企業(yè)廈門OA項目實施四大成功要素

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企業(yè)廈門OA項目實施成功要素1

企業(yè)如何成功實施廈門OA項目?這是從事廈門OA事業(yè)的人員關(guān)心的話題，也是準備實施或正在實施廈門OA項目的企業(yè)最為關(guān)心和經(jīng)常提及的話題。在很多的報刊、雜志以及咨詢管理的網(wǎng)站，我們可以看到各種各樣的文章，經(jīng)驗總結(jié)、失敗教訓、統(tǒng)計分析、具體實施方法等等，五花八門。

隨著廈門OA系統(tǒng)應用的日漸普及，人們對于實施廈門OA的神秘感和挫折感正逐漸淡去，而代之以一種更理性的態(tài)度，去尋找成功實施的正確方法。在這里，作者根據(jù)自己多年的實施經(jīng)驗從實施策略、組織機構(gòu)、人員配置、培訓工作等幾個要素方面做一下總結(jié)：

要素之一實施過程中要講究策略

首先、做好項目實施的總體規(guī)劃。在項目開始實施前，首先要做好項目實施的整體計劃，各分項目的實施都應在整體計劃所劃定的框架內(nèi)進行，以保證整個項目實施的協(xié)調(diào)一致。企業(yè)在上廈門OA項目前必須清楚企業(yè)自身的現(xiàn)狀，明確引入廈門OA項目的目的，這樣選型和實施都會做到有的放矢。廈門OA實施與做板凳其實是一樣的，不要總想得到最完美的。

在確定本階段實施廈門OA的具體目標和投入成本時，首先就要認識到萬能的廈門OA是不存在的。千萬不要被銷售代表天花亂綴的承諾搞暈了頭，你必須堅守己見，選擇適合自己的、在行業(yè)內(nèi)成功使用的廈門OA產(chǎn)品。

其次、充分利用企業(yè)現(xiàn)有的軟、硬件資源。在保證項目整體先進、合理的前提下，盡量利用企業(yè)現(xiàn)有的軟、硬件資源，根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有的軟、硬件狀況，提供接口與企業(yè)的廈門OA系統(tǒng)集成，并且充分利用現(xiàn)有的數(shù)據(jù)，以避免重復勞動、給企業(yè)帶來不在計劃中的支出。

再次、廈門OA系統(tǒng)采用分步實施的策略。實施廈門OA這樣一個大系統(tǒng)，涉及到人力、物力、財力的消耗都比較大，因此在遵循“滿足需求、先進、科學、符合實情”原則的前提下，采用“總體規(guī)劃、分步實施、重點突破、效益驅(qū)動”的實施策略是非常必要的。

第四、認真進行數(shù)據(jù)準備工作。廈門OA系統(tǒng)的運行依賴數(shù)據(jù)的準確、及時和完備?？梢哉f數(shù)據(jù)準備工作是整個系統(tǒng)實施過程中頭緒最多、工作量最大、耗時最長、涉及面最廣、最容易犯錯誤且錯誤代價極大的一項工作。所以一定要提早進行并認真對待。

廈門OA系統(tǒng)試運行前的數(shù)據(jù)準備是一個相當繁瑣的工作，是一個系統(tǒng)工程，它直接決定著企業(yè)實施廈門OA系統(tǒng)的成敗。為此實施廈門OA系統(tǒng)的企業(yè)一把手和信息化負責人一定要做好有關(guān)數(shù)據(jù)準備的管理工作，同時有關(guān)參與人員也應該做好密切的配合工作，最終保證企業(yè)廈門OA系統(tǒng)的成功實施，并企業(yè)帶來競爭力和經(jīng)濟效益。

第五、人機并行時間不宜過長。并行時間越短，廈門OA項目的成功率就越大。有幾個方面原因：

1、并行時期，工作量是很大的，時間長了，業(yè)務人員都干疲了，甚至會對廈門OA系統(tǒng)產(chǎn)生反感情緒;

2、并行時期業(yè)務部門一般都是先做舊系統(tǒng)的，再做廈門OA系統(tǒng)，這時他們并沒習慣看廈門OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，而仍是以舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)為準，所以廈門OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)有可能得不到及時跟蹤，時間長了，廈門OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)的垃圾會越來越多，甚至變成了一套無用的系統(tǒng);

