的改變對人力資源管理提出了諸多新的要求，也意識到了人力資源部門的工作職責和工作重心需要發(fā)生改變。

　　具體來說，人力資源管理的工作內容總體包括兩大類，既包括一些事務性的工作內容，如員工考勤、薪資福利的計算、員工信息的處理、人員招聘和考核等，也包括一些戰(zhàn)略性的工作，如制定企業(yè)的長期人力資源發(fā)展規(guī)劃、員工能力的發(fā)展、人力資源制度的完善、業(yè)務流程優(yōu)化的推動等。而進入20世紀80年代以來，經(jīng)濟全球化的趨勢越來越明顯，企業(yè)需要不斷地通過投資、并購、重組等方式在更大范圍內進行業(yè)務的調整和資源的配置，在人力資源管理方面諸如 “如何在當?shù)卣衅傅絻?yōu)秀的員工”等問題都凸現(xiàn)出來。同時，不僅僅是外部的壓力，以通用電氣為典型的很多企業(yè)從“內省”出發(fā)，不斷地審視和改進自身的業(yè)務流程，不斷發(fā)展員工的技能和能力，不斷將新技術應用到生產(chǎn)實踐中，而不論是戰(zhàn)略的調整還是組織的變革歸根結底都需要員工的理解和支持，技術的創(chuàng)新和應用也依賴于優(yōu)秀的員工來加以實現(xiàn)。再“人”本身煥發(fā)出的新的生機來看，“知識型員工”的諸多特質要求人力資源的管理不能死守陳規(guī)，“以人為本”不再是一句空洞的口號，企業(yè)需要在吸引、激勵、保留和培養(yǎng)優(yōu)秀員工(“知識”的載體)等方面比對手更具競爭力，并能推動員工的熱情與技能轉換為組織的優(yōu)勢與能力。企業(yè)管理理念的變化引導著企業(yè)人力資源管理的作用和角色也必須變化，即人力資源部門需要從大量的事務性、行政性工作中解放出來，由過去面向內部的單純的管理部門向面向企業(yè)員工以及企業(yè)外部各人力資源管理相關伙伴的服務部門轉變從而真正實現(xiàn)為企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略服務、為組織的變革服務、為員工的成長服務。在這三種力量(“外壓”、“內省”、“人”本身的生機煥發(fā))的共同作用下，人力資源部門工作職責和作用的轉變已經(jīng)勢在必行，如圖1所示。

　　然而，以上的感受歸感受、意識歸意識，絕大多數(shù)企業(yè)人力資源部門的實際情況卻是另外一個狀況。他們的絕大部分日常工作仍然在圍繞諸如人事考勤、檔案管理、薪酬福利管理、人員配置、績效考評等事務性工作來開展，對于人力資源發(fā)展規(guī)劃、員工發(fā)展、政策制定完善、促進組織變革等方面的戰(zhàn)略性工作，卻顧及得很少，如圖2所示。

　　之所以出現(xiàn)這樣的情況，不在于人力資源部門不愿改變，而是人力資源管理部門原有的事務性工作并沒有因為這種角色和作用的變化背景而減少，人力資源部門也很無奈，他們不得不把主要精力放在考勤管理、檔案管理、人員配置管理、薪酬福利管理等瑣碎的、繁重的事務性工作上，而對于戰(zhàn)略性的工作則已經(jīng)是可望而不可及。

　　可見，人力資源管理中的事務性工作已經(jīng)成為人力資源部門轉換角色的“瓶頸”。而這一瓶頸的突破，恰恰為IT技術在人力資源管理方面的應用提供了用武之地。

　　IT技術：突破企業(yè)人力資源管理的“事務瓶頸”

　　IT手段可以極大地提高人力資源部門處理薪資福利、員工信息、考勤、員工配置等事務性工作的能力和效率，從而人力資源管理部門的“轉崗”成為可能，把更多的精力投入到為組織提供更高層次的戰(zhàn)略價值的服務上面來，實現(xiàn)前面述及的為企業(yè)的戰(zhàn)略服務，為組織的變革服務，為員工的成長服務的目標。

　　IT技術在人力資源管理方面的應用最早可以追溯到上個世紀70年代。當時的IT系統(tǒng)主要是幫助解決企業(yè)的薪資計算問題，而且功能非常簡單，只能稱其為一個的薪資計算程序而已。到了80年代初期，隨著個人計算機的普及和數(shù)據(jù)庫技術的發(fā)展，人力資源管理系統(tǒng)的功能有所豐富，已經(jīng)可以進行員工信息的簡單記錄和檢索、對員工的薪資和福利進行計算等。但是，這個階段的人力資源管理系統(tǒng)更多是作為一個獨立的系統(tǒng)、只為人力資源部門服務，很少與企業(yè)內部的其他信息系統(tǒng)進行集成。

