從成功案例看快速實(shí)施廈門OA的五條黃金法則

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從成功案例看快速實(shí)施廈門OA的五條黃金法則1

很多年初開始實(shí)施的廈門OA項(xiàng)目，年底已經(jīng)可以用來出報(bào)表了,CACT作業(yè)者集團(tuán)（CACT Operators Group）過去一直用直升機(jī)在海上鉆井平臺(tái)和陸地之間傳送文件，從今年9月份起，這種通信方式被網(wǎng)絡(luò)傳輸取代了。讓直升機(jī)退休的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)并不是一個(gè)簡(jiǎn)單的信息通信平臺(tái)，而是滲透在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理之中的廈門OA系統(tǒng)。

這個(gè)包含了6個(gè)模塊、實(shí)施起來有地域跨度、相當(dāng)復(fù)雜的廈門OA系統(tǒng)從啟動(dòng)到實(shí)施完畢僅用了6個(gè)月的時(shí)間。曾經(jīng)以年計(jì)的廈門OA實(shí)施周期，讓不少企業(yè)對(duì)廈門OA望而卻步。但現(xiàn)在很多實(shí)施方已經(jīng)為此制定了專門的方法論，廈門OA軟件也為此有所改進(jìn)，再加上用戶素質(zhì)的提高和各方良好的協(xié)作，廈門OA的實(shí)施已經(jīng)不再是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程。很多實(shí)施方已經(jīng)把實(shí)施周期限定在一年之內(nèi)，例如在年初開始實(shí)施的廈門OA項(xiàng)目，他們會(huì)努力在年底的時(shí)候用這套系統(tǒng)來為用戶出年終的報(bào)表。短時(shí)間成功上線的案例已經(jīng)浮現(xiàn)出來，用戶應(yīng)該可以對(duì)此抱有信心了。

生產(chǎn)力的放大器

CACT作業(yè)者集團(tuán)是一家中外合營(yíng)的經(jīng)濟(jì)運(yùn)作實(shí)體，總部設(shè)在深圳蛇口，是由4家公司于1984年1月1日共同投資組建的。這4家公司分別為CNOOC（中國(guó)海洋石油股份有限公司）、Agip China B.V.、Chevron Overseas Petroleum Co.Ltd.和Texaco China B.V.。CACT是目前國(guó)內(nèi)最大的海上石油開采者，這個(gè)稱謂在國(guó)內(nèi)石油行業(yè)代表了先進(jìn)的技術(shù)和管理。

未雨綢繆，像CACT這樣成功的企業(yè)，面臨的挑戰(zhàn)不在于眼前，而在于未來的變化。 CACT現(xiàn)任總裁Ronald L.Morris（來自Chevron公司）認(rèn)為，企業(yè)必須主動(dòng)變革，才會(huì)在未來的競(jìng)爭(zhēng)中處于有利的位置，這種變革的一個(gè)主要課題就是要對(duì)整個(gè)經(jīng)營(yíng)管理的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行適當(dāng)?shù)闹卣?，讓它達(dá)到最佳狀態(tài)，從而提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。于是CACT有了目前這個(gè)廈門OA項(xiàng)目的啟動(dòng)。

2000年11月，CACT正式對(duì)外進(jìn)行招標(biāo)，并聘請(qǐng)普華永道咨詢公司（PWC）作選型顧問。當(dāng)時(shí)參與競(jìng)標(biāo)的廈門OA廠商共有5家。經(jīng)過1個(gè)半月的評(píng)審過程， CACT最終于2000年底選定SAP作為企業(yè)廈門OA系統(tǒng)的供應(yīng)商，由PWC負(fù)責(zé)實(shí)施。項(xiàng)目于2001年2月中旬正式啟動(dòng)，經(jīng)過CACT與PWC6 個(gè)月的協(xié)同努力，第一期工程于9月3日正式上線。項(xiàng)目在包括公司總部和5個(gè)海上鉆井平臺(tái)的6個(gè)點(diǎn)上實(shí)施了廈門OA系統(tǒng)的6個(gè)模塊，分別是：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)（FI）、管理會(huì)計(jì)（CO）、物料管理（MM）、項(xiàng)目管理（PS）、工廠及設(shè)備維護(hù)（PM）和人力資源管理（HR）模塊。從項(xiàng)目的復(fù)雜性、地域的跨度、實(shí)施單位的數(shù)量以及應(yīng)用功能模塊的數(shù)量來看，6個(gè)月的實(shí)施周期是一個(gè)非常短的時(shí)間。

讓時(shí)間跨度最小

任何一個(gè)有意向?qū)B門OA列入日程的企業(yè)，都對(duì)實(shí)施速度相當(dāng)關(guān)心。因?yàn)檫@不僅關(guān)系到實(shí)施的成本、項(xiàng)目成功的幾率，也涉及企業(yè)的信心和耐心，失去了信心和耐心的實(shí)施過程是難以想象的。從CACT的實(shí)施過程，可以總結(jié)出5條快速實(shí)施廈門OA的法則。

法則一：周詳完善的實(shí)施計(jì)劃

在早些時(shí)候一些企業(yè)實(shí)施的廈門OA項(xiàng)目里，有些模塊至今沒有被用起來，這種規(guī)劃錯(cuò)誤造成的金錢和時(shí)間的浪費(fèi)是難以估量的。因此，對(duì)一個(gè)要實(shí)施廈門OA的企業(yè)來說，根據(jù)企業(yè)所在行業(yè)的特征以及目前的狀況，制定一個(gè)完善周詳?shù)膶?shí)施計(jì)劃，是首要的大事。

石油天然氣行業(yè)是一個(gè)資本密集型的行業(yè)。目前CACT每天的原油產(chǎn)量約為1.1萬桶，平均每桶原油的經(jīng)營(yíng)成本約為2.5美元，估算一下花費(fèi)，就會(huì)知道這個(gè)行業(yè)投資門檻之高。在這種情況下，一個(gè)有效的企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)對(duì)企業(yè)來說是必要的。尤其是對(duì)成本的控制，必須在某種管理信息系統(tǒng)的輔佐之下，才能夠讓整個(gè)投資得到適當(dāng)?shù)幕貓?bào)。所以，CACT在廈門OA項(xiàng)目中選擇了不常見到的“項(xiàng)目管理（PS）”模塊。

而CACT的產(chǎn)品——原油，是通過對(duì)4家母公司的分配來進(jìn)入市場(chǎng)的，所以CACT自身不存在銷售的問題。這樣，廈門OA系統(tǒng)中一個(gè)很重要的模塊——“銷售模塊”，在CACT的項(xiàng)目中反而沒有出現(xiàn)。

CACT信息主管John Karasch認(rèn)為，有一個(gè)周詳完善的實(shí)施規(guī)劃，是保證高效完成這個(gè)項(xiàng)目的大前提。項(xiàng)目實(shí)施方PWC負(fù)責(zé)CACT項(xiàng)目的經(jīng)理Andrew Campbell說，一個(gè)項(xiàng)目開始的時(shí)候，把項(xiàng)目的范圍確定好，非常重要。在項(xiàng)目開始之前，實(shí)施方和企業(yè)要共同反復(fù)研究企業(yè)需要什么樣的模塊，雙方達(dá)成共識(shí)，然后再來實(shí)施。

在廈門OA系統(tǒng)的實(shí)際規(guī)劃過程中，模塊的取舍牽動(dòng)了整個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)，難度之大，可想而知。CACT從選型的時(shí)候就開始分析自己的需求，首先著眼于未來10年的發(fā)展計(jì)劃，考慮在這期間經(jīng)營(yíng)管理需要什么樣的工具來輔助；然后再和最主流的廈門OA 平臺(tái)比對(duì)，用科學(xué)的方式把系統(tǒng)分解為不同的功能，再看看哪些是經(jīng)營(yíng)管理所必需的，哪些是可有可無的，哪些是對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)沒有什么影響的，按比重進(jìn)行打分。這樣在討論時(shí)，思路就比較清晰了。CACT現(xiàn)在上的6個(gè)模塊，都是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中最需要通過系統(tǒng)來規(guī)范和管理的業(yè)務(wù)，屬于一期工程。上線之后，CACT準(zhǔn)備用6～12個(gè)月的時(shí)間來消化和吸收現(xiàn)有的系統(tǒng)，讓最終用戶了解和掌握這個(gè)系統(tǒng)；在此基礎(chǔ)上，等到業(yè)務(wù)流程理順了，人員素質(zhì)提高了，對(duì)系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)更深了，然后再上更新一級(jí)的模塊，包括外界環(huán)境帶來的新的需求，比如電子商務(wù)和新的功能模塊。

對(duì)于一個(gè)龐大的廈門OA工程，實(shí)施工作一般會(huì)從企業(yè)的一個(gè)實(shí)體，或者是一個(gè)職能部門開始。對(duì)這種方法，不同的咨詢公司都有共識(shí)。志杰科技集團(tuán)有限公司也有用8個(gè)月的時(shí)間實(shí)施完成青島啤酒公司銷售、庫存、財(cái)務(wù)、采購和部分決策分析等模塊的心得，當(dāng)時(shí)參與這個(gè)項(xiàng)目的中國(guó)區(qū)高級(jí)管理咨詢顧問丁邦滿說，“通常，我們會(huì)把實(shí)施階段分為試點(diǎn)期和推廣期兩個(gè)階段，而且一般會(huì)建議用戶在試點(diǎn)期先從一個(gè)點(diǎn)入手，比如一個(gè)集團(tuán)下面有5個(gè)工廠，我們會(huì)首先選定一個(gè)基礎(chǔ)比較好的工廠來實(shí)施。在這個(gè)工廠運(yùn)行基本成熟以后，再向其他的工廠來進(jìn)行推廣；或者選擇一個(gè)模塊先上，比如財(cái)務(wù)?！?/P>

雖然這些實(shí)施方都強(qiáng)調(diào)要先上重要的核心模塊，對(duì)相對(duì)容易這個(gè)先決條件只字不提，但是財(cái)務(wù)總是被列為首選模塊先上，這多少和它的固有特點(diǎn)有些關(guān)系，畢竟財(cái)務(wù)模塊流程已經(jīng)比較標(biāo)準(zhǔn)和清晰，實(shí)施起來相對(duì)容易。而實(shí)施成功的模塊對(duì)企業(yè)是很大的鼓勵(lì)，會(huì)讓項(xiàng)目在以后的實(shí)施中得到更多的支持和幫助。