如何在IT項目實施中激勵信息共享

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寫下這個標(biāo)題的時候，我手里拿著這個季度的績效表，在辦公室里用了很長時間才得以平靜。說實話，我很欣慰，因為我所主張的信息共享的觀點，終于在IT部內(nèi)見到一些實際的成效。

信息，對于所有人來講，有其私有性，但對于項目團(tuán)隊來講，更多是共有性。在IT項目中，項目經(jīng)理往往是希望自己的團(tuán)隊內(nèi)部有競爭又要求信息共享。往往使IT項目經(jīng)理處于兩難的境地。

為了能夠進(jìn)一步提高績效，同時能使IT項目團(tuán)隊中有一個信息共享的機(jī)制，我采取了一些措施。下面就每個大的階段和大家分享一下。

調(diào)查階段

之所以做這個調(diào)查，是上年的二季度我們的團(tuán)隊績效不是我所預(yù)期的，雖不算低，但是不是最好的。把我們IT部和績效最好的部門----國貿(mào)部作了一個對比調(diào)查，經(jīng)過和一些領(lǐng)導(dǎo)的討論，我們把重點是放在信息共享上面。于是，我們成立了四人調(diào)查小組，由兩部門的負(fù)責(zé)人組成。值得一提的是，能有好的調(diào)查結(jié)果，不能不得益于我和國貿(mào)部門經(jīng)理的良好的關(guān)系。我想IT項目經(jīng)理還是不能僅僅關(guān)注本部門的工作，要常常走動，聯(lián)絡(luò)一下其他部門。

具體是對這兩個部門的所有人員進(jìn)行書面和工作活動觀察兩種方式進(jìn)行的，調(diào)查用了近三個月的時間。下面是我們的總結(jié)圖，貢獻(xiàn)出來：

整個調(diào)查的過程是隱秘進(jìn)行的，防止員工有意識的進(jìn)行工作，所以調(diào)查的結(jié)果是具有可信度的。圖中的點代表著不同的員工個體，不同的顏色代表著不同的職務(wù)，圖中的線代表著調(diào)查過程中的溝通聯(lián)絡(luò)關(guān)系。這個圖所顯示的結(jié)果正如我們事前預(yù)測的結(jié)果一樣，信息共享確實會影響到部門的績效，兩者是相聯(lián)系的。

當(dāng)然，不可否認(rèn)的講，影響績效的因素不僅僅是信息共享，影響信息共享的因素也無法具體的反映到這張圖上，比如IT部門的工作性質(zhì)和國貿(mào)部門的工作性質(zhì)不同，技術(shù)、軟件人員和國貿(mào)員工的性格差異等等，但是這張圖足以證明信息共享確實與部門績效或者說是團(tuán)隊績效有著相關(guān)性，這是不爭的事實。

接著我們把這個調(diào)查結(jié)果全盤細(xì)細(xì)地解釋給兩個部門的員工，以獲得他們的理解和下一步工作的支持。這期間，我們調(diào)查組沒少費(fèi)腦子！

規(guī)劃階段

有了調(diào)查結(jié)果，并獲得了員工的理解之后，我們調(diào)查小組馬不停蹄的進(jìn)行了下一步的工作：規(guī)劃一下實施整改措施的方案。我們主要有兩種方案，一是通過每周或沒半月召開一次交流會，讓大家暢所欲言，希望從中間建立起信息共享平臺；二是通過制定一些保障制度，并引入獎勵制度，以鼓勵大家進(jìn)行內(nèi)部培訓(xùn)方式，實現(xiàn)信息共享。

我們根據(jù)IT部門的內(nèi)部文化以及個人性格特點，決定采用第二個方案。培訓(xùn)制度的建立不再贅述，在這里主要介紹一下關(guān)于建立獎勵制度的一些方法，因為這對于后面的實施很重要，而且對于我們來講也是第一次做。

培訓(xùn)的獎勵制度公司是沒有的。在爭取了領(lǐng)導(dǎo)的同意之后，我們著手制定。主要思想是：按照項目獎金的比例，拿出3%（比例是根據(jù)項目獎金的額度制定的）作為培訓(xùn)講師的獎勵以及優(yōu)秀學(xué)員的獎勵。當(dāng)然如果公司愿意拿出項目獎金之外的錢做獎勵就更好，但我們因為是第一次做，所以現(xiàn)在還不現(xiàn)實。同時我們還制定了培訓(xùn)申請程序，就是在培訓(xùn)前培訓(xùn)師要提交培訓(xùn)課程及內(nèi)容、培訓(xùn)目標(biāo)等。經(jīng)確定后，方可培訓(xùn)。主要目的是保證培訓(xùn)的重要性。

有獎勵就有評價，評價是基于幾個維度：培訓(xùn)內(nèi)容，培訓(xùn)效果，培訓(xùn)次數(shù)，課堂評價。然后為每個維度分配權(quán)重，并劃分等級，每個等級對應(yīng)不同的點數(shù)。這樣評價體系可以初步定下來。參加評定的人員是所有參加培訓(xùn)的人員，但人員的評價依然有權(quán)重之分，這樣防止不了解的人員胡亂打分。

值得一提的是，我們設(shè)立的點數(shù)累計制，就是一次講不好不要緊，可以申請第二次，當(dāng)然，最多兩次，最終以最高分計。同時，在項目階段或在項目最后，培訓(xùn)師將依據(jù)個人累計點數(shù)，按占所有培訓(xùn)師總點數(shù)的百分比分配。

接著我們制定了一個輔助獎勵，就是給培訓(xùn)師劃分等級，也會頒發(fā)相應(yīng)的及時獎勵和獎狀。這樣可以滿足一部分的培訓(xùn)師的尊重需要。

計劃階段

計劃主要的制定要針對我們的IT項目時間、人員安排來安排，不能影響到項目的進(jìn)展和交付。這是最低的底線。這里不再細(xì)說計劃安排，因為每個項目都不一樣，要根據(jù)項目工作來安排。

實施階段

這一階段的主要任務(wù)是我們的人員安排問題，我被選定為總負(fù)責(zé)人，監(jiān)督和檢查培訓(xùn)工作以及培訓(xùn)、獎勵制度的執(zhí)行情況，我的助力做總考核人，由他來做考核工作的安排和匯總。

在這一階段我們還有負(fù)責(zé)解答人員的問題以及對考核、獎勵方案的解釋培訓(xùn)工作。這些大家都比較清楚，不多說了。

不過，反饋和修正工作是必不可少的，無論如何，我們都要時時掌握員工對此整改的意見和建議，保證這項工作不能影響到員工的研發(fā)工作。

效果介紹

這里說一下我們實施一段時間的真實效果和現(xiàn)象，有很多不足之處，希望大家引以為戒。

一開始，大家沒有人主動去申請，仿佛申請的話大家會認(rèn)為他很貪，或者自不量力。在這種情況下，我主動出擊，憑借自己以前在讀研時的講課“功底”（很菜的功底，呵呵），第一個開展培訓(xùn)。現(xiàn)在想來，當(dāng)時也確實沒辦法。有了開頭，后面就好作了，接著是助力，工程師等等。慢慢就好起來了。但是開始時，確實很難。

效果總是慢慢好起來，開始的培訓(xùn)基本上效果不好，幾乎全軍覆沒，不過我鼓勵他們拿出來再講，效果明顯改善，可見我們開始制定的制度還是比較周到的。

現(xiàn)在，這項制度應(yīng)用了由半年之久，效果比上年要有明顯的改善，但是這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，因為影響績效的因素不僅僅如此，所以，我們一邊保證和修改這項制度的進(jìn)行，一邊又在籌劃下次的部門調(diào)查。（AMT）