項(xiàng)目接近尾聲時(shí)不能忽視的10件事

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對(duì)于你的組織規(guī)模，你可以把項(xiàng)目管理視為一項(xiàng)偶爾的實(shí)踐或者可以擁有一個(gè)復(fù)雜的PMO。不論那種情況，你可能通過典型的項(xiàng)目初始、精化和構(gòu)建過程。但是到了項(xiàng)目終結(jié)的時(shí)候，很多項(xiàng)目經(jīng)理只討論短期的終點(diǎn)線。最后的步驟處理不好會(huì)給行動(dòng)增加混亂并且可能導(dǎo)致客戶不滿、員工不悅，并把項(xiàng)目拖得比所需時(shí)間更長。

這里是一些你需要在達(dá)到你下一個(gè)項(xiàng)目的終點(diǎn)時(shí)要考慮的事情。其中有些項(xiàng)目是純管理的，但其中很多能幫助你進(jìn)一步保證你的項(xiàng)目能夠成功。

一、最終測試

測試會(huì)耗費(fèi)人員，而我們很多人都不愿意去做——特別是做過幾輪之后。我見過大量的四到六個(gè)月的項(xiàng)目有一兩天的計(jì)劃去測試。沒有安排適當(dāng)數(shù)量測試的項(xiàng)目通常在實(shí)施的最初幾周內(nèi)因問題而結(jié)束。這里不要走捷徑和將測試的重要性減至最??；否則，你會(huì)為痛苦的進(jìn)展過程而承擔(dān)額外的風(fēng)險(xiǎn)。

二、最終培訓(xùn)

用戶？誰關(guān)心用戶？好了，很多項(xiàng)目都為了他們的利益而做，所以確信把你所有的測試資料完成并移交。這個(gè)不做好最有可能體現(xiàn)在發(fā)怒的客戶半夜三更打來的憤怒的電話上。

三、確認(rèn)交付物

你檢查了所有的箱子并清理了收件箱，而且你想真地結(jié)束了。但你的客戶怎么想？安排時(shí)間和你的客戶檢查所有的交付物并且確認(rèn)他們已經(jīng)得到滿足了。有些情況下，可能有一些特殊問題到你計(jì)劃終止日期時(shí)尚未解決。在你項(xiàng)目的早些時(shí)候，應(yīng)該有一份協(xié)議來決定如果發(fā)生這樣的情況會(huì)如何影響你的結(jié)束日期。

四、獲得項(xiàng)目簽字

當(dāng)你獲得所有交付物都已滿足的認(rèn)可以后，請(qǐng)求在項(xiàng)目文檔上做一個(gè)正式的簽字。這樣做幫助確保所有人都認(rèn)可項(xiàng)目狀態(tài)。因?yàn)檫@個(gè)簽字通常標(biāo)志著項(xiàng)目的正式結(jié)束，注意不要讓你的客戶感覺簽字的壓力。如果他們?cè)诓幻魉缘那闆r下做了，你可能會(huì)在日后出現(xiàn)問題的時(shí)候最終得到一個(gè)不滿意的客戶。

五、解散團(tuán)隊(duì)

現(xiàn)在項(xiàng)目完成了，你的團(tuán)隊(duì)何去何從？基于你的組織，他們可能被送回一個(gè)開發(fā)池或者去做業(yè)務(wù)。或者他們需要在企業(yè)內(nèi)部為自己發(fā)起一些工作。不管是什么，你要保證花點(diǎn)時(shí)間和他們?cè)谝黄?，并且設(shè)置一個(gè)明確的不再需要他們的服務(wù)的最后日期。同時(shí)不要忘了你可能需要完成一些需要加入他們檔案的業(yè)績審核文檔。

六、分析實(shí)際與計(jì)劃的對(duì)比

資源——你是否真正擺脫了10周只有一個(gè)開發(fā)者/測試員，或者你需要去爭奪并得到更多的人員？你為你的商業(yè)伙伴安排的時(shí)間量怎么樣？明白你有多接近這些目標(biāo)能幫助你為下一個(gè)項(xiàng)目更好地分配資源，并且在下一個(gè)項(xiàng)目來臨時(shí)為它設(shè)定更切實(shí)的預(yù)期。

預(yù)算——項(xiàng)目要花費(fèi)多少？你是達(dá)到預(yù)算、未達(dá)到預(yù)算、超出預(yù)算？坐下來弄明白這些基本問題的答案會(huì)給你一些對(duì)任何項(xiàng)目臨界區(qū)域的洞察力。

七、存檔文檔

任何項(xiàng)目期間，好像我們都創(chuàng)建大量的文檔。其范圍可能從范圍文檔和項(xiàng)目計(jì)劃到合同和會(huì)議紀(jì)要。不管是什么，在你結(jié)束時(shí)根據(jù)企業(yè)的保留策略應(yīng)該有地方保存它們。當(dāng)兩年后你的電話鈴響起來并且有人要你解釋項(xiàng)目期間你所做的一個(gè)決定的背后原理時(shí)，你將會(huì)很高興。

八、確保合同終止

一個(gè)項(xiàng)目不常有自己的預(yù)算。你可能還有硬件、軟件或?qū)I(yè)服務(wù)的合同。在你完成以后，確認(rèn)檢查合同的所有項(xiàng)目都滿足了，向供應(yīng)商索要發(fā)票并把它們提交給 AP，并且關(guān)閉任何相關(guān)的財(cái)務(wù)帳目，如果需要的話。

九、舉行一個(gè)驗(yàn)尸會(huì)議

什么類型的風(fēng)險(xiǎn)你識(shí)別并減輕了？你想用以確保下次再做的什么真的變好了？和所有的項(xiàng)目利益相關(guān)者和有關(guān)參與者開個(gè)會(huì)，向他們提供了一個(gè)論壇來表述所學(xué)到的教訓(xùn)。

十、執(zhí)行一個(gè)自我評(píng)估

終于結(jié)束了。在所有的艱苦工作都完成以后，你已經(jīng)確認(rèn)所有的 i 都被加了點(diǎn)而且所有的 t 都加了橫。現(xiàn)在做什么？從和你在項(xiàng)目中互動(dòng)的人員那里得到一些關(guān)于你績效的反饋是重要的。如果你有機(jī)會(huì)發(fā)一份360度反饋調(diào)查給盡可能多的個(gè)人，我建議你這樣去做。這會(huì)幫助你評(píng)估你進(jìn)步了多少并且能給你一些極大地提示來決定你該著眼于哪些個(gè)人成長的機(jī)會(huì)。

這個(gè)清單并不是對(duì)每個(gè)人都一樣，并且根據(jù)你的組織和它如何部署項(xiàng)目會(huì)有不同。但如果你能夠去做，它會(huì)永遠(yuǎn)使到下一個(gè)項(xiàng)目的過渡更順暢。（AMT）