　　真正意義上的人力資源管理系統(tǒng)實際上到了90年代后才出現(xiàn)。ERP等IT信息化OA軟件系統(tǒng)在企業(yè)內部的應用，要求對企業(yè)內部的運營數(shù)據(jù)進行全方面的集成和管理。人力資源管理開始作為erp系統(tǒng)中的一個模塊出現(xiàn)，與財務信息、生產(chǎn)信息、員工信息等全面集成起來。這時，人力資源部門可以對諸如薪資福利、員工招聘與配置、原始培訓、績效管理、員工信息和個人資料等信息進行統(tǒng)一管理。例如Peoplesoft、SAP、Oracle等一些大型系統(tǒng)不但提供了友好的用戶界面，而且還可以為企業(yè)高層和人力資源部門提供一些綜合報表和預警信息。通過對這些報表的分析，企業(yè)可以判斷整體人力資源利用、流失等的情況。此外，這時的人力資源管理系統(tǒng)的使用者也不再僅僅局限于人力資源部門，員工自己就可以通過系統(tǒng)來維護個人資料、申請培訓課程、填寫自我鑒定表等；員工的直接經(jīng)理也可以通過工作流來為下屬布置工作，進行業(yè)績考評。

　　因此，可以說人力資源管理系統(tǒng)在企業(yè)內部的應用，首先的、主要的作用在于：提高人力資源部門處理事務性工作的工作效率，一些管理基礎好的、IT應用好的企業(yè)，達到了利用人力資源管理系統(tǒng)協(xié)助企業(yè)完成某一部分員工發(fā)展、人力資源規(guī)劃等戰(zhàn)略性工作的水平。

　　對待“人”的問題，不存在“突變躍遷”

　　“人”的轉變可能發(fā)生一次突變，但總在突變可能是不現(xiàn)實的，相應的企業(yè)人力資源管理水平的提高也不是一蹴而就的。同其他信息系統(tǒng)的一樣，人力資源管理IT系統(tǒng)的應用需要企業(yè)內部有完善的制度和運作流程作為支撐。因此，企業(yè)在系統(tǒng)應用之前，必須規(guī)范相應的人力資源管理流程和制度，通過對相關的制度和流程進行規(guī)范整理，使薪資福利處理、員工招聘、業(yè)績評估、培訓申請、離職等流程等可以在IT系統(tǒng)上面實現(xiàn)。此外，企業(yè)還要結合人力資源管理系統(tǒng)的功能設計一些新的人力資源管理流程。如：如何利用工作流來制定企業(yè)的人力資源發(fā)展規(guī)劃，如何使得直接經(jīng)理直接管理員工的工作業(yè)績，如何使員工對個人資料進行編輯和修改等。

　　做好這個心理準備以后，我們可以來看一下目前市場上的人力資源管理系統(tǒng)?？梢哉f，諸多產(chǎn)品中的大多數(shù)人力資源管理系統(tǒng)作為一個獨立的系統(tǒng)而存在，僅能實現(xiàn)員工信息管理、考勤管理、薪資福利計算等一些簡單的功能，在與企業(yè)內部的其他系統(tǒng)進行集成方面存在一定的困難。但“小”、“簡單”未必是貶義詞，結合剛才述及的IT在人力資源管理方面的用武質地，恰恰很多企業(yè)應用這種簡單的人力資源管理系統(tǒng)，是比較適合的。而像Peoplesoft、SAP、Oracle等大型系統(tǒng)，涵蓋了人力資源管理的各個領域，包括企業(yè)的人力資源計劃、人才招聘、員工信息管理、合同管理、考勤管理、休假管理、業(yè)績評估和離職管理、薪資福利管理以及員工的培訓與發(fā)展管理等各個方面，而且可以提供各種查詢統(tǒng)計功能與報表輸出功能和員工自助服務功能。這些系統(tǒng)的價格卻相對昂貴，實施周期比較長，實施難度也比較大。因此，企業(yè)在選擇人力資源管理系統(tǒng)的時候，要合理確定系統(tǒng)實現(xiàn)的目標，考慮對系統(tǒng)價格的承受能力，以實現(xiàn)最佳的“功能價格比”。即企業(yè)自己是要以提高工作效率為主，還是以系統(tǒng)集成，提高競爭優(yōu)勢為主。如果要實現(xiàn)集成，是人力資源管理系統(tǒng)相關各個模塊之間的集成，還是人力資源管理系統(tǒng)與ERP的集成，還是人力資源管理系統(tǒng)與OA的集成，這些都可以納入考慮范圍。