物業(yè)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)以及功能有哪些？

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　　物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，物業(yè)管理自產(chǎn)生至今只有百余年，我國(guó)引進(jìn)這一模式僅僅20多年。在這短的時(shí)間里，盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié)，然面其重要地位卻不容忽視.物業(yè)管理工作正式開(kāi)展后，幾乎每一個(gè)環(huán)節(jié)都離無(wú)論是維修、養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施。還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況，又或是收取管理費(fèi)用、開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等，都要案。如，某住戶在收樓后準(zhǔn)備先裝修房屋，然后才居住.由于裝修方案包括改動(dòng)原房屋的間隔，所以必須先了解原房屋曝些墻是承重墻，哪些是隔斯墻壁:裝修方案還包括改動(dòng)原來(lái)的電線布置，所以還要了解職房屋的電路布線位置.這些需要了解的信息都記載在房屋的各種圖紙中，屬于物業(yè)檔案的一部分。如果物業(yè)檔案管理得不好。甚至沒(méi)有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存這些資料的地方去找，甚至?xí)枰匦聹y(cè)量，這就造成了不必要的浪費(fèi)。由此可見(jiàn)，物業(yè)管理工作要能規(guī)范有序地開(kāi)展.加強(qiáng)物業(yè)檔案管理尤為重要。

　　一、物業(yè)檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)

　　1.動(dòng)態(tài)性.物業(yè)管理工作，它涉及的方面很具體:管理的對(duì)象是物業(yè)，服務(wù)的對(duì)象是物業(yè)的業(yè)主或住用人。相關(guān)對(duì)象上水平 的情況通常不會(huì)是一成不變的。物業(yè)可能需要進(jìn)行維修，養(yǎng)護(hù):業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換等權(quán)屬變更而變更:住用人業(yè)上水平 更有可能因租賈關(guān)系的改變而頻繁變動(dòng)，因此，相對(duì)應(yīng)的物業(yè)、業(yè)主及住用人的文件材料也要不斷地添加變動(dòng)。這就決定了物業(yè)檔案管理必須及時(shí)準(zhǔn)確，動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)。

　　2完整性.物業(yè)檔案主要可分為兩大部分:→部分是物業(yè)公司日常運(yùn)作形成的普通當(dāng)案，包括行政管理和經(jīng)營(yíng)管理檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、人員檔案、榮普檔案等:另一部分是基層物業(yè)管理處日常運(yùn)作形成的物業(yè)管理專門檔案，包括物業(yè)日常巡檢冊(cè)、物業(yè)維修檔案、物業(yè)租賃檔案、業(yè)主及住戶檔案、物業(yè)服務(wù)檔案等。物業(yè)檔案是以一個(gè)物業(yè)單位為對(duì)象組成案卷的，該物業(yè)不管發(fā)生何種變化，所產(chǎn)生的文件材料都須添加進(jìn)去，因此，每一-份檔案案卷都是一個(gè)有機(jī)的整體，全面反映了-個(gè)物業(yè) 單位的變遷過(guò)程， 從而需要物業(yè)檔案管理完整規(guī)范。

　　3.相關(guān)性。 物業(yè)管理活動(dòng)是圍繞人們的日常生活面開(kāi)展的，沒(méi)有哪-種檔案 會(huì)像物業(yè)檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯(lián)系。許多檔案如機(jī)關(guān)文書檔案、訴訟檔案等在歸檔以后通常就較少被利用，因?yàn)槿藗兊娜粘Ｉ詈苌贂?huì)涉及到這些檔案，面物業(yè)檔案則會(huì)隨著物業(yè)的裝修、租賃、再裝修、再租質(zhì)等活動(dòng)的需要而不斷地被調(diào)問(wèn)。這就充分體現(xiàn)出物業(yè)檔案管理與人們的日常生活的密切相關(guān)性。

　　4.靈活性。物業(yè)檔案和某些檔案如產(chǎn)權(quán)檔案，人事檔案相比。具有一定的公 開(kāi)性，因?yàn)槲飿I(yè)檔案記錄著有關(guān)物業(yè)及對(duì)物業(yè)進(jìn)行管理的情況。這部分檔案內(nèi)容對(duì)與本物業(yè)有關(guān)的所有人員來(lái)說(shuō)都是公開(kāi)的，像物業(yè)的維修檔案，有關(guān)綠化、環(huán)P、保安的檔案等。但物業(yè)檔案又具有一定的隱密性，因?yàn)樗舶罅康碾[私內(nèi)容和-定的公司機(jī)密。這部分檔案內(nèi)容是不使于公開(kāi)的，如住戶的個(gè)人資料、物業(yè)中各個(gè)單元的產(chǎn)權(quán)資料、公司的重大決策等.這就要求物業(yè)檔案管理必須靈活多變，既不能只存不用，也不能無(wú)限公開(kāi)。

　　二、部分系統(tǒng)功能

　　1、參數(shù)設(shè)置包含：系統(tǒng)初始化、 收費(fèi)初始化、圖層初始化、報(bào)警開(kāi)關(guān)設(shè)置、導(dǎo)航圖管理。

　　2、圖層管理包含：圖層增加、圖層繪制、圖層參數(shù)設(shè)置、單元信息管理、平面圖形導(dǎo)出、背景設(shè)置、鷹眼圖、導(dǎo)航圖、單元定位查詢。

　　3、費(fèi)用設(shè)置包含：針對(duì)所有的單元的費(fèi)用模板設(shè)置、針對(duì)每個(gè)單元基本費(fèi)用設(shè)置、費(fèi)用統(tǒng)一調(diào)價(jià)管理。

　　4、水電表管理包含：水電表設(shè)置管理、單價(jià)設(shè)置、公攤設(shè)置、水電表歸零管理.

　　5、打印模板管理包含：打印報(bào)表格式和樣式設(shè)置、支持導(dǎo)出到Excel、TXT、Word、圖片格式

　　.6、單元基本信息管理包含：?jiǎn)卧举Y料管理、住戶資料管理、業(yè)主資料管理、單元變更管理、單元收費(fèi)設(shè)置、單元收費(fèi)管理、合同附件管理、收費(fèi)單據(jù)管理。

　　7、收費(fèi)管理包含：水電抄表管理、物業(yè)收費(fèi)報(bào)表管理、單元收費(fèi)管理、批量收費(fèi)、批量打印收費(fèi)通知單、批量打印收費(fèi)單據(jù)。

　　三、使用本系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)：

　　智能化：軟件智能的對(duì)合同到期、物業(yè)收費(fèi)到期、欠費(fèi)的單元進(jìn)行報(bào)警提示;

　　自動(dòng)化：對(duì)于物業(yè)的收費(fèi)進(jìn)行智能的進(jìn)行計(jì)算得到應(yīng)該進(jìn)行的收費(fèi)內(nèi)容和數(shù)量等。

　　圖形化：軟件采用圖形畫設(shè)計(jì)，讓用戶對(duì)單元的情況一目了然，有看圖識(shí)字的功能。

　　簡(jiǎn)便化：軟件的操作可以讓沒(méi)有電腦基礎(chǔ)的用戶也可以很快掌握使用。

　　靈活化：用戶自己可以設(shè)置任意收費(fèi)項(xiàng)目，鋪位可以設(shè)置不同的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和項(xiàng)目。

　　安全化：軟件提供嚴(yán)格的權(quán)限設(shè)置，不同人具有不同的權(quán)限。

　　人性化：圖形化的操作智能的幫助提示，方便的操作，強(qiáng)大的技術(shù)支持。

　　優(yōu)質(zhì)化：本產(chǎn)品提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、永遠(yuǎn)免費(fèi)升級(jí)服務(wù)。