3、并行時期，為核對廈門OA系統(tǒng)余額與舊系統(tǒng)余額，必須指定截數(shù)點，將業(yè)務停下來進行核對。

當出現(xiàn)差異時還需調(diào)整，這是要花費一定的時間的，所以每月都會有補數(shù)、入數(shù)的過程，相當于經(jīng)常要將多天的工作壓在一、兩天內(nèi)補做完成，如果月月如此，業(yè)務人員會很累的。

最后、重視高層領(lǐng)導在項目中的作用。對于廈門OA項目需要解決高層面的生產(chǎn)和經(jīng)營管理問題時，企業(yè)高層必須與項目保持十分密切的關(guān)系。比如需要解決庫存控制、成本各項目和各階段的控制、生產(chǎn)和投資決策等等對生產(chǎn)經(jīng)營決策有重大影響的問題。如果對這樣的層次需求企業(yè)高層重視不夠或參與程度不夠，會造成底層的互相扯皮推委，并且使一些問題的解決沒有連續(xù)性，最后又推翻原來的解決方案。

往往一些企業(yè)做廈門OA項目時，解決問題的目標訂的很高，但是，不注重企業(yè)本身的條件，如本身的素質(zhì)、高層對項目的認識、高層對項目的參與程度、可能達到的效果都未考慮成熟。所以結(jié)果與愿望相差很大。

廈門OA系統(tǒng)的實施是一項投入大、風險大、實施難度大的系統(tǒng)工程。是企業(yè)管理模式、管理思想、管理方式的一場變革，沒有企業(yè)決策者對這一巨大工程的認識、支持與直接參與就沒有成功的可能。大量的實踐表明，高層領(lǐng)導的承諾是企業(yè)成功實施廈門OA的關(guān)鍵，主宰著系統(tǒng)的成功與失敗。

要素之二合理安排項目組織機構(gòu)

在整個項目的組織機構(gòu)中，實施領(lǐng)導組、實施小組和軟件公司項目組在整個項目的進展過程中，分別擔負不同的責任和扮演不同的角色。具體地說，實施領(lǐng)導組是以企業(yè)主管領(lǐng)導為首的決策機構(gòu)，該機構(gòu)應站在企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略的高度，從計算機應用與企業(yè)經(jīng)營管理的長遠規(guī)劃出發(fā)，提出企業(yè)管理信息系統(tǒng)的目標和要求。實施小組負責制訂和下達分期項目實施計劃，解決和協(xié)調(diào)實施過程中遇到的各類具體問題，定期向?qū)嵤╊I(lǐng)導組匯報計劃執(zhí)行情況，指導各業(yè)務部門、車間的項目實施工作。軟件公司項目組負責與用戶實施小組共同制訂項目實施的具體計劃，對用戶的管理人員進行培訓，指導用戶進行規(guī)范化的實施工作。

廈門OA系統(tǒng)的實施的成功與否，人的因素占很多比重。因為實施廈門OA，不僅是單純掌握如何使用一套軟件，而是要實現(xiàn)以計算機為工具的人機交互的管理系統(tǒng)。所以，在整個項目的實施中，對于項目實施人員的配置也變得尤為重要。

根據(jù)廈門OA專家的意見，項目實施人員應該由企業(yè)的總經(jīng)理帶隊，副總經(jīng)理和信息主管共同負責，生產(chǎn)各部門、各流程的業(yè)務主管，技術(shù)負責人共同實施。項目實施小組的組長應該由企業(yè)的高層領(lǐng)導擔任，要有足夠的權(quán)威，具備在各部門協(xié)調(diào)廈門OA項目實施的權(quán)力。

要素之三項目實施人員的配置

廈門OA實施是一項艱巨而復雜的高技術(shù)工作，實施項目成功與否，人的因素是第一位的。廈門OA項目幾乎涉及到企業(yè)方方面面的所有人員，因此要完成這項工作，就必須要提高所有人員(包括各級領(lǐng)導、管理人員和職工)的技術(shù)水平和素質(zhì)。首先，在技術(shù)方面要培訓員工能主動地將系統(tǒng)的運行與本職工作和實際業(yè)務流程結(jié)合起來，盡快地適應和使用新系統(tǒng)。對軟件與企業(yè)實際流程有出入的地方，應能積極主動地想辦法變通，以在系統(tǒng)中得以實現(xiàn);其次，培訓還應包括人員的理念和認識方面，要通過培訓提高全員對實施廈門OA項目根本意義的認識，提高積極性和主動參與意識，提高和增強全員的信心和熱情，使所有員工都能盡快地進入角